Грешката накратко
Най-честата грешка, която виждаме в компаниите, е че цифровият продуктен паспорт се попълва като самостоятелен документ, без да се съгласува с данни, които вече съществуват: декларацията за съответствие, упътванията за употреба, листа с информация за безопасност или техническата документация, която придружава CE маркировката. Резултатът е че едно и също свойство на един и същ продукт е описано по различен начин на две места, например различна материална композиция, различна тежест или класификация на риска, които не съвпадат.
Това противоречие обикновено не възниква от небрежност, а защото данните идват от различни източници и се управляват от различни хора. Техническият отдел управлява досието за CE маркировката, закупките предоставят данни за произход и материали, а цифровият продуктен паспорт често се приема като отделен проект, понякога от различен колега или външни страни. Без установен процес за сравняване на тези източници, различиятаостават незабелязани, докато някой не ги сравни.
Защо това толкова често се случва
Регламентът за цифровия продуктен паспорт е отделен от правилата за CE маркировка и безопасност на продуктите; паспортът не замества документацията, а съществува отделно от нея. Това разграничение е ясно в текста на регламента, но в практиката на компания двата процеса лесно се бъркат, особено защото се отнасят до един и същ продукт и често използват едни и същи основни данни. Ако не определите предварително кой източник е водещ за кои данни, рискувате актуализациите на технической документация да не се отразят автоматично в паспорта или обратното.
Втора причина е натискът на времето. Когато паспортът се съставя непосредствено преди крайния срок, има малко възможност да се проверят систематично данните спрямо съществуващи досиета. Данните се преписват или се преоценяват вместо да се прехвърлят от вече съществуващия източник. базата знания с обяснения по темата се занимава с това какво точно трябва да съдържа продуктовият паспорт и какво не трябва да съдържа, което помага да се предотврати тази неясноота предварително.
Какво не работи в практиката
Конкретно виждаме три ситуации, които се повтарят. Първо, материална композиция, която в паспорта се указва по различен начин, отколкото в листа с информация за безопасност, например защото един доставчик е променил суровина временно и това е актуализирано само в един от двата документа. Второ, версия на продукта, която в паспорта показва още старото изпълнение, докато технически документацията е вече адаптирана след промяна в дизайна. Трето, данни, които са фактически правилни, но не съответстват на класификацията, която органите за надзор използват за безопасност на продуктите, което прави сравнението между двата документа ненужно затруднено.
Нито една от тези ситуации не е драматична сама по себе си, но те затрудняват органът за надзор бързо да види че документацията е последователна. Органите за надзор проверяват при инспекция между другото съответствието между различните задължителни документи на един продукт, и не само самия паспорт.
Как избягвате това
Ядрото на решението е лесно да се формулира, въпреки че прилагането изисква внимание: установете за всеки данни в паспорта от кой съществуващ източник идва, и се уверете че промяна в този източник води и до промяна в паспорта. Това изисква един мениджър на процеса, който наблюдава обоите документационни потока, вместо паспорт, който се съставя от различен отдел без преглед на технически документация.
Когато работите със софтуерен доставчик за въвеждане или поддържане на паспорта, е целесъобразно да обсъдите изрично как промените в съществуващата ви документация на продукта се предават и обработват. как събираме и поддържаме данни показва как този процес изглежда в prodpas.eu. Ако първо желаете да проверите за себе си в каква позиция се намира вашата компания на този етап, тогава безплатното сканиране на продукт с няколко въпроса дава първоначално указание, без да казва нещо за вашата конкретна правна позиция.
Какво този член не отговаря
Дали вашата документация на продукта в момента е достатъчно съгласувана, и какви последици може да има разлика между документи във вашата ситуация, не може да се отговори по общ начин. За това е необходимо вашето собствено досие на продукта, и евентуално становище на юрист или компетентния контролен орган.
Желаете ли да идентифицирате този вид грешки рано, преди да попадат в вашата документация? Направете безплатното бързо сканиране или прегледайте темите в често задаваните въпроси относно цифровия продуктен паспорт за да видите која ситуација е най-близо до вашата.