Quels documents vous sont nécessaires pour un passeport numérique de produit ?
Un passeport numérique de produit se compose de données, et non d'un document unique. En pratique, vous rassemblez les informations provenant de quatre types de sources : l'identification du produit comme les numéros de type et de modèle, la documentation technique sur les matériaux et la composition, les certificats et déclarations attestant que le produit est conforme à la réglementation, et les données relatives à l'origine et aux parties de la chaîne d'approvisionnement. Les données exactement obligatoires ne figurent pas dans une liste centrale applicable à tous les produits.
C'est là le détail qui joue le rôle le plus important dans ce sujet. Le règlement lui-même décrit le cadre, mais les exigences de contenu précises par groupe de produits sont établies par une réglementation ultérieure distincte par secteur. Pour certains groupes de produits, cette élaboration n'a pas encore été publiée. Une liste qui semble complète aujourd'hui pourrait donc s'avérer incomplète dès que les règles relatives à votre groupe de produits spécifique seront établies. Ceux qui rassemblent maintenant des documents feraient donc bien de commencer au sens large et de surveiller la classification par groupe de produits.
Les données qui reviennent dans presque tout produit
Indépendamment du groupe de produits, un passeport demande généralement un certain nombre de données de base. Pensez au nom et aux coordonnées du fabricant ou de l'importateur, à un numéro de produit ou de lot unique, au pays de production, et à une description des matériaux dont le produit est composé. En outre, on vous demandera souvent des informations sur la réparation et l'entretien, ainsi que des données sur la recyclabilité en fin de vie. Pour les produits déjà soumis aux règles existantes de sécurité des produits, comme le marquage CE, le passeport s'aligne souvent sur la documentation que vous possédez déjà : les déclarations de conformité, les rapports d'essai et les notices d'utilisation fournissent alors une grande partie de la base.
Certificats et déclarations
Les certificats attestant qu'un produit satisfait aux exigences de sécurité, d'environnement ou de qualité font souvent partie du passeport. Ce ne sont pas nécessairement de nouveaux documents ; il s'agit de déclarations existantes que vous associez au passeport, afin qu'une autorité de surveillance ou un acheteur puisse les retrouver via le code QR. Il est donc judicieux de vérifier quels certificats vous possédez déjà et lesquels vous manquent, avant de commencer le passeport.
L'origine et le rôle de vos fournisseurs
Une partie des données demandées ne concerne pas le produit final, mais le chemin pour y parvenir : quelles matières premières ont été utilisées, de quel fournisseur, et dans quelles conditions ont-elles été produites. Pour les entreprises qui ne produisent pas elles-mêmes mais qui importent ou assemblent, cela signifie que vous dépendez des informations que vos propres fournisseurs doivent fournir. Il est donc judicieux d'engager une conversation précoce avec les fournisseurs sur les données qu'ils peuvent fournir et sous quelle forme. Ceux qui ne commencent à s'en préoccuper qu'à la livraison du passeport risquent des retards en raison de données manquantes ou non disponibles sous une forme utilisable.
D'où vous tirez les données
De nombreuses entreprises sous-estiment la façon dont ces informations sont déjà dispersées au sein de leur propre organisation. Les dessins techniques se trouvent à l'ingénierie, les certificats à la qualité, les données d'achat aux achats et les informations clients à la vente. Un premier inventaire de ce qui existe déjà évite de faire double emploi ou de redemander des données qui se trouvent déjà quelque part dans l'organisation. Pour ceux qui souhaitent voir quelles données sont pertinentes pour leur propre groupe de produits, une analyse rapide avec une première indication un point de départ sans que vous ayez à tout démêler immédiatement.
Tenir les documents à jour
Un passeport n'est pas une photographie. Si un fournisseur, un matériau ou un processus de production change, la documentation sous-jacente change peut-être aussi. C'est l'une des raisons pour lesquelles un passeport ne doit pas être considéré comme un projet unique, mais comme quelque chose qui nécessite une maintenance pendant la durée de présence du produit sur le marché. Dans la base de connaissances par sujet examiné vous trouverez plus d'informations sur la façon dont cette maintenance se présente en pratique et quel rôle jouent les différents départements.
La discussion avec votre fournisseur de logiciel
Étant donné que les données proviennent de plusieurs systèmes, il est utile de discuter tôt avec votre fournisseur de logiciel ou partenaire ERP de la façon dont ces données sont enregistrées, liées et maintenues à jour. Demandez concrètement quels champs ils supportent déjà et lesquels doivent être complétés manuellement. Vous trouverez plus d'informations sur la façon dont prodpas.eu collecte et traite ces données sur la page expliquant le fonctionnement.
Pour votre situation personnelle, il reste vrai que les exigences exactes en matière de documentation dépendent de votre groupe de produits et de la réglementation qui est partiellement encore en cours d'élaboration. Pour une première estimation de ce qui est pertinent pour vos produits, vous pouvez effectuer le diagnostic rapide gratuit ou consulter les sujets de la base de connaissances.