Błąd w skrócie
Najczęstszy błąd, który obserwujemy w firmach, polega na tym, że cyfrowy paszport produktu jest wypełniany jako dokument autonomiczny, bez dostosowania go do danych, które już istnieją: deklaracji zgodności, instrukcji użytkowania, karty informacyjnej o bezpieczeństwie lub dokumentacji technicznej, która towarzyszy znakowi CE. Konsekwencją jest to, że ta sama właściwość tego samego produktu jest opisana inaczej w dwóch miejscach, na przykład inna kompozycja materiału, inna waga lub klasyfikacja ryzyka, która nie jest zgodna.
Ta sprzeczność zwykle nie wynika z niedbalstwa, ale z faktu, że dane pochodzą z różnych źródeł i są zarządzane przez różne osoby. Dział techniczny zarządza dokumentacją znaku CE, zakupy dostarczają dane o pochodzeniu i materiałach, a cyfrowy paszport produktu jest często podejmowany jako osobny projekt, czasami przez innego współpracownika lub stronę trzecią. Bez ustalonego procesu porównywania tych źródeł różnice pozostają niezauważone, dopóki ktoś ich nie porówna.
Dlaczego to tak często się nie udaje
Rozporządzenie dotyczące cyfrowego paszportu produktu jest niezależne od zasad znaku CE i bezpieczeństwa produktu; paszport nie zastępuje dokumentacji, ale istnieje obok niej. To rozróżnienie jest jasne w tekście rozporządzenia, ale w praktyce firmy te dwa procesy łatwo się mieszają, szczególnie dlatego, że dotyczą tego samego produktu i często wykorzystują te same dane podstawowe. Jeśli z góry nie ustali się, które źródło jest wiodące dla którego danego elementu, istnieje ryzyko, że aktualizacje dokumentacji technicznej nie będą automatycznie odzwierciedlane w paszporcie, lub odwrotnie.
Drugą przyczyną jest presja czasu. Jeśli paszport jest opracowywany krótko przed terminem, istnieje niewiele możliwości systematycznego weryfikowania danych w stosunku do istniejących akt. Dane są wówczas przepisywane lub ponownie szacowane zamiast być przejmowane ze źródła, które już tam było. bazie wiedzy z wyjaśnieniami dla każdego tematu zawiera informacje na temat tego, co paszport produktu musi i nie musi zawierać, co pomaga zapobiec tej konfuzji z wyprzedzeniem.
Co się dzieje w praktyce
Konkretnie obserwujemy trzy sytuacje. Po pierwsze, skład materiałowy, który w paszporcie jest podany inaczej niż w karcie informacyjnej o bezpieczeństwie, na przykład dlatego, że dostawca tymczasowo zmienił surowiec i został to zaktualizowany tylko w jednym z dwóch dokumentów. Po drugie, wersja produktu, która w paszporcie wciąż pokazuje starą wersję, podczas gdy dokumentacja techniczna została już zaktualizowana po zmianach w projekcie. Po trzecie, dane, które są faktycznie poprawne, ale nie są zgodne z podziałem stosowanym przez organy nadzoru bezpieczeństwa produktu, co powoduje, że porównanie między dwoma dokumentami jest niepotrzebnie trudne.
Żadna z tych sytuacji sama w sobie nie jest dramatyczna, ale utrudniają one organom nadzoru szybkie stwierdzenie, że dokumentacja jest spójna. Organy nadzoru podczas kontroli zwracają uwagę między innymi na powiązania między różnymi obowiązkowymi dokumentami produktu, a nie tylko na paszport sam w sobie.
Jak to zapobiec
Istota rozwiązania jest prosta do sformułowania, chociaż wdrożenie wymaga uwagi: dla każdego danego elementu w paszporcie określ, z którego istniejącego źródła pochodzi, i upewnij się, że zmiana w tym źródle prowadzi również do zmiany w paszporcie. Wymaga to jednego właściciela procesu, który nadzoruje oba strumienie dokumentacji, zamiast paszportu opracowywanego przez inny dział bez dostępu do dokumentacji technicznej.
Współpracując z dostawcą oprogramowania w celu wprowadzenia lub utrzymania paszportu, warto wyraźnie omówić, w jaki sposób zmiany w istniejącej dokumentacji produktu będą przekazywane i przetwarzane. jak gromadziliśmy i utrzymujesz dane pokazuje, jak wygląda ten proces w prodpas.eu. Jeśli chcesz najpierw sam ocenić, gdzie Twoja firma znajduje się w tym punkcie, to bezpłatne skanowanie produktu z kilkoma pytaniami daje wstępne wskazanie, bez względu na to, co mówi to o Twojej konkretnej sytuacji prawnej.
Co ten artykuł nie odpowiada
Czy dokumentacja produktu jest w tej chwili wystarczająco skoordynowana, a jakie konsekwencje różnica między dokumentami może mieć w Twojej sytuacji, nie można odpowiedzieć w sensie ogólnym. W tym celu potrzebny jest Twój własny plik produktu i ewentualnie opinia prawnika lub właściwego organu nadzoru.
Chcesz takie błędy wczesnie zidentyfikować, zanim trafią do Twojej dokumentacji? Wykonaj bezpłatne skanowanie szybkie lub przejrzyj tematy w najczęściej zadawanych pytaniach dotyczących cyfrowego paszportu produktu aby zobaczyć, która sytuacja jest najbliższa Twojej.