Milyen dokumentumokra van szüksége a digitális termékútlevelhez?
A digitális termékútlevél adatokból áll, nem egyetlen dokumentumból. A gyakorlatban négy típusú forrásból gyűjt információkat: termékazonosítás, például típus- és modellszámok, műszaki dokumentáció az anyagokról és összetételről, tanúsítványok és nyilatkozatok, amelyek igazolják, hogy a termék megfelel a szabályozásnak, valamint adatok az eredet és az ellátási lánc szereplőiről. Pontosan mely adatok kötelezőek, nem egy központi listában szerepel, amely az összes termékre vonatkozik.
Ez az utolsó pont az a részlet, amely ebben a témában a leginkább játszik. A rendelet maga írja le a kereteket, azonban az egyes termékcsoportokra vonatkozó pontos tartalmi követelmények külön, később elfogadott sektorszintű szabályozás útján kerülnek meghatározásra. Egyes termékcsoportok esetében ez a kidolgozás még nem jelent meg. Egy ma teljesnek tűnő lista tehát hiányosnak bizonyulhat, amint az Ön specifikus termékcsoportjára vonatkozó szabályok megállapítódnak. Aki most dokumentumokat gyűjt, ezért érdemes széles körűen kezdeni és figyelemmel kísérni az indítványt termékcsoportonként.
Adatok, amelyek gyakorlatilag minden termékhez visszatérnek
Függetlenül a termékcsoporttól, egy útlevél általában egy sor alapadatot kér. Gondoljon a gyártó vagy importőr nevére és elérhetőségeire, egy egyedi termékazonosítóra vagy kötegszámra, a gyártás országára és a termék összetevő anyagainak leírására. Ezen felül gyakran kérik a javítási és karbantartási adatokat, valamint az élettartam végén való újrahasznosíthatóságra vonatkozó adatokat. Azok a termékek, amelyek már a meglévő termékbiztonsági szabályok alá tartoznak, például CE-jelölés, az útlevél gyakran összekapcsolódik az Ön által már rendelkezésre álló dokumentációval: az egyezőségi nyilatkozatok, tesztjelentések és használati útmutatók akkor az alapok nagy részét biztosítják.
Tanúsítványok és nyilatkozatok
Azok a tanúsítványok, amelyek igazolják, hogy egy termék megfelel a biztonsági, környezetvédelmi vagy minőségi követelményeknek, gyakran az útlevél részét képezik. Ezek nem feltétlenül új dokumentumok; meglévő nyilatkozatokról van szó, amelyeket az útlevelhez csatol, hogy a felügyeleti szerv vagy a vevő a QR-kód segítségével visszakereshesse őket. Ezért érdemes megvizsgálni, hogy mely tanúsítványokkal rendelkezik már, és melyek hiányoznak, mielőtt az útlevéllel kezdene.
Eredet és szállítóinak szerepe
A kért adatok egy része nem a végterméket érinti, hanem az oda vezető utat: mely nyersanyagokat használtak, melyik szállítótól, és milyen körülmények között gyártották. Azok a vállalatok, amelyek nem maguk gyártanak, hanem importálnak vagy összeállítanak, ez azt jelenti, hogy olyan információktól függenek, amelyeket saját szállítóiknak kell biztosítaniuk. Ezért érdemes korán szállítóival megbeszélni, hogy mely adatokat tudják biztosítani, és milyen formában. Aki ezt csak az útlevél benyújtásakor kezdi el, azzal a kockázattal szembesül, hogy késedelemmel kell szembenézni, mert adatok hiányoznak vagy nem használható formában érhetők el.
Ahol az adatokat megkapja
Sok vállalat alulbecsüli, hogy ez az információ már mennyire szétszórva van a saját szervezetén belül. A műszaki rajzok az engineering-nél, a tanúsítványok a minőségnél, a beszerzési adatok a beszerzésnél és az ügyfélkornyezetin értékesítésnél vannak. Az első leltár arról, hogy mi létezik már, megelőzi a dupla munkát vagy az olyan adatok újbóli megkéréseit, amelyek már a szervezetben valahol megvannak. Azoknak, akik szeretnének meglátni, mely adatok relevánsak az Ön termékcsoportjára, a egy rövid scan kezdeti jelzéssel egy kiindulópontot ad anélkül, hogy azonnal mindent ki kellene találnia.
Dokumentumok naprakészen tartása
Az útlevél nem egy pillanatkép. Ha szállító, anyag vagy gyártási folyamat megváltozik, az alapul szolgáló dokumentáció is megváltozhat. Ez az egyik oka annak, hogy az útlevelet nem egyetlen projektként kell kezelni, hanem valamit, amely karbantartást igényel az idő alatt, amíg a termék a piacon van. A tudásbázis témánként feldolgozva találhat további információkat arról, hogy a gyakorlatban hogyan néz ki ez a karbantartás, és hogy milyen szerepet játszanak benne a különböző osztályok.
A beszélgetés szoftverszállítójával
Mivel az adatok több rendszerből származnak, érdemes korán megbeszélni szoftverszállítójával vagy ERP-partnerével, hogy ezek az adatok hogyan kerülnek rögzítésre, összekapcsolásra és frissítésre. Érdeklődjön konkrétan, hogy mely mezőket támogatják már, és melyeket kell még manuálisan kitölteni. A prodpas.eu által végzett adatgyűjtésről és feldolgozásról további információkat olvashat a működésről szóló oldalon.
Az Ön konkrét helyzete szempontjából továbbra is igaz, hogy a pontos dokumentációs követelmények az Ön termékcsoportjától és a részben még kidolgozás alatt álló jogszabályoktól függenek. Az Ön termékeire vonatkozó első becsléshez elvégezheti az ingyenes gyors felmérést, vagy átnézheti a tudástárban szereplő témákat.