Misstaget i korthet
Det vanligaste misstag vi ser hos företag är att det digitala produktpasset fylls i som ett fristående dokument, utan att det samordnas med uppgifter som redan finns: försäkeringsdeklarationen, bruksanvisningen, säkerhetsdatabladet eller den tekniska dokumentation som hör till CE-märkningen. Resultatet blir att samma egenskap hos samma produkt beskrivs på två olika sätt på två olika ställen, till exempel en annan materialsammansättning, en annan vikt eller en riskklassificering som inte överensstämmer.
Denna motsägelse uppstår vanligtvis inte på grund av oaktsamhet, utan för att uppgifterna kommer från olika källor och hanteras av olika personer. Den tekniska avdelningen hanterar CE-märkningsdokumentationen, inköp tillhandahåller uppgifter om ursprung och material, och det digitala produktpasset tas ofta upp som ett separat projekt, ibland av en annan kollega eller en extern part. Utan en fastställd process för att jämföra dessa källor förblir skillnader opåtäckta tills någon ställer dem bredvid varandra.
Varför det så ofta går fel
Förordningen för det digitala produktpasset står separat från reglerna för CE-märkning och produktsäkerhet; passet ersätter inte denna dokumentation, utan existerar vid sidan av den. Detta skiljnad är tydlig i förordningens text, men i ett företags praktik blandar sig de två processerna lätt ihop, just för att de handlar om samma produkt och ofta använder samma basuppgifter. Den som inte på förhand fastslår vilken källa som är ledande för vilken uppgift, riskerar att uppdateringar av den tekniska dokumentationen inte automatiskt återspeglas i passet, eller vice versa.
En andra orsak är tidspres. När passet sammanställs kort före en deadline är det lite möjlighet att systematiskt kontrollera uppgifterna mot befintliga dossier. Uppgifterna skrivs då om eller omvärderas i stället för att kopieras från källan som redan fanns. kunskapsbanken med förklaring per ämne tar upp vad ett produktpass exakt behöver och inte behöver innehålla, vilket hjälper till att förebygga denna förvirring på förhand.
Vad som i praktiken går fel
Konkret ser vi framför allt tre situationer återkomma. För det första en materialsammansättning som angavs annorlunda i passet än i säkerhetsdatabladet, till exempel för att en leverantör under tiden har ändrat en råvara och det bara uppdaterades i ett av de två dokumenten. För det andra en produktversion som i passet fortfarande visar den gamla utförningen, medan den tekniska dokumentationen redan har uppdaterats efter en designändring. För det tredje uppgifter som faktiskt är korrekta, men som inte motsvarar den klassificering som tillsynsmyndigheter använder för produktsäkerhet, vilket gör en jämförelse mellan de två dokumenten onödigt svår.
Ingen av dessa situationer är i sig dramatisk, men de gör det svårare för en tillsynsmyndighet att snabbt se att dokumentationen är konsistent. Tillsynsmyndigheter tittar vid en kontroll bland annat på sammanhänget mellan de olika obligatoriska dokumenten för en produkt, och inte bara på passet i sig.
Hur du förhindrar detta
Kärnan i lösningen är enkel att formulera, även om genomförandet kräver uppmärksamhet: fastslå för varje uppgift i passet från vilken befintlig källa den kommer, och se till att en ändring i den källan också leder till en ändring i passet. Det kräver en processägare som överblickar båda dokumentationsströmmarna, i stället för ett pass som sammanställs av en annan avdelning utan insyn i den tekniska dokumentationen.
När du arbetar med en programvaraleverantör för att fylla i eller uppdatera passet är det lämpligt att uttryckligen diskutera hur ändringar i din befintliga produktdokumentation överfördes och hanteras. hur vi samlar in och upprätthåller data visar hur processen ser ut på prodpas.eu. Om du först vill undersöka var ditt företag står på denna punkt, ger den kostnadsfria produktsökningen med ett par frågor en första indikation, utan att detta säger något om din specifika juridiska ställning.
Vad denna artikel inte besvarar
Huruvida din produktdokumentation för närvarande är tillräckligt samordnad och vilka konsekvenser en skillnad mellan dokument kan få i din situation kan inte besvaras på ett allmänt sätt. Det kräver din egen produktdossier och möjligen bedömningen av en jurist eller den behörig tillsynsmyndighet.
Vill du identifiera denna typ av fel tidigt innan de hamnar i din dokumentation? Gör den kostnadsfria snabbsökningen eller bläddra igenom ämnena i de vanliga frågorna om det digitala produktpasset för att se vilken situation som ligger närmast din.