A hiba röviden
A leggyakoribb hiba, amelyet vállalatoknál tapasztalunk, hogy a digitális termékútlevelet önálló dokumentumként töltik ki, anélkül, hogy összecsiszolnák a már létező adatokkal: a megfelelőségi nyilatkozattal, a használati útmutatóval, a biztonsági adatlap vagy a CE-jelöléssel járó műszaki dokumentációval. Ennek az az eredménye, hogy ugyanannak a terméknek ugyanez a tulajdonsága két helyen eltérően van leírva, például eltérő anyagösszetétel, eltérő tömeg vagy nem megfelelő kockázatbesorolás.
Ez az ellentmondás általában nem gondatlanságból keletkezik, hanem azért, mert az adatok különböző forrásokból származnak és különböző személyek kezelik azokat. A műszaki osztály felügyeli a CE-jelöléshez szükséges mappát, a beszerzés szolgáltat adatokat az eredet és az anyagok tekintetében, és a digitális termékútlevelet gyakran külön projektként veszik fel, néha más munkatárs vagy külső partner által. Anélkül, hogy rögzített folyamat lenne ezeknek a forrásoknak az összehasonlítására, az eltérések észrevétlenek maradnak, amíg valaki egymás mellé nem helyezi őket.
Miért gyakran nem sikerül
A digitális termékútlevél verordelet különálló a CE-jelölésre és a termékbiztonsággal kapcsolatos szabályoktól; az útlevél nem helyettesíti ezt a dokumentációt, hanem mellett létezik. Ez a különbség a rendelet szövegében világos, de a vállalat gyakorlatában a két folyamat könnyen keveredik, éppen azért, mert ugyanarról a termékről szólnak, és gyakran ugyanazokat az alapadatokat használják. Aki előzetesen nem rögzíti, hogy melyik forrás mely adatokra vonatkozóan meghatalmazott, kockáztatja, hogy a műszaki dokumentáció frissítéseit nem automatikusan dolgozzák fel az útlevélben, vagy fordítva.
A második ok az időnyomás. Ha az útlevelet röviddel a határidő előtt állítják össze, akkor kevés lehetőség van az adatok szisztematikus ellenőrzésére a meglévő mappák alapján. Az adatokat ekkor átírják vagy újra megbecsülik ahelyett, hogy a már létező forrásból átvennék azokat. tudásalap témánkénti magyarázataiban kitér arra, hogy a termékútlevél pontosan mit kell és mit nem kell tartalmaznia, ami segít ennek a félreértésnek a megelőzésében.
Mi megy rosszul a gyakorlatban
Konkrétan három helyzet fordul elő leginkább. Először is egy anyagösszetétel, amely az útlevélben eltérően van feltüntetve, mint a biztonsági adatlapon, például azért, mert egy beszállító közben módosított egy alapanyagot, és azt csak az egyik vagy a másik dokumentumban frissítették. Másodszor egy termékváltozat, amely az útlevélben még a régi kialakítást mutatja, miközben a műszaki dokumentáció már módosult a terv módosítása után. Harmadszor olyan adatok, amelyek ténylegesen helyesek ugyan, de nem esnek egybe azzal a besorolással, amelyet az olyan felügyelettel foglalkozó hatóságok alkalmaznak, amely a termékbiztonságot érinti, így a két dokumentum közötti összehasonlítás szükségtelenül nehézzé válik.
Egyetlen ilyen helyzet sem katasztrofális önmagában, de megnehezítik azt a felügyeleti szervezetnek, hogy gyorsan lássa, hogy a dokumentáció konzisztens. A felügyeleti szervezetek az ellenőrzés során többek között a termék különböző kötelező dokumentumaival való kapcsolatra néznek, nem csak magára az útlevélre.
Hogyan kerülheti el ezt
A megoldás lényege egyszerűen megfogalmazható, bár a végrehajtás gondosságot igényel: az útlevél minden adatához rögzítse, hogy melyik már meglévő forrásból származik, és gondoskodjon róla, hogy az adott forrás módosítása az útlevélben is módosításhoz vezessen. Ez egy olyan folyamat-tulajdonos szükségletét jelenti, aki mindkét dokumentációfolyamot felügyeli, ahelyett hogy egy másik osztály által összeállított útlevél lenne, amely nem látja a műszaki dokumentációt.
Amikor szoftverszállítóval dolgozik a passzport beviteléhez vagy karbantartásához, érdemes explicit módon megbeszélni, hogy a meglévő termékalakdokumentáció módosításai hogyan kerülnek átadásra és feldolgozásra. hogyan gyűjtünk és tartunk fenn adatokat megmutatja, hogyan néz ki ez a folyamat a prodpas.eu-nál. Ha előbb szeretné magának megvizsgálni, hogy cége ezen a ponton hol áll, az ingyenes termékscan néhány kérdéssel egy első jelzést ad, anélkül, hogy ezt az Ön specifikus jogi helyzetéről mondaná.
Amit ez a cikk nem válaszol meg
Hogy termékalakdokumentációja jelenleg megfelelően összhangban van-e, és hogy a dokumentumok közötti eltérésnek milyen következményei lehetnek az Ön helyzetében, általános értelemben nem válaszolható meg. Ehhez szükség van az Ön saját termékdossziéjára, és szükség esetén egy jogász vagy a kompetens felügyeleti hatóság véleményére.
Szeretné korán felfedezni az ilyen típusú hibákat, mielőtt termékalakdokumentációjába kerülnének? Végezze el az ingyenes quick-scant, vagy böngéssze át a témákat digitális termékútlevél – gyakran feltett kérdések hogy meglássa, mely helyzet áll legközelebb az Övéhez.