Ποια έγγραφα χρειάζεστε για ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος;
Ένα ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος αποτελείται από δεδομένα, όχι από ένα μόνο έγγραφο. Στην πράξη, συγκεντρώνετε πληροφορίες από τέσσερα είδη πηγών: ταυτοποίηση προϊόντος, όπως αριθμοί τύπου και μοντέλου, τεχνική τεκμηρίωση σχετικά με υλικά και σύνθεση, πιστοποιητικά και δηλώσεις που αποδεικνύουν ότι το προϊόν συμμορφώνεται με τους κανόνες, και δεδομένα σχετικά με την προέλευση και τα μέρη στην αλυσίδα εφοδιασμού. Ποια ακριβώς δεδομένα είναι υποχρεωτικά, δεν αναφέρεται σε μία κεντρική λίστα που ισχύει για όλα τα προϊόντα.
Το τελευταίο είναι η λεπτομέρεια που παίζει τον μεγαλύτερο ρόλο σε αυτό το θέμα. Ο κανονισμός περιγράφει ο ίδιος το πλαίσιο, αλλά οι ακριβείς απαιτήσεις περιεχομένου ανά ομάδα προϊόντων καθορίζονται μέσω ξεχωριστής, μεταγενέστερης νομοθεσίας ανά τομέα. Για ορισμένες ομάδες προϊόντων, αυτή η διεξοδική ανάλυση δεν έχει ακόμη δημοσιευθεί. Μια λίστα που σήμερα φαίνεται πλήρης, μπορεί επομένως να αποδειχθεί ελλιπής μόλις καθοριστούν οι κανόνες για τη συγκεκριμένη ομάδα προϊόντων σας. Όποιος συγκεντρώνει έγγραφα τώρα, κάνει λοιπόν καλά να ξεκινήσει ευρέως και να παρακολουθήσει την ταξινόμηση ανά ομάδα προϊόντων.
Δεδομένα που εμφανίζονται σε σχεδόν κάθε προϊόν
Ανεξάρτητα από την ομάδα προϊόντος, ένα διαβατήριο συνήθως ζητά έναν αριθμό βασικών δεδομένων. Σκεφτείτε το όνομα και τα στοιχεία επικοινωνίας του κατασκευαστή ή του εισαγωγέα, έναν μοναδικό αριθμό προϊόντος ή παρτίδας, τη χώρα παραγωγής και μια περιγραφή των υλικών από τα οποία αποτελείται το προϊόν. Επιπλέον, συχνά ζητούνται πληροφορίες σχετικά με την επισκευή και συντήρηση, και δεδομένα σχετικά με την ανακύκλωση στο τέλος του κύκλου ζωής. Για προϊόντα που εμπίπτουν ήδη σε ισχύοντες κανόνες ασφάλειας προϊόντων, όπως η σήμανση CE, το διαβατήριο συχνά συνδέεται με τεκμηρίωση που έχετε ήδη: δηλώσεις συμμόρφωσης, αναφορές δοκιμών και οδηγίες χρήσης παρέχουν τότε ένα μεγάλο μέρος της βάσης.
Πιστοποιητικά και δηλώσεις
Πιστοποιητικά που αποδεικνύουν ότι ένα προϊόν συμμορφώνεται με απαιτήσεις ασφάλειας, περιβάλλοντος ή ποιότητας, συνήθως συνδέονται με το διαβατήριο. Αυτά δεν είναι απαραίτητα νέα έγγραφα· αφορά υπάρχουσες δηλώσεις που συνδέετε με το διαβατήριο, ώστε ένας ελεγκτής ή αγοραστής να μπορεί να τις ανακτήσει μέσω του κωδικού QR. Είναι επομένως χρήσιμο να ελέγξετε ποια πιστοποιητικά έχετε ήδη και ποια λείπουν, πριν ξεκινήσετε με το διαβατήριο.
Προέλευση και ο ρόλος των προμηθευτών σας
Ένα μέρος των ζητούμενων δεδομένων δεν αφορά το τελικό προϊόν, αλλά το δρόμο για εκεί: ποιες πρώτες ύλες χρησιμοποιήθηκαν, από ποιον προμηθευτή και υπό ποιες συνθήκες παράχθησαν. Για εταιρείες που δεν παράγουν ο ίδιες αλλά εισάγουν ή συναρμολογούν, αυτό σημαίνει ότι εξαρτάστε από πληροφορίες που θα πρέπει να παρέχουν οι δικοί σας προμηθευτές. Είναι επομένως συνετό να συνομιλήσετε νωρίς με τους προμηθευτές για το ποια δεδομένα μπορούν να παρέχουν και σε ποια μορφή. Όποιος ξεκινάει εδώ μόνο κατά την παράδοση του διαβατηρίου, διατρέχει τον κίνδυνο καθυστέρησης επειδή λείπουν δεδομένα ή δεν είναι διαθέσιμα σε χρήσιμη μορφή.
Από πού παίρνετε τα δεδομένα
Πολλές εταιρείες υποτιμούν πόσο διασκορπισμένες είναι αυτές οι πληροφορίες ήδη στην οργάνωσή τους. Τεχνικά σχέδια είναι στη μηχανική, πιστοποιητικά στην ποιότητα, δεδομένα προμηθευτών στις αγορές και πληροφορίες πελατών στις πωλήσεις. Ένας πρώτος έλεγχος του τι υπάρχει ήδη, αποτρέπει ότι κάνετε διπλή εργασία ή ζητάτε δεδομένα που ήδη βρίσκονται κάπου στην οργάνωση. Για όσους θέλουν να δουν ποια δεδομένα είναι σχετικά για τη δική τους ομάδα προϊόντος, δίνει ένα σύντομο σάρωμα μια πρώτη ένδειξη ένα σημείο εκκίνησης χωρίς να χρειάζεται αμέσως να ανακαλύψετε τα πάντα.
Διατήρηση της ενημέρωσης των εγγράφων
Ένα διαβατήριο δεν είναι στιγμιότυπο. Εάν αλλάξει ένας προμηθευτής, υλικό ή διαδικασία παραγωγής, η υποκείμενη τεκμηρίωση ενδέχεται να αλλάξει επίσης. Αυτός είναι ένας από τους λόγους για τους οποίους ένα διαβατήριο δεν πρέπει να θεωρείται ως ένα μεμονωμένο έργο, αλλά ως κάτι που απαιτεί συντήρηση όσο το προϊόν είναι στην αγορά. Στο ηλεκτρονικό αποθετήριο ανά θέμα ερευνηθέν βρείτε περισσότερα σχετικά με το πώς φαίνεται αυτή η συντήρηση στην πράξη και ποιος ρόλος διαδραματίζουν διάφορα τμήματα σε αυτήν.
Η συνομιλία με τον προμηθευτή λογισμικού σας
Επειδή τα δεδομένα προέρχονται από πολλά συστήματα, είναι σκόπιμο να συζητήσετε νωρίς με τον προμηθευτή λογισμικού ή τη χρηματοοικονομική εταιρεία σας πώς καταγράφονται, συνδέονται και ενημερώνονται τα δεδομένα. Ρωτήστε συγκεκριμένα ποια πεδία υποστηρίζουν ήδη και ποια πρέπει να συμπληρωθούν ακόμη χειροκίνητα. Περισσότερα σχετικά με το πώς το prodpas.eu συλλέγει και επεξεργάζεται αυτά τα δεδομένα θα βρείτε στη σελίδα σχετικά με το πώς λειτουργεί.
Για την δική σας κατάσταση ισχύει ότι τα ακριβή απαιτούμενα έγγραφα εξαρτώνται από την ομάδα προϊόντων σας και από τη νομοθεσία που εν μέρει εξακολουθεί να εκπονείται. Για μια πρώτη εκτίμηση του τι είναι σχετικό για τα προϊόντα σας, μπορείτε να κάνετε την δωρεάν γρήγορη σάρωση ή να ακολουθήσετε τα θέματα στη γνωσιακή βάση.