Chyba v krátkosti
Najčastejšia chyba, ktorú pozorujeme u spoločností, je tá, že digitálny produktový pas sa vyplňuje ako samostatný dokument bez zladenia s údajmi, ktoré už existujú: vyhlásením o zhode, návodom na použitie, bezpečnostným listom alebo technickou dokumentáciou patriacou k označeniu CE. Výsledkom je, že tá istá vlastnosť toho istého produktu je na dvoch miestach opísaná odlišne, napríklad odlišné zloženie materiálu, odlišná hmotnosť alebo klasifikácia rizika, ktorá nezodpovedá.
Táto rozpor zvyčajne nevznikne z nedbanlivosti, ale preto, že údaje pochádza z rôznych zdrojov a sú spravované rôznymi ľuďmi. Technické oddelenie spravuje spis pre označenie CE, nákup poskytuje údaje o pôvode a materiáloch a digitálny produktový pas sa často riešia ako oddelený projekt, niekedy inými kolegami alebo externými stranami. Bez pevného procesu porovnávania týchto zdrojov zostávajú rozdiely nepovšimnuté, kým ich niekto nedá vedľa seba.
Prečo k tomu tak často dochádza
Nariadenie o digitálnom produktovom pase je nezávislé od pravidiel označenia CE a bezpečnosti produktov; pas tieto dokumentácie nenahrádzajú, ale existuje vedľa nich. Toto rozlíšenie je v texte nariadenia jasné, ale v praxi spoločnosti sa tieto dva procesy ľahko miešajú, práve preto, že ide o ten istý produkt a často sa používajú rovnaké základné údaje. Ak si vopred nezačrtnete, ktorý zdroj je rozhodujúci pre aký údaj, risikujete, že aktualizácie technickej dokumentácie sa automaticky neprejaviť v pase, alebo naopak.
Druhou príčinou je časový tlak. Keď sa pas zostavuje krátko pred uzávierkou, máloktorá príležitosť systematicky kontrolovať údaje voči existujúcim spisu. Údaje sa potom prepíšu alebo znovu odhadnú namiesto prevzatia z údaja, ktorý tam už bol. znalostnej základni s vysvetlením podľa témy zaoberá sa tým, čo musí produktový pas naozaj obsahovať a čo nie, čo pomáha zabrániť tejto zmäteniu.
Čo sa v praxi pokazí
Konkrétne vidíme najmä tri situácie. Po prvé, zloženie materiálu, ktoré sa v pase uvádzajú inak ako v bezpečnostnom liste, napríklad preto, že dodávateľ medzičasom zmenil surovinu a to sa aktualizovalo iba v jednom z dvoch dokumentov. Po druhé, verzia produktu, ktorá v pase stále ukazuje staré spracovanie, zatiaľ čo technická dokumentácia sa už upravila po zmene v konštrukcii. Po tretie, údaje, ktoré sú fakticky správne, ale nepresne sa zhodujú s klasifikáciou, ktorú používajú dohľadové orgány nad bezpečnosťou produktov, čo porovnávanie medzi dvoma dokumentami zbytočne sťažuje.
Žiadna z týchto situácií nie je o sebe dramatická, ale sťažujú dohľadovému orgánu rýchlo vidieť, že dokumentácia je konzistentná. Dohľadové orgány pri kontrole skúmajú mimo iného súvislosť medzi rôznymi povinnými dokumentmi produktu, nielen pas o sebe.
Ako to predídete
Jadro riešenia sa dá formulovať jednoducho, aj keď vykonávanie si vyžaduje pozornosť: pre každý údaj v pase zadajte, z akého existujúceho zdroja pochádza, a zabezpečte, aby zmena v tomto zdroji viedla aj k zmene v pase. To si vyžaduje jedného vlastníka procesu, ktorý má prehľad o oboch dokumentačných tokoch, namiesto pasu, ktorý zostavuje iné oddelenie bez vhľadu do technickej dokumentácie.
Keď pracujete so softvérovým dodávateľom na zadávanie alebo údržbu pasportu, je vhodné explicitne prediskutovať, ako sa zmeny v existujúcej dokumentácii vášho produktu preukazujú a spracovávajú. ako zbierame a vedieme údaje ukazuje, ako vyzerá tento proces na prodpas.eu. Ak si chcete najskôr sami overiť, v akom bode sa vaša spoločnosť nachádza, potom vám dá bezplatné skenovanie produktu s niekoľkými otázkami prvú indikáciu, pričom to nehovorí nič o vašej špecifickej právnej pozícii.
Čo tento článok neodpovedá
To, či je vaša dokumentácia produktu v súčasnosti dostatočne zosúladená a aké dôsledky môže rozdiel medzi dokumentami mať v vašej situácii, sa nedá odpovedať všeobecne. Na to je potrebný váš vlastný produktový súbor a prípadne posúdenie právnika alebo príslušného dohľadného orgánu.
Chcete tieto druhy chýb odhaliť skôr, než sa dostanú do vašej dokumentácie? Vykonajte bezplatnú rýchlu kontrolu alebo prehliadnite tému v často kladených otázkach o digitálnom produktovom pase aby ste videli, ktorá situácia je vám najbližšia.