Chyba v krátkosti
Nejčastější chyba, kterou u podniků vidíme, spočívá v tom, že se digitální produktový pas vyplňuje jako samostatný dokument, bez sladění s údaji, které již existují: prohlášení o shodě, návod k použití, bezpečnostní listy nebo technická dokumentace, která patří k označení CE. Důsledkem je, že stejná vlastnost stejného produktu je na dvou místech popsána jinak, například jiné složení materiálu, jiná hmotnost nebo klasifikace rizika, která si neodpovídá.
Tato nekonzistence obvykle nevzniká z nedbalosti, ale proto, že údaje pocházejí z různých zdrojů a jsou spravovány různými lidmi. Technické oddělení spravuje dokumentaci pro značení CE, nákup poskytuje údaje o původu a materiálech a digitální produktový pas se často řeší jako samostatný projekt, někdy jiným kolegou nebo externí stranou. Bez pevného procesu pro porovnání těchto zdrojů zůstávají rozdíly bez povšimnutí, dokud je někdo neporovná vedle sebe.
Proč k tomu tak často dochází
Nařízení pro digitální produktový pas je oddělené od pravidel pro značení CE a bezpečnost produktů; pas tuto dokumentaci nenahrazuje, ale existuje vedle ní. Toto rozlišení je v textu nařízení jasné, ale v praxi podniku se tyto dva procesy snadno prolínají, právě proto, že se týkají stejného produktu a často používají stejné základní údaje. Pokud si podniky předem neurčí, který zdroj je rozhodující pro která data, riskují, že aktualizace technické dokumentace se automaticky neprojeví v pasu, nebo naopak.
Druhým důvodem je časový tlak. Pokud se pas sestaví krátce před termínem, je jen málo příležitostí systematicky kontrolovat údaje proti existujícím souborům. Údaje se pak překopírují nebo znovu odhadnou, místo aby se převzaly ze zdroje, který již existoval. znalostní bázi s vysvětlením pro jednotlivá témata zabývá se tím, co musí nebo nemusí produktový pas obsahovat, což pomáhá předcházet tomuto zmatku.
Co se v praxi pokazí
Konkrétně vidíme tři situace. Za prvé složení materiálu, které je v pasu uvedeno jinak než v bezpečnostním listě, například proto, že dodavatel mezitím změnil surovinu a to je aktualizováno pouze v jednom z těchto dvou dokumentů. Za druhé verzi produktu, která v pasu stále ukazuje starou verzi, zatímco technická dokumentace již byla aktualizována po změně v návrhu. Za třetí údaje, které jsou fakticky správné, ale neodpovídají třídění, které používají inspekční orgány pro bezpečnost produktů, což ztěžuje porovnání mezi dvěma dokumenty.
Ani jedna z těchto situací není sama o sobě dramatická, ale ztěžují inspekčnímu orgánu rychle vidět, že je dokumentace konzistentní. Inspekční orgány se při kontrole zaměřují mimo jiné na soudržnost mezi různými povinnými dokumenty produktu, a ne pouze na pas sám o sobě.
Jak se tomu vyhnout
Jádro řešení se snadno formuluje, ačkoli jeho provedení vyžaduje pozornost: pro každý údaj v pasu určete, ze kterého existujícího zdroje pochází, a zajistěte, aby změna v tomto zdroji vedla také ke změně v pasu. To vyžaduje jednoho vlastníka procesu, který má přehled o obou dokumentačních tocích, místo pasu, který se sestavuje jiným oddělením bez vhledu do technické dokumentace.
Pokud pracujete se softwarovým dodavatelem na zadáváním nebo údržbou pasportu, je vhodné explicitně si ujasnit, jak budou změny ve vaší stávající produktové dokumentaci předávány a zpracovávány. jak shromažďujeme a vedeme údaje ukazuje, jak vypadá tento proces u prodpas.eu. Chcete-li se nejprve sami ujistit, na jaké úrovni se vaše společnost v tomto bodě nachází, poskytne bezplatná scan produktu s několika otázkami první indikaci, aniž by to něco vypovídalo o vaší specifické právní pozici.
Co tento článek neodpovídá
Zda je vaše produktová dokumentace v současnosti dostatečně vzájemně sladěna a jaké důsledky může rozdíl mezi dokumenty ve vaší situaci mít, nelze odpovědět obecně. K tomu je potřeba váš vlastní soubor produktů a případně posouzení právníka nebo příslušného regulačního orgánu.
Chcete-li detekovat tento typ chyb brzy, než se dostanou do vaší dokumentace? Proveďte bezplatnou quick-scan nebo si prohlédněte témata v nejčastěji kladené otázky týkající se digitálního produktpasportu abyste viděli, která situace se nejvíce podobá té vaší.