O erro resumido
O erro mais comum que observamos nas empresas é que o passaporte digital do produto é preenchido como um documento autónomo, sem ser alinhado com dados já existentes: a declaração de conformidade, as instruções de utilização, a ficha de informações de segurança ou a documentação técnica associada à marcação CE. O resultado é que a mesma propriedade do mesmo produto está descrita de forma diferente em dois locais, por exemplo, uma composição de material diferente, um peso diferente ou uma classificação de risco que não corresponde.
Esta contradição geralmente não surge por falta de cuidado, mas porque os dados vêm de diferentes fontes e são geridos por pessoas diferentes. O departamento técnico gere o dossier para a marcação CE, o departamento de compras fornece dados sobre origem e materiais, e o passaporte digital do produto é muitas vezes tratado como um projeto separado, por vezes por um colega diferente ou por uma parte externa. Sem um processo fixo para comparar essas fontes, as diferenças passam despercebidas até alguém as colocar lado a lado.
Por que isto acontece tão frequentemente
O regulamento relativo ao passaporte digital do produto é separado das regras de marcação CE e segurança do produto; o passaporte não substitui essa documentação, mas existe paralelamente a ela. Esta distinção é clara no texto do regulamento, mas na prática de uma empresa, os dois processos facilmente se confundem, justamente porque dizem respeito ao mesmo produto e muitas vezes utilizam os mesmos dados base. Quem não estabelecer antecipadamente qual a fonte principal para cada dado, corre o risco de que as actualizações da documentação técnica não se reflitam automaticamente no passaporte, ou vice-versa.
Uma segunda causa é a pressão do prazo. Quando o passaporte é compilado pouco antes de um prazo, há poucas oportunidades para verificar sistematicamente os dados em relação aos dossiers existentes. Os dados são então reinscritos ou reavaliados em vez de serem copiados da fonte já disponível. a base de conhecimento com explicações por tópico aborda o que exactamente um passaporte de produto deve e não deve conter, o que ajuda a evitar esta confusão antecipadamente.
O que se passa na prática
Concretamente, observamos principalmente três situações. Primeiro, uma composição de material que é indicada de forma diferente no passaporte do que na ficha de informações de segurança, por exemplo, porque um fornecedor alterou uma matéria-prima entretanto e isso foi atualizado apenas num dos dois documentos. Segundo, uma versão de produto que no passaporte ainda mostra a execução antiga, enquanto a documentação técnica já foi adaptada após uma alteração no design. Terceiro, dados que são factualmente corretos, mas não se alinham com a classificação que os reguladores de segurança do produto utilizam, dificultando desnecessariamente uma comparação entre os dois documentos.
Nenhuma destas situações é dramática por si só, mas dificultam a um regulador ver rapidamente que a documentação é consistente. Os reguladores verificam numa inspeção, entre outras coisas, a coerência entre os diferentes documentos obrigatórios de um produto, e não apenas o passaporte em si.
Como evitar isto
O cerne da solução é simples de formular, embora a implementação requeira atenção: para cada dado no passaporte, estabeleça de que fonte existente é extraído e garanta que uma alteração nessa fonte também conduz a uma alteração no passaporte. Isto requer um único proprietário do processo que tenha visão de ambos os fluxos de documentação, em vez de um passaporte compilado por um departamento diferente sem visibilidade sobre a documentação técnica.
Ao trabalhar com um fornecedor de software para introduzir ou manter o passaporte, é útil discutir explicitamente como as alterações na sua documentação de produtos existente serão comunicadas e processadas. como coletamos e mantemos dados mostra como esse processo se parece na prodpas.eu. Se quiser primeiro verificar onde sua empresa está neste ponto, a verificação gratuita de produtos com algumas perguntas oferece uma primeira indicação, sem que isto diga algo sobre sua posição jurídica específica.
O que este artigo não responde
Se sua documentação de produtos está atualmente adequadamente alinhada, e quais consequências uma diferença entre documentos em sua situação pode ter, não pode ser respondido de forma geral. Para isso, é necessário seu próprio dossiê de produtos e, eventualmente, a opinião de um jurista ou da autoridade de supervisão competente.
Quer reconhecer estes tipos de erros cedo, antes que eles cheguem à sua documentação? Faça a verificação rápida gratuita ou percorra os tópicos em as perguntas frequentes sobre o passaporte digital do produto para ver qual situação melhor se adequa à sua.