Greșeala pe scurt
Cea mai frecventă greșeală pe care o observăm la companii este că pașaportul digital de produs este completat ca document independent, fără a fi aliniat cu datele care există deja: declarația de conformitate, instrucțiunile de utilizare, fișa cu informații privind siguranța sau documentația tehnică care însoțește marcajul CE. Consecința este că aceeași proprietate a aceluiași produs este descrisă diferit în două locuri, de exemplu o compoziție diferită a materialului, o greutate diferită, sau o clasificare a riscului care nu corespunde.
Această contradicție nu apare de obicei din neglijență, ci pentru că datele provin din surse diferite și sunt gestionate de oameni diferiți. Departamentul tehnic gestionează dosarul pentru marcajul CE, achiziții furnizează date despre origine și materiale, iar pașaportul digital de produs este adesea abordat ca un proiect separat, uneori de către un coleg diferit sau o parte externă. Fără un proces stabil pentru compararea acestor surse, diferențele rămân neobservate până când cineva le pune alături.
De ce se întâmplă atât de des
Reglementarea pentru pașaportul digital de produs este separată de regulile pentru marcajul CE și siguranța produselor; pașaportul nu înlocuiește acea documentație, ci există alături de aceasta. Această distincție este clară în textul reglementării, dar în practică unei companii cele două procese se amestecă ușor, tocmai pentru că se referă la același produs și folosesc adesea aceleași date de bază. Dacă nu se stabilește dinainte care sursă este conducătoare pentru care dată, riscați ca actualizările la documentația tehnică să nu funcționeze automat în pașaport, sau invers.
O a doua cauză este presiunea timpului. Când pașaportul este asamblat puțin înainte de termenă, există puțin timp pentru a verifica sistematic datele în raport cu dosarele existente. Datele sunt apoi retipărite sau reevaluate în loc să fie preluate din sursa care era deja acolo. baza de cunoștințe cu explicații pe subiecte se referă la ceea ce trebuie să conțină exact un pașaport de produs și ce nu, ceea ce ajută la evitarea acestei confuzii din timp.
Ce se întâmplă în practică
Concret, observăm în principal trei situații. În primul rând, o compoziție a materialului care este menționată diferit în pașaport decât în fișa cu informații privind siguranța, de exemplu pentru că un furnizor a modificat o materie primă în timp și aceasta a fost actualizată doar într-una dintre cele două documente. În al doilea rând, o versiune de produs care în pașaport afișează încă versiunea veche, în timp ce documentația tehnică a fost deja ajustată după o modificare în proiectare. În al treilea rând, date care sunt de fapt corecte, dar nu se aliniază cu clasificarea pe care o utilizează autoritățile de supraveghere pentru siguranța produselor, ceea ce face comparația dintre cele două documente nejustificat dificilă.
Nici una dintre aceste situații nu este dramatică în sine, dar fac mai dificil pentru o autoritate de supraveghere să vadă rapid că documentația este consecventă. Autoritățile de supraveghere examinează, în cadrul unei inspecții, printre altele coerența dintre diferitele documente obligatorii ale unui produs, și nu doar pașaportul în sine.
Cum evitați aceasta
Esența soluției este simplă de formulat, chiar dacă implementarea cere atenție: stabiliți pentru fiecare dată din pașaport din ce sursă existentă provine, și asigurați-vă că o modificare în acea sursă duce și la o modificare în pașaport. Aceasta necesită un proprietar de proces unic care să supravegheaze ambele fluxuri de documentație, în loc de un pașaport care este asamblat de un alt departament fără vizibilitate asupra documentației tehnice.
Atunci când lucrați cu un furnizor de software pentru introducerea sau menținerea pasaportului, este util să discutați în mod explicit cum sunt transmise și procesate modificările în documentația produsului dvs. existentă. cum colectăm și menținem datele arată cum arată acel proces la prodpas.eu. Dacă doriți mai întâi să verificați pentru dvs. înșivă unde se află compania dvs. în acest moment, atunci oferă scanarea gratuită a produsului cu câteva întrebări o primă indicație, fără ca aceasta să spună ceva despre poziția dvs. juridică specifică.
Ce nu răspunde acest articol
Indiferent dacă documentația produsului dvs. este în acest moment suficient coordonată una cu cealaltă, și ce consecințe poate avea o diferență între documente în situația dvs., nu poate fi răspuns în sens general. Pentru aceasta, aveți nevoie de propriul dosar de produs și eventual de opinia unui jurist sau a autorității de supraveghere competente.
Doriți să identificați mai devreme acest tip de erori înainte ca acestea să ajungă în documentația dvs.? Faceți scanarea gratuită quick-scan sau răsfoiți subiectele din întrebări frecvente despre pasaportul digital al produsului pentru a vedea care situație se potrivește cel mai bine cu a dvs.