Napaka na kratko
Najpogostejša napaka, ki jo vidimo v podjetjih, je, da se digitalni produktni potni list izpolni kot samostojen dokument, ne da bi ga uskladili s podatki, ki že obstajajo: izjava o skladnosti, navodila za uporabo, varnostni list ali tehnična dokumentacija, ki pripada oznaki CE. Posledica je, da se ista lastnost istega proizvoda na dveh mestih drugače opisuje, na primer drugačna sestava materiala, drugačna teža ali razvrstitev tveganja, ki se ne ujema.
Ta nasprotje običajno ne nastane iz površnosti, ampak ker podatki prihajajo iz različnih virov in jih upravlja več ljudi. Tehnični oddelek upravlja dossier za oznako CE, nabava preskrbi podatke o izvoru in materialih, digitalni produktni potni list pa se pogosto obravnava kot ločen projekt, včasih s strani drugega kolega ali eksterne stranke. Brez fiksnega procesa za primerjavo teh virov ostanejo razlike neopažene, dokler jih nekdo ne postavi druga poleg druge.
Zakaj se to toliko pogosto zgodi
Uredba za digitalni produktni potni list je ločena od pravil za oznako CE in varnost produkt; potni list ne nadomešča te dokumentacije, ampak obstaja ob njej. To razlikovanje je v besedilu uredbe jasno, vendar v praksi podjetja se oba postopka zlahka prepleteta, prav zato ker se nanašata na isti proizvod in pogosto uporabljata enake osnovne podatke. Kdor si vnaprej ne postavi, kateri vir je vodilni za katere podatke, se sooči s tveganjem, da se spremembe tehnične dokumentacije ne prenesejo samodejno v potni list ali obratno.
Drugi razlog je časovni pritisk. Ko se potni list zbira tik pred rokom, je malo možnosti za sistematično preverjanje podatkov v primerjavi z obstoječimi dossierjami. Podatki se nato prepiše ali ponovno ocenijo namesto da se prevzamejo iz vira, ki je že obstajal. bazi znanja s pojasnjali po temah nanašajo se na to, kaj mora produktni potni list natanko vsebovati in kaj ne, kar pomaga preprečiti to zmedo vnaprej.
Kaj se v praksi zgodi narobe
Konkretno vidimo predvsem tri situacije. Prvič, sestava materiala, ki je v potnem listu drugače navedena kot v varnostnem listu, na primer ker je dobavitelj v vmesnem času spremenil surovino in je to posodobljeno samo v enem od obeh dokumentov. Drugič, različica proizvoda, ki v potnem listu še kaže staro različico, medtem ko je tehnična dokumentacija že prilagojena po spremembi v oblikovalski zasnovi. Tretjič, podatki, ki so sicer dejansko pravilni, vendar se ne skladajo s postavitvijo, ki jo uporabljajo nadzorni organi za varnost produkt, zato je primerjava med obema dokumentoma nepotrebno otežena.
Nobena od teh situacij ni sama po sebi dramatična, vendar otežijo nadzornemu organu hitro videti, da je dokumentacija dosledna. Nadzorni organi pri nadzoru gledajo med drugim na koherentnost različnih obveznih dokumentov proizvoda in ne samo na potni list sam po sebi.
Kako temu preprečite
Jedro rešitve je preprosto formulirati, čeprav praksa zahteva pozornost: za vsak podatek v potnem listu zapišite, iz katerega obstoječega vira izhaja, in pazite, da sprememba tega vira vodi tudi do spremembe v potnem listu. To zahteva enega lastnika postopka, ki ima pregled nad obema dokumentacijskima tokoma, namesto da bi potni list sestavljal drugi oddelek brez vpogleda v tehnično dokumentacijo.
Ko sodelujete s ponudnikom programske opreme za vnos ali vzdrževanje potnega lista, je smiselno eksplicitno razpravljati o tem, kako se spremembe v vaši obstoječi dokumentaciji o proizvodu prenašajo in obdelajo. kako zbiramo in vzdrževamo podatke prikazuje, kako ta proces poteka pri prodpas.eu. Če želite prvo za sebe preveriti, kje vaše podjetje stoji na tej točki, vam brezplačni pregled izdelka z nekaj vprašanji daje prvo nakazilo, ne da bi to kaj reklo o vašem posebnem pravnem položaju.
Kaj ta članek ne odgovori
Ali je vaša dokumentacija o proizvodu na tej točki dovolj usklajjena, in katere posledice ima razlika med dokumenti v vaši situaciji, ni mogoče odgovoriti na splošni ravni. Za to potrebujete svojo lastno datoteko o proizvodu in po potrebi mnenje pravnika ali pristojnega nadzornega organa.
Želite te vrste napake zgodaj prepoznati, preden se znajdejo v vaši dokumentaciji? Opravite brezplačni hiter pregled ali si oglejte teme v pogostih vprašanjih o digitalnem produktnem potnem listu da vidite, katera situacija je najbližja vaši.