Kateri dokumenti so potrebni za digitalni produktni popis?
Digitalni produktni popis je sestavljen iz podatkov, ne iz enega samega dokumenta. V praksi zbiraš informacije iz štirih vrst virov: identifikacija proizvoda, kot so številka tipa in modela, tehnična dokumentacija o materialih in sestavi, certifikati in izjave, ki dokazujejo, da proizvod izpolnjuje predpise, ter podatki o izvoru in strani v verigi nabave. Kateri podatki so točno obvezni, ni navedeno v enem osrednjem seznamu, ki bi veljal za vse proizvode.
To je podrobnost, ki se pri tem predmetu najbolj pojavlja. Uredba sama opisuje okvir, vendar se točne zahteve vsebine po skupini proizvodov določijo s posebnimi, poznejšimi predpisi po sektorjih. Za nekatere skupine proizvodov ta razdelava še ni objavljena. Seznam, ki se danes zdi popoln, se lahko izkaže za nepopoln, takoj ko se pravila za tvojo specifično skupino proizvodov vzpostavijo. Kdor zdaj zbira dokumente, zato ravno odgovorno ravna, če začne v širšem obsegu in spremlja delitev po skupini proizvodov.
Podatki, ki se pojavljajo pri skoraj vsakem proizvodu
Ne glede na skupino proizvodov popis običajno zahteva številne osnovne podatke. Razmisli o imenu in kontaktnih podatkih proizvajalca ali uvoznika, edinstvenem številčenju proizvoda ali serije, državi proizvodnje in opisu materialov, iz katerih je proizvod narejen. Poleg tega se pogosto vprašuje o informacijah o popravilu in vzdrževanju ter o podatkih o reciklabilnosti na koncu življenjske dobe. Za proizvode, ki že spadajo pod obstoječe predpise o varnosti proizvodov, kot je oznaka CE, popis pogosto nadaljuje s dokumentacijo, ki jo že imaš: izjave o skladnosti, preskusna poročila in navodila za uporabo nato tvorijo velik del osnove.
Certifikati in izjave
Certifikati, ki dokazujejo, da proizvod izpolnjuje varnostne, okoljske ali kvalitetne zahteve, pogosto veljajo za popis. To niso nujno novi dokumenti; gre za obstoječe izjave, ki jih poveži s pisanjem, tako da lahko nadzorni organ ali kupec s kodo QR vrne. Zato je pametno preveriti, katere certifikate že imaš in kateri še manjkajo, preden se lotite pisanja.
Izvor in vloga tvojih dobaviteljev
Del zahtevanih podatkov ne gre o končnem izdelku, temveč o poti do njega: katere surovine so bile uporabljene, od katerega dobavitelja in pod kakšnimi pogoji proizvedene. Za podjetja, ki sama ne proizvajajo, temveč uvažajo ali montirajo, to pomeni, da si odvisen od informacij, ki jih morajo zagotoviti tvoji lastni dobavitelji. Zato je pametno zgodaj pogovarjati se z dobavitelji o tem, katere podatke lahko zagotovijo in v kateri obliki. Kdor se s tem loti šele ob dobavi pisanja, tvega zamudo, ker manjkajo podatki ali niso dostopni v uporabni obliki.
Kje dobijete podatke
Mnoga podjetja podcenijo, kako razpršena je ta informacija že znotraj same organizacije. Tehnični risbi ležijo pri inženirstvu, certifikati pri kakovosti, nabavni podatki pri nabavi in podatki o strankah pri prodaji. Prva inventura tega, kar že obstaja, preprečuje, da bi opravili dvojno delo ali ponovno zahtevali podatke, ki že ležijo nekje v organizaciji. Za tiste, ki želijo videti, kateri podatki so za lastno skupino proizvodov relevantni, nudi kratek pregled s prvo indikacijo izhodišče brez da bi morali takoj vse ugotoviti.
Dokumenti v teku
Popis ni trenutna slika. Če se spremeni dobavitelj, material ali proizvodni proces, se lahko spremeni tudi osnovna dokumentacija. To je eden od razlogov, zakaj se popis ne sme obravnavati kot enkratni projekt, temveč kot nekaj, kar zahteva vzdrževanje časa, ki je proizvod na trgu. V seznamu znanja po temi razčiščeno na tej strani izveste več o tem, kako ta vzdrževanja v praksi izgledajo in kakšno vlogo v njih igrajo različni oddelki.
Pogovor s svojih dobaviteljem programske opreme
Ker podatki prihajajo iz več sistemov, je smiselno, da se že zgodaj posvetujete s svojim dobaviteljem programske opreme ali ERP-partnerjem, kako se ti podatki beležijo, povezujejo in ažurirajo. Konkretno vprašajte, katera polja že podpirajo in katera je treba še ročno dopolniti. Več o tem, kako prodpas.eu te podatke zbira in obdeluje, preberite na strani o tem, kako deluje.
Za vašo lastno situacijo velja, da so natančne zahteve glede dokumentacije odvisne od vaše skupino proizvodov in od predpisov, ki se deloma še oblikujejo. Za prvo oceno tega, kaj je za vaše proizvode relevantno, lahko izvedete brezplačno hitro analizo ali pregledate vsebine v bazi znanja.