Mitä asiakirjoja tarvitset digitaaliseen tuotepassiin?
Digitaalinen tuotepassi koostuu tiedoista, ei yhdestä asiakirjasta. Käytännössä keräät tietoja neljästä lähdetyypistä: tuotteen tunnistus, kuten tyypin- ja mallinumerot, tekninen dokumentaatio materiaaleista ja koostumuksesta, todistukset ja ilmoitukset, jotka osoittavat tuotteen vaatimustenmukaisuuden, sekä tiedot alkuperästä ja toimittajaketjun osapuolista. Mitä tietoja täsmälleen on pakollista, ei ole määritelty yhdessä keskitetyssa luettelossa, joka koskee kaikkia tuotteita.
Tämä jälkimmäinen seikka on tämän aiheen kannalta kriittisin yksityiskohta. Asetus itse kuvaa kehyksen, mutta tarkat sisältövaatimukset tuoteryhmittäin määritetään erillisen, myöhemmän säännöstön kautta sektoreittain. Joidenkin tuoteryhmien osalta tämä toteutus ei ole vielä julkaistu. Luettelo, joka tänään näyttää täydelliseltä, voi osoittautua epätäydelliseksi heti kun sinun tuoteryhmää koskevia sääntöjä määritetään. Joka keräävät dokumentteja nyt, kannattaa siksi alkaa laajasti ja seurata tuoteryhmäkohtaista erittelyä.
Tiedot, jotka esiintyvät lähes kaikissa tuotteissa
Riippumatta tuoteryhmästä passi yleensä vaatii useita perustietoja. Ajattele valmistajan tai maahantuojan nimeä ja yhteystietoja, ainutlaatuista tuote- tai eränumeroa, tuotantomaan ja kuvaus tuotteen materiaaleista. Lisäksi pyydetään usein korjaus- ja huoltotietoja sekä kierrätettävyyden tietoja tuotteen elinkaaren lopussa. Tuotteiden osalta, jotka kuuluvat jo olemassa olevien tuoteturvallisuussääntöjen piiriin, kuten CE-merkintä, passi usein yhtyy dokumentaatioon, joka sinulla jo on: vaatimustenmukaisuusilmoitukset, testiraportit ja käyttöohjeet muodostavat usein suuren osan perustasta.
Todistukset ja ilmoitukset
Todistukset, jotka osoittavat tuotteen vaatimustenmukaisuuden turvallisuus-, ympäristö- tai laatuvaatimuksille, ovat usein osa passia. Nämä eivät välttämättä ole uusia asiakirjoja; kyse on olemassa olevista ilmoituksista, jotka linkität passin kanssa, jotta valvontaviranomainen tai ostaja voi löytää ne QR-koodin kautta. On siksi järkevää tarkistaa, mitä todistuksia sinulla jo on ja mitä puuttuu, ennen kuin aloitat passin kanssa.
Alkuperä ja toimittajiesi rooli
Osa pyydetyistä tiedoista ei koske lopputuotetta vaan matkaa siihen: mitä raaka-aineita on käytetty, mistä toimittajalta ja missä olosuhteissa tuotettu. Yrityksille, jotka eivät itse tuota vaan tuovat maahan tai kokoonpanoa, tämä tarkoittaa, että olet riippuvainen tiedoista, jotka omien toimittajiesi on annettava. On siksi järkevää olla yhteydessä toimittajiin varhaisessa vaiheessa siitä, mitä tietoja he voivat toimittaa ja missä muodossa. Joka aloittaa tämän kanssa vasta passin toimittamisen yhteydessä, riskinä on viivästyminen, koska tiedot puuttuvat tai eivät ole saatavilla käyttökelpoisessa muodossa.
Mistä hankitaan tiedot
Monet yritykset aliarvioivat kuinka hajanaisia nämä tiedot jo ovat omassa organisaatiossasi. Tekniset piirustukset ovat suunnittelussa, todistukset laadunvarmistuksessa, ostotiedot ostoissa ja asiakastiedot myynnissä. Alustava kartoitus siitä, mitä sinulla jo on, välttää tuplatyön tai tietojen uudelleen pyytämisen, jotka ovat jo organisaatiossasi. Varten jotka haluavat nähdä, mitä tietoja omaa tuoteryhmää varten ovat relevantteja, lyhyt skannaus antaa ensimmäisen osoituksen antaa lähtökohdaksi ilman että sinun täytyy heti selvittää kaikkea.
Asiakirjat ajan tasalla
Passi ei ole hetkelkuva. Jos toimittaja, materiaali tai tuotantoprosessi muuttuu, myös taustalla oleva dokumentaatio muuttuu mahdollisesti. Tämä on yksi syistä siihen, miksi passia ei tule nähdä kertakertaisena projektina vaan asiana, joka vaatii ylläpitoa siihen asti, kunnes tuote on markkinoilla. Sisällä tietovaranto aiheittain tutkittu löydät lisätietoja siitä, miltä tämä ylläpito käytännössä näyttää ja mikä rooli eri osastoilla siinä on.
Keskustelu ohjelmistotoimittajasi kanssa
Koska tiedot tulevat useista eri järjestelmistä, on järkevää keskustella ajoissa ohjelmistotoimittajasi tai ERP-kumppanisi kanssa siitä, miten nämä tiedot tallennetaan, linkitetään ja pidetään ajan tasalla. Kysy konkreettisesti, mitä kenttiä he jo tukevat ja mitä on täytettävä vielä manuaalisesti. Lisätietoja siitä, miten prodpas.eu kerää ja käsittelee nämä tiedot, löydät osoitteesta sivulla, jolla kerrotaan, miten se toimii.
Omassa tilanteessasi pätee edelleen se, että tarkat dokumentaatiovaatimukset riippuvat tuoteryhmästäsi ja sääntelystä, joka osittain vielä valmistellaan. Ensimmäisen arvion tekemiseksi siitä, mikä on merkityksellistä tuotteillesi, voit tehdä ilmaisen pikakyselyn tai käydä läpi aiheiden tietopankissa.