¿Qué documentos necesita para un pasaporte de producto digital?
Un pasaporte de producto digital consta de datos, no de un único documento. En la práctica, recopila información de cuatro tipos de fuentes: identificación del producto como números de tipo y modelo, documentación técnica sobre materiales y composición, certificados y declaraciones que demuestran que el producto cumple las normas, y datos sobre el origen y las partes en la cadena de suministro. Qué datos exactamente son obligatorios no aparece en una única lista centralizada que sea válida para todos los productos.
Este último es el detalle que más juega en este tema. El propio reglamento describe el marco, pero los requisitos de contenido exacto por grupo de productos se establecen mediante normas separadas y posteriores por sector. Para algunos grupos de productos, esa regulación aún no se ha publicado. Una lista que hoy parece completa puede resultar incompleta una vez que se establezcan las normas para su grupo de productos específico. Quien ahora recopile documentos, por lo tanto, haría bien en comenzar de manera amplia y estar atento a la clasificación por grupo de productos.
Datos que aparecen en casi todos los productos
Independientemente del grupo de productos, un pasaporte generalmente solicita una serie de datos básicos. Piense en el nombre y datos de contacto del fabricante o importador, un número único de producto o lote, el país de producción y una descripción de los materiales de los que está hecho el producto. Además, a menudo se solicita información sobre reparación y mantenimiento, así como datos sobre reciclabilidad al final de la vida útil. Para productos que ya están sujetos a normas de seguridad de productos existentes, como marcado CE, el pasaporte a menudo se alinea con la documentación que ya tiene: declaraciones de conformidad, informes de prueba e instrucciones de uso proporcionan una gran parte de la base.
Certificados y declaraciones
Los certificados que demuestran que un producto cumple con requisitos de seguridad, medio ambiente o calidad a menudo forman parte del pasaporte. No son necesariamente documentos nuevos; se trata de declaraciones existentes que vincula al pasaporte, de modo que una autoridad supervisora o un cliente pueda encontrarlas a través del código QR. Por lo tanto, es útil verificar qué certificados ya tiene y cuáles faltan antes de comenzar con el pasaporte.
Origen y el papel de sus proveedores
Parte de los datos solicitados no se refieren al producto final, sino al camino hacia él: qué materias primas se utilizaron, de qué proveedor y en qué condiciones se produjeron. Para empresas que no producen ellas mismas sino que importan o ensamblan, esto significa que dependen de información que sus propios proveedores deben proporcionar. Por lo tanto, es aconsejable hablar temprano con los proveedores sobre qué datos pueden proporcionar y en qué forma. Quien comience a hacerlo solo en la entrega del pasaporte corre el riesgo de sufrir retrasos porque faltan datos o no están disponibles en forma útil.
Dónde obtener los datos
Muchas empresas subestiman cuán fragmentada está ya esta información dentro de su propia organización. Los dibujos técnicos están en ingeniería, los certificados en calidad, los datos de compra en compras e información del cliente en ventas. Un primer inventario de lo que ya existe evita que haga trabajo duplicado u obtenga datos nuevamente que ya se encuentran en algún lugar de la organización. Para quien quiera ver qué datos son relevantes para su grupo de productos, proporciona un escaneo breve con una primera indicación un punto de partida sin que tenga que resolver todo inmediatamente.
Mantener los documentos actualizados
Un pasaporte no es una instantánea. Si cambia un proveedor, un material o un proceso de producción, la documentación subyacente también puede cambiar. Esta es una de las razones por las que un pasaporte no debe considerarse como un proyecto único, sino como algo que requiere mantenimiento durante el tiempo que el producto esté en el mercado. En el banco de conocimiento por tema investigado encontrará más información sobre cómo se ve este mantenimiento en la práctica y qué papel juegan los diferentes departamentos en él.
La conversación con su proveedor de software
Dado que los datos proceden de varios sistemas, es útil discutir temprano con su proveedor de software o socio ERP cómo se registran, vinculan y actualizan estos datos. Pregunte concretamente qué campos ya admiten y cuáles aún deben completarse manualmente. Más información sobre cómo prodpas.eu recopila y procesa estos datos la encontrará en la página sobre cómo funciona.
Para su situación específica, sigue siendo válido que los requisitos exactos de documentación dependen de su grupo de productos y de la regulación que aún se está desarrollando. Para una primera evaluación de lo que es relevante para sus productos, puede realizar el análisis rápido gratuito o revisar los temas en la base de conocimientos.