Que documentos precisa para um passaporte digital de produto?
Um passaporte digital de produto é constituído por dados, não por um único documento. Na prática, recolhe informações de quatro tipos de fontes: identificação do produto, como números de tipo e modelo, documentação técnica sobre materiais e composição, certificados e declarações que comprovam que o produto cumpre as regras, e dados sobre a origem e as partes da cadeia de fornecimento. Quais são exatamente os dados obrigatórios não está indicado numa única lista central que se aplique a todos os produtos.
Este último é o detalhe que mais se coloca neste tema. O regulamento em si descreve o quadro, mas os requisitos de conteúdo exatos por grupo de produtos são estabelecidos através de regulamentação separada e posterior por setor. Para alguns grupos de produtos, essa elaboração ainda não foi publicada. Uma lista que hoje parece completa pode assim revelar-se incompleta assim que as regras para o seu grupo de produtos específico forem estabelecidas. Quem agora recolhe documentos, faz bem em começar de forma abrangente e em manter a divisão por grupo de produtos em consideração.
Dados que regressam em praticamente todos os produtos
Independentemente do grupo de produtos, um passaporte geralmente solicita um conjunto de dados básicos. Pense no nome e dados de contacto do fabricante ou importador, um número de produto ou lote exclusivo, o país de produção e uma descrição dos materiais que compõem o produto. Além disso, muitas vezes é solicitada informação sobre reparação e manutenção, bem como dados sobre reciclabilidade no final da vida útil. Para produtos que já se enquadram nas regras de segurança de produtos existentes, como a marcação CE, o passaporte muitas vezes articula-se com a documentação que já tem: declarações de conformidade, relatórios de testes e instruções de utilização fornecem então uma grande parte da base.
Certificados e declarações
Os certificados que comprovam que um produto cumpre requisitos de segurança, ambiente ou qualidade, normalmente fazem parte do passaporte. Estes não são necessariamente novos documentos; trata-se de declarações existentes que liga ao passaporte, para que um supervisor ou cliente as possa encontrar através do código QR. É por isso útil verificar que certificados já tem e quais é que faltam, antes de começar com o passaporte.
Origem e o papel dos seus fornecedores
Uma parte dos dados solicitados não diz respeito ao produto final, mas ao caminho para lá chegar: quais as matérias-primas utilizadas, de qual fornecedor e em que condições foram produzidas. Para empresas que não fabricam mas importam ou montam, isto significa que depende de informações que os seus próprios fornecedores devem fornecer. É por isso útil conversar cedo com os fornecedores sobre que dados conseguem fornecer e em que forma. Quem apenas começa com isto na entrega do passaporte corre o risco de atrasos porque faltam dados ou não estão disponíveis em forma utilizável.
Onde obter os dados
Muitas empresas subestimam como essa informação já está fragmentada dentro da própria organização. Desenhos técnicos estão na engenharia, certificados na qualidade, dados de compras na compra e informações de clientes nas vendas. Um primeiro levantamento do que já existe evita que faça trabalho duplicado ou volte a pedir dados que já se encontram em algum lado da organização. Para quem quer ver que dados são relevantes para o seu próprio grupo de produtos, oferece uma verificação rápida com uma primeira indicação um ponto de partida sem que tenha de investigar tudo imediatamente.
Manter os documentos atualizados
Um passaporte não é uma fotografia de um momento. Se um fornecedor, um material ou um processo de produção mudar, a documentação subjacente pode também mudar. Esta é uma das razões pelas quais um passaporte não deve ser visto como um projeto único, mas como algo que requer manutenção durante o tempo em que o produto está no mercado. No banco de conhecimento por tema investigado encontra mais informações sobre como esta manutenção funciona na prática e que papel diferentes departamentos desempenham nela.
A conversa com seu fornecedor de software
Como os dados vêm de vários sistemas, é útil discutir cedo com seu fornecedor de software ou parceiro ERP como esses dados são registrados, vinculados e mantidos atualizados. Pergunte concretamente quais campos já são suportados e quais ainda precisam ser preenchidos manualmente. Leia mais sobre como prodpas.eu coleta e processa esses dados em a página sobre como funciona.
Para sua situação específica, os requisitos exatos de documentação continuam dependendo de seu grupo de produtos e da regulamentação que ainda está sendo desenvolvida em parte. Para uma primeira avaliação do que é relevante para seus produtos, você pode fazer a verificação rápida gratuita ou revisar os tópicos no banco de conhecimento.