Το λάθος εν συντομία
Το πιο συνηθισμένο λάθος που παρατηρούμε στις επιχειρήσεις είναι ότι το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος συμπληρώνεται ως ένα αυτόνομο έγγραφο, χωρίς να συμφωνείται με δεδομένα που υπάρχουν ήδη: τη δήλωση συμμόρφωσης, τις οδηγίες χρήσης, το δελτίο δεδομένων ασφάλειας ή την τεχνική τεκμηρίωση που συνοδεύει τη σήμανση CE. Το αποτέλεσμα είναι ότι η ίδια ιδιότητα του ίδιου προϊόντος περιγράφεται διαφορετικά σε δύο σημεία, για παράδειγμα διαφορετική σύνθεση υλικού, διαφορετικό βάρος ή ταξινόμηση κινδύνου που δεν ταιριάζει.
Αυτή η αντίφαση συνήθως δεν προκύπτει από αμέλεια, αλλά επειδή τα δεδομένα προέρχονται από διαφορετικές πηγές και διαχειρίζονται από διαφορετικά άτομα. Το τμήμα τεχνικής υποστήριξης διαχειρίζεται το δοσιμετρικό για τη σήμανση CE, το τμήμα προμηθειών παρέχει δεδομένα για την προέλευση και τα υλικά, και το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος συχνά αναλαμβάνεται ως ξεχωριστό έργο, μερικές φορές από έναν άλλο συνάδελφο ή από ένα εξωτερικό μέρος. Χωρίς καθορισμένη διαδικασία για να συγκριθούν αυτές οι πηγές, οι διαφορές παραμένουν απαρατήρητες έως ότου κάποιος τις τοποθετήσει δίπλα-δίπλα.
Γιατί συμβαίνει αυτό τόσο συχνά
Ο κανονισμός για το ψηφιακό διαβατήριο προϊόντος είναι ανεξάρτητος από τους κανόνες για τη σήμανση CE και την ασφάλεια προϊόντων· το διαβατήριο δεν αντικαθιστά αυτή την τεκμηρίωση, αλλά υπάρχει παράλληλα. Αυτή η διάκριση είναι σαφής στο κείμενο του κανονισμού, αλλά στην πράξη ενός έργου τα δύο εγχειρήματα μπορούν εύκολα να αναμειχθούν, ακριβώς επειδή αφορούν το ίδιο προϊόν και συχνά χρησιμοποιούν τα ίδια βασικά δεδομένα. Όποιος δεν ορίζει εκ των προτέρων ποια πηγή είναι κύρια για ποιο δεδομένο, διατρέχει τον κίνδυνο τα ενημερωθέντα στην τεχνική τεκμηρίωση να μην λειτουργούν αυτόματα στο διαβατήριο ή αντίστροφα.
Δεύτερη αιτία είναι η χρονική πίεση. Όταν το διαβατήριο συντίθεται λίγο πριν από μια προθεσμία, υπάρχει ελάχιστη ευκαιρία για σystematic έλεγχο των δεδομένων έναντι των υπάρχόντων δοσιμετρικών. Τα δεδομένα αντικαθίστανται ή επανεκτιμώνται αντί να αναληφθούν από την πηγή που ήδη υπήρχε. τη βάση γνώσης με επεξήγηση ανά θέμα σχολιάζει τι ακριβώς πρέπει και δεν πρέπει να περιέχει ένα διαβατήριο προϊόντος, το οποίο βοηθά να αποφευχθεί αυτή η σύγχυση εκ των προτέρων.
Τι συμβαίνει στην πράξη
Συγκεκριμένα, παρατηρούμε ιδιαίτερα τρεις καταστάσεις. Πρώτον, μια σύνθεση υλικού που αναφέρεται διαφορετικά στο διαβατήριο από ό,τι στο δελτίο δεδομένων ασφάλειας, για παράδειγμα επειδή ένας προμηθευτής έχει τροποποιήσει ενδιάμεσα μια πρώτη ύλη και αυτό έχει ενημερωθεί μόνο σε ένα από τα δύο έγγραφα. Δεύτερον, μια έκδοση προϊόντος που στο διαβατήριο εξακολουθεί να εμφανίζει την παλαιά εκτέλεση, ενώ η τεχνική τεκμηρίωση έχει ήδη προσαρμοστεί μετά από αλλαγή στο σχεδιασμό. Τρίτον, δεδομένα που είναι βασικώς σωστά, αλλά δεν συμφωνούν με την κατηγοριοποίηση που χρησιμοποιούν οι αρχές εποπτείας για την ασφάλεια προϊόντων, με αποτέλεσμα τη σύγκριση των δύο εγγράφων να γίνεται περιττώς δύσκολη.
Καμία από αυτές τις καταστάσεις δεν είναι αυτή καθαυτή δραματική, αλλά καθιστούν δύσκολο για μια αρχή εποπτείας να δει γρήγορα ότι η τεκμηρίωση είναι συνεπής. Οι αρχές εποπτείας κοιτάζουν σε έλεγχο, μεταξύ άλλων, τη σύνδεση μεταξύ των διαφόρων υποχρεωτικών εγγράφων ενός προϊόντος, και όχι μόνο το ίδιο το διαβατήριο.
Πώς να το αποφύγετε
Η ουσία της λύσης είναι απλή στη διατύπωση, ακόμα κι αν η εκτέλεση απαιτεί προσοχή: για κάθε δεδομένο στο διαβατήριο, ορίστε από ποια υπάρχουσα πηγή προέρχεται και βεβαιωθείτε ότι μια αλλαγή σε αυτή την πηγή οδηγεί επίσης σε αλλαγή στο διαβατήριο. Αυτό απαιτεί έναν ιδιοκτήτη διαδικασίας που βλέπει και τις δύο ροές τεκμηρίωσης, αντί για ένα διαβατήριο που συντίθεται από ένα διαφορετικό τμήμα χωρίς εποπτεία της τεχνικής τεκμηρίωσης.
Όταν συνεργάζεστε με έναν προμηθευτή λογισμικού για την εισαγωγή ή τη διατήρηση του διαβατηρίου, είναι χρήσιμο να συζητήσετε ρητά πώς οι αλλαγές στη σημερινή τεκμηρίωση προϊόντος σας μεταφέρονται και επεξεργάζονται. πώς συλλέγουμε και διατηρούμε δεδομένα δείχνει πώς διαδραματίζεται αυτή η διαδικασία στο prodpas.eu. Εάν θέλετε πρώτα να αξιολογήσετε πού βρίσκεται η εταιρεία σας σε αυτό το σημείο, τότε η δωρεάν σάρωση προϊόντος με μερικές ερωτήσεις δίνει μια πρώτη ένδειξη, χωρίς να λέει κάτι για τη συγκεκριμένη νομική θέση σας.
Τι δεν απαντά αυτό το άρθρο
Εάν η τεκμηρίωση του προϊόντος σας είναι επί του παρόντος επαρκώς συντονισμένη και ποιες συνέπειες μπορεί να έχει μια διαφορά μεταξύ εγγράφων στην κατάστασή σας, δεν μπορεί να απαντηθεί με γενικό τρόπο. Για αυτό χρειάζεστε το δικό σας δοσιέ προϊόντος και πιθανώς τη γνώμη ενός δικηγόρου ή της αρμόδιας αρχής εποπτείας.
Θέλετε να εντοπίσετε τέτοια σφάλματα νωρίς προτού εισχωρήσουν στην τεκμηρίωσή σας; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη σάρωση ή περιηγηθείτε στα θέματα στο τα συχνά ερωτώμενα σχετικά με το ψηφιακό productpaspoort για να δείτε ποια κατάσταση είναι πιο κοντά στη δική σας.