Hvilke dokumenter har du brug for til et digitalt produktpas?
Et digitalt produktpas består af data, ikke af ét dokument. I praksis indsamler du oplysninger fra fire slags kilder: produktidentifikation såsom type- og modelnumre, teknisk dokumentation om materialer og sammensætning, certifikater og erklæringer, der viser, at produktet overholder reglerne, og data om oprindelse og parterne i forsyningskæden. Hvilke data der er obligatoriske, fremgår ikke af én central liste, der gælder for alle produkter.
Det sidstnævnte er det aspekt, som betyder mest i denne sammenhæng. Forordningen selv beskriver rammerne, men de nøjagtige indholdsforhold for hver produktgruppe fastlægges via separat, senere regulering pr. sektor. For nogle produktgrupper er denne udarbejdelse endnu ikke offentliggjort. En liste, der virker komplet i dag, kan således vise sig at være ufuldstændig, så snart reglerne for din specifikke produktgruppe fastlægges. Virksomheder, der nu indsamler dokumenter, handler derfor klogt ved at starte bredt og holde øje med kategoriseringen pr. produktgruppe.
Data, der dukker op på næsten ethvert produkt
Uanset produktgruppe kræver et pas sædvanligvis en række grundlæggende data. Tænk på fabrikantens eller importørens navn og kontaktoplysninger, et unikt produkt- eller batchnummer, produktionslandet og en beskrivelse af de materialer, som produktet består af. Desuden anmodes der ofte om reparations- og vedligeholdelsesinformation og data om genanvendelighed ved slutningen af produktets levetid. For produkter, der allerede er omfattet af eksisterende produktsikkerhedsregler, såsom CE-mærkning, slutter passet ofte op til dokumentation, som du allerede har: overensstemmelseserklæringer, testrapporter og brugsanvisninger danner derefter en stor del af grundlaget.
Certifikater og erklæringer
Certifikater, der viser, at et produkt overholder sikkerheds-, miljø- eller kvalitetskrav, hører ofte til passet. Disse er ikke nødvendigvis nye dokumenter; det handler om eksisterende erklæringer, som du knytter til passet, således at en tilsynsmyndighed eller køber kan finde dem via QR-koden. Det er derfor fornuftigt at kontrollere, hvilke certifikater du allerede har, og hvilke der stadig mangler, før du begynder på passet.
Oprindelse og din leverandørers rolle
En del af de ønskede data omhandler ikke slutproduktet, men vejen derhen: hvilke råmaterialer der blev brugt, fra hvilken leverandør, og under hvilke forhold der blev produceret. For virksomheder, der ikke selv producerer, men importerer eller monterer, betyder det, at du afhænger af oplysninger, som dine egne leverandører skal levere. Det er derfor fornuftigt at tale med leverandørerne tidligt om, hvilke data de kan levere, og i hvilken form. Virksomheder, der først starter på dette ved pasudlevering, løber risiko for forsinkelser, fordi data mangler eller ikke er tilgængelig i brugbar form.
Hvor du henter dataene fra
Mange virksomheder undervurderer, hvor spredt disse oplysninger allerede er inden i den egen organisation. Tekniske tegninger ligger i engineering, certifikater i kvalitet, indkøbsdata i indkøb og kundeoplysninger i salg. En første registrering af, hvad der allerede er, forhindrer, at du laver dobbeltarbejde eller anmoder om data igen, som allerede ligger et sted i organisationen. For dem, der gerne vil se, hvilke data der er relevante for den egen produktgruppe, gives en kort scanning med en første indikation et udgangspunkt uden at du med det samme skal have løst alt.
Hold dokumenter opdateret
Et pas er ikke et øjebliksbillede. Hvis en leverandør, et materiale eller en produktionsproces ændres, kan den underliggende dokumentation muligvis også ændre sig. Dette er en af grundene til, at et pas ikke bør betragtes som et engangsproject, men som noget, der kræver vedligeholdelse i den tid, produktet er på markedet. I vidensbanken sorteret efter emne finder du mere om, hvordan denne vedligeholdelse ser ud i praksis, og hvilken rolle forskellige afdelinger spiller i den.
Samtalen med din softwareleverandør
Fordi dataene kommer fra flere systemer, er det fornuftigt at diskutere tidligt med din softwareleverandør eller ERP-partner, hvordan disse data registreres, kædes sammen og holdes opdateret. Spørg konkret, hvilke felter de allerede understøtter, og hvilke der stadig skal udfyldes manuelt. Mere om, hvordan prodpas.eu indsamler og behandler disse data, kan du læse på siden om, hvordan det fungerer.
For din egen situation gælder det stadig, at de præcise dokumentationskrav afhænger af din produktgruppe og af regelgivning, der delvis stadig bliver udformet. For et første skøn over, hvad der er relevant for dine produkter, kan du foretage den gratis quick-scan eller gennemgå emnerne i videnbanken.