Jaké dokumenty potřebujete pro digitální produktový pas?
Digitální produktový pas se skládá z dat, nikoli z jednoho dokumentu. V praxi shromažďujete informace ze čtyř druhů zdrojů: identifikace produktu jako čísla typu a modelu, technická dokumentace o materiálech a složení, certifikáty a prohlášení dokazující, že produkt splňuje pravidla, a údaje o původu a stranách v dodavatelském řetězci. Která data jsou přesně povinná, není uvedeno v jednom centrálním seznamu, který by platil pro všechny produkty.
Poslední bod je detail, který zde hraje největší roli. Nařízení samo popisuje rámec, ale přesné požadavky na obsah pro jednotlivé skupiny produktů jsou stanoveny prostřednictvím samostatné, pozdější právní úpravy pro každý sektor. U některých skupin produktů tato úprava ještě nebyla zveřejněna. Seznam, který se dnes zdá být úplný, se tedy může ukázat jako neúplný, jakmile budou stanoveny pravidla pro vaši konkrétní skupinu produktů. Kdo nyní dokumenty shromažďuje, měl by rozumně začít v širokém měřítku a mít na paměti rozdělení podle skupiny produktů.
Data, která se u téměř každého produktu vyskytují
Bez ohledu na skupinu produktů pas obvykle vyžaduje řadu základních údajů. Jedná se například o jméno a kontaktní údaje výrobce nebo dovozce, jedinečné číslo produktu nebo partie, zemi výroby a popis materiálů, ze kterých je produkt vyroben. Kromě toho se často požadují informace o opravách a údržbě a údaje o recyklabilitě na konci životnosti. U produktů, které již spadají pod stávající pravidla bezpečnosti produktů, jako je značení CE, pas často navazuje na dokumentaci, kterou již máte: prohlášení o shodě, zprávy o zkouškách a návody na použití pak poskytují velkou část základu.
Certifikáty a prohlášení
Certifikáty dokazující, že produkt splňuje požadavky na bezpečnost, životní prostředí nebo kvalitu, jsou často součástí pasu. Nejde nutně o nové dokumenty; jedná se o stávající prohlášení, která připojíte k pasu, aby je dohledovatel nebo odběratel mohl najít prostřednictvím kódu QR. Proto je vhodné zkontrolovat, které certifikáty již máte a které vám chybí, než začnete s pasem.
Původ a role vašich dodavatelů
Část požadovaných údajů se netýká konečného produktu, ale cesty k němu: jaké suroviny byly použity, od kterého dodavatele a za jakých podmínek byly vyrobeny. U společností, které samy nevyrábějí, ale dovážejí nebo montují, to znamená, že jste závislí na informacích, které musí poskytnout vaši vlastní dodavatelé. Proto je rozumné včas hovořit s dodavateli o tom, jaké údaje mohou poskytnout a v jaké podobě. Kdo s tím začne až při odevzdání pasu, riskuje zpoždění, protože údaje chybí nebo nejsou v použitelné podobě.
Kde získat data
Mnoho firem podceňuje, jak rozptýlené jsou tyto informace již v rámci vlastní organizace. Technické výkresy se nacházejí v inženýrství, certifikáty v kvalitě, nákupní údaje v nákupu a informace o zákaznících v prodeji. První inventura toho, co již máte, zabrání dvojí práci nebo opakovanému požadování dat, která jsou již někde v organizaci. Pro ty, kteří chtějí vidět, která data jsou relevantní pro jejich skupinu produktů, poskytuje krátká kontrola s prvním návrhem výchozí bod bez toho, abyste museli hned všechno řešit.
Udržování dokumentů v aktuálním stavu
Pas není snímkem v čase. Změní-li se dodavatel, materiál nebo výrobní proces, může se změnit i podkladová dokumentace. To je jeden z důvodů, proč by pas neměl být považován za jednorázový projekt, ale za něco, co vyžaduje údržbu po dobu, kdy je produkt na trhu. V znalostní bázi zpracované podle tématu najdete více o tom, jak toto údržba vypadá v praxi a jakou roli v ní hrají různá oddělení.
Rozhovor s vaším poskytovatelem softwaru
Protože data pocházejí z více systémů, je vhodné včas probrat s vaším poskytovatelem softwaru nebo ERP partnerem, jak jsou tato data zaznamenávána, propojována a udržována v aktuálním stavu. Konkrétně se zeptejte, která pole již podporují a která se musí vyplňovat ručně. Více o tom, jak prodpas.eu tato data shromažďuje a zpracovává, si přečtete na stránce o tom, jak to funguje.
Pro vaši konkrétní situaci platí, že přesné požadavky na dokumentaci závisejí na vaší skupině produktů a na právních předpisech, které se částečně ještě zpracovávají. Aby si vytvořili první představu o tom, co je pro vaše produkty relevantní, můžete si udělat bezplatnou rychlou kontrolu nebo projít témata v databázi znalostí.