Jakie dokumenty są potrzebne do cyfrowego paszportu produktu?
Cyfrowy paszport produktu składa się z danych, a nie z jednego dokumentu. W praktyce zbieracie informacje z czterech rodzajów źródeł: identyfikacja produktu, takie jak numery typu i modelu, dokumentacja techniczna dotycząca materiałów i składu, certyfikaty i oświadczenia potwierdzające zgodność produktu z przepisami, oraz dane dotyczące pochodzenia i stron w łańcuchu dostaw. Które dane dokładnie są obowiązkowe, nie jest określone w jednej centralnej liście mającej zastosowanie do wszystkich produktów.
To ostatnie jest szczegółem, który odgrywa największą rolę w tym temacie. Samo rozporządzenie opisuje ramy, ale dokładne wymogi dotyczące zawartości dla każdej grupy produktów są ustalane za pośrednictwem oddzielnych, późniejszych przepisów dla każdego sektora. W przypadku niektórych grup produktów ta szczegółowa realizacja nie została jeszcze opublikowana. Lista, która dzisiaj wydaje się kompletna, może okazać się niekompletna, gdy zostaną ustalone przepisy dla waszej konkretnej grupy produktów. Ci, którzy teraz zbierają dokumenty, powinni rozsądnie zacząć szeroko i monitorować klasyfikację dla każdej grupy produktów.
Dane pojawiające się w prawie każdym produkcie
Niezależnie od grupy produktów, paszport zwykle wymaga pewnych danych podstawowych. Pomyślcie o nazwie i danych kontaktowych producenta lub importera, unikalnym numerze produktu lub partii, kraju produkcji i opisie materiałów, z których produkt się składa. Ponadto często wymagane są informacje o naprawie i konserwacji oraz dane na temat zdatności do recyklingu na koniec cyklu życia. W przypadku produktów już objętych istniejącymi przepisami dotyczącymi bezpieczeństwa produktów, takimi jak oznakowanie CE, paszport często nawiązuje do dokumentacji, którą już macie: oświadczenia zgodności, raporty z testów i instrukcje obsługi stanowią wtedy znaczną część podstawy.
Certyfikaty i oświadczenia
Certyfikaty potwierdzające, że produkt spełnia wymogi bezpieczeństwa, ochrony środowiska lub jakości, zwykle towarzyszą paszportowi. Niekoniecznie są to nowe dokumenty; chodzi o istniejące oświadczenia, które wiążecie z paszportem, aby właściwy organ lub nabywca mógł je znaleźć za pośrednictwem kodu QR. Dlatego warto sprawdzić, które certyfikaty już macie i które jeszcze wam brakuje, zanim zaczynacie pracę nad paszportem.
Pochodzenie i rola waszych dostawców
Część wymaganych danych nie dotyczy produktu końcowego, ale drogi do niego: jakie surowce były użyte, od jakiego dostawcy i w jakich warunkach były produkowane. W przypadku firm, które same nie produkują, ale importują lub montują, oznacza to, że jesteście zależni od informacji, które muszą dostarczyć wasi dostawcy. Dlatego warto wcześnie poruszyć z dostawcami kwestię tego, jakie dane mogą dostarczyć i w jakiej formie. Ci, którzy zaczynają to robić dopiero przy dostarczaniu paszportu, ryzykują opóźnienia, ponieważ brakuje danych lub nie są dostępne w użytecznej formie.
Skąd pochodzą dane
Wiele firm niedocenia, jak bardzo te informacje są rozproszone w samej organizacji. Rysunki techniczne znajdują się w biurze projektowania, certyfikaty w dziale jakości, dane zakupów w dziale zaopatrzenia, a informacje o klientach w dziale sprzedaży. Pierwsza inwentaryzacja tego, co już macie, zapobiega wykonywaniu pracy dwa razy lub ponownemu żądaniu danych, które już gdzieś w organizacji się znajdują. Dla tych, którzy chcą zobaczyć, jakie dane są istotne dla ich grupy produktów, szybkie skanowanie z pierwszą wskazówką punkt wyjścia bez konieczności natychmiastowego wyjaśniania wszystkiego.
Utrzymywanie dokumentów na bieżąco
Paszport nie jest migawką. Jeśli zmienia się dostawca, materiał lub proces produkcji, możliwa jest również zmiana dokumentacji podstawowej. To jeden z powodów, dla których paszport nie powinien być traktowany jako jednorazowy projekt, ale jako coś, co wymaga utrzymania przez okres, w którym produkt znajduje się na rynku. W banku wiedzy opracowanym dla każdego tematu znajdziesz więcej informacji na temat tego, jak wygląda ta konserwacja w praktyce i jaką rolę odgrywają w niej różne działy.
Rozmowa z Twoim dostawcą oprogramowania
Ponieważ dane pochodzą z wielu systemów, warto wcześnie omówić z dostawcą oprogramowania lub partnerem ERP, w jaki sposób dane te są rejestrowane, powiązywane i utrzymywane na bieżąco. Zapytaj konkretnie, które pola już wspierają i które muszą być uzupełniane ręcznie. Więcej o tym, jak prodpas.eu gromadzi i przetwarza te dane, przeczytasz na stronie dotyczącej sposobu działania.
W Twojej konkretnej sytuacji obowiązują zasady, że dokładne wymagania dotyczące dokumentacji zależą od Twojej grupy produktów i od przepisów, które są jeszcze częściowo opracowywane. Aby wstępnie ocenić, co jest istotne dla Twoich produktów, możesz przeprowadzić bezpłatny szybki przegląd lub zapoznać się z tematami w bazie wiedzy.