Welche Dokumente benötigen Sie für einen digitalen Produktpass?
Ein digitaler Produktpass besteht aus Daten, nicht aus einem einzigen Dokument. In der Praxis sammeln Sie Informationen aus vier Arten von Quellen: Produktidentifikation wie Typ- und Modellnummern, technische Dokumentation über Materialien und Zusammensetzung, Zertifikate und Erklärungen, die nachweisen, dass das Produkt den Regeln entspricht, und Daten über Herkunft und die Parteien in der Lieferkette. Welche Daten genau verpflichtend sind, ist nicht in einer einzigen zentralen Liste festgehalten, die für alle Produkte gilt.
Dieses letzte Detail ist das, das bei diesem Thema am stärksten eine Rolle spielt. Die Verordnung selbst beschreibt den Rahmen, aber die genauen Inhaltsanforderungen pro Produktgruppe werden durch separate, spätere Vorschriften pro Sektor festgelegt. Für einige Produktgruppen ist diese Ausarbeitung noch nicht veröffentlicht. Eine Liste, die heute vollständig erscheint, kann sich als unvollständig herausstellen, sobald die Regeln für Ihre spezifische Produktgruppe festgelegt werden. Wer jetzt Dokumente sammelt, tut daher gut daran, breit anzufangen und die Einteilung pro Produktgruppe im Auge zu behalten.
Daten, die bei nahezu jedem Produkt vorkommen
Unabhängig von der Produktgruppe fordert ein Pass normalerweise eine Reihe von Basisdaten an. Denken Sie an Name und Kontaktdaten des Herstellers oder Importeurs, eine eindeutige Produkt- oder Chargennummer, das Herstellungsland und eine Beschreibung der Materialien, aus denen das Produkt besteht. Darüber hinaus wird häufig nach Reparatur- und Wartungsinformationen sowie nach Daten über die Recycelbarkeit am Ende der Lebensdauer gefragt. Für Produkte, die bereits unter bestehende Produktsicherheitsregeln fallen, wie CE-Kennzeichnung, schließt sich der Pass oft an Dokumentation an, die Sie bereits haben: Konformitätserklärungen, Testberichte und Gebrauchsanweisungen liefern dann einen großen Teil der Grundlage.
Zertifikate und Erklärungen
Zertifikate, die nachweisen, dass ein Produkt Sicherheits-, Umwelt- oder Qualitätsanforderungen erfüllt, gehören häufig zum Pass. Dies sind nicht unbedingt neue Dokumente; es geht um bestehende Erklärungen, die Sie mit dem Pass verknüpfen, damit eine Aufsichtsbehörde oder ein Abnehmer sie über den QR-Code abrufen kann. Daher ist es sinnvoll, zu überprüfen, welche Zertifikate Sie bereits haben und welche noch fehlen, bevor Sie mit dem Pass beginnen.
Herkunft und die Rolle Ihrer Lieferanten
Ein Teil der angeforderten Daten bezieht sich nicht auf das Endprodukt, sondern auf den Weg dorthin: welche Rohstoffe verwendet wurden, von welchem Lieferanten und unter welchen Bedingungen produziert. Für Unternehmen, die nicht selbst produzieren, sondern importieren oder montieren, bedeutet dies, dass Sie auf Informationen angewiesen sind, die Ihre eigenen Lieferanten liefern müssen. Daher ist es ratsam, frühzeitig mit Lieferanten zu besprechen, welche Daten sie liefern können und in welcher Form. Wer damit erst bei der Übergabe des Passes beginnt, läuft Gefahr von Verzögerungen, weil Daten fehlen oder nicht in verwertbarer Form verfügbar sind.
Wo Sie die Daten herbekommen
Viele Unternehmen unterschätzen, wie verstreut diese Informationen in der eigenen Organisation bereits vorhanden sind. Technische Zeichnungen liegen im Engineering, Zertifikate in der Qualität, Einkaufsdaten in der Einkaufsabteilung und Kundeninformationen in der Vertrieb. Eine erste Bestandsaufnahme dessen, was es bereits gibt, verhindert, dass Sie doppelte Arbeit leisten oder Daten erneut anfordern, die bereits irgendwo in der Organisation vorhanden sind. Für diejenigen, die sehen möchten, welche Daten für die eigene Produktgruppe relevant sind, bietet einen kurzen Scan mit einer ersten Angabe einen Ausgangspunkt, ohne dass Sie gleich alles klären müssen.
Dokumente aktuell halten
Ein Pass ist keine Momentaufnahme. Ändert sich ein Lieferant, ein Material oder ein Produktionsprozess, kann sich auch die zugrunde liegende Dokumentation ändern. Dies ist einer der Gründe, warum ein Pass nicht als einmaliges Projekt angesehen werden sollte, sondern als etwas, das Wartung erfordert, solange das Produkt auf dem Markt ist. In der Wissensdatenbank pro Thema ausgearbeitet Weitere Informationen über die praktische Gestaltung dieses Managements und die Rolle verschiedener Abteilungen darin finden Sie hier.
Das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter
Da die Daten aus mehreren Systemen stammen, ist es sinnvoll, frühzeitig mit Ihrem Softwareanbieter oder ERP-Partner zu besprechen, wie diese Daten erfasst, verknüpft und aktuell gehalten werden. Fragen Sie konkret, welche Felder diese bereits unterstützen und welche noch manuell ergänzt werden müssen. Weitere Informationen zur Erfassung und Verarbeitung dieser Daten durch prodpas.eu finden Sie auf der Seite über die Funktionsweise.
Für Ihre konkrete Situation gilt weiterhin, dass die genauen Dokumentationspflichten von Ihrer Produktgruppe und von Vorschriften abhängen, die zum Teil noch ausgearbeitet werden. Für eine erste Abschätzung, welche Anforderungen für Ihre Produkte relevant sind, können Sie eine kostenlose Schnellanalyse durchführen oder die Themen in der Wissensdatenbank durchgehen.