El error en resumen
El error más común que observamos en las empresas es que el pasaporte de producto digital se rellena como un documento independiente, sin alinearlo con los datos que ya existen: la declaración de conformidad, las instrucciones de uso, la ficha de datos de seguridad o la documentación técnica que acompaña al marcado CE. El resultado es que la misma propiedad del mismo producto aparece descrita de manera diferente en dos lugares, por ejemplo una composición de materiales diferente, un peso distinto, o una clasificación de riesgos que no coincide.
Esta contradicción suele surgir no por falta de diligencia, sino porque los datos proceden de diferentes fuentes y son gestionados por diferentes personas. El departamento técnico gestiona el expediente para el marcado CE, la compra proporciona datos sobre origen y materiales, y el pasaporte de producto digital a menudo se aborda como un proyecto separado, a veces por un colega diferente o por una tercera parte externa. Sin un proceso establecido para comparar estas fuentes, las diferencias pasan desapercibidas hasta que alguien las sitúa lado a lado.
Por qué esto ocurre con tanta frecuencia
La normativa relativa al pasaporte de producto digital es independiente de las normas sobre marcado CE y seguridad de productos; el pasaporte no sustituye esa documentación, sino que coexiste con ella. Esta distinción es clara en el texto de la normativa, pero en la práctica empresarial las dos líneas de trabajo se solapan fácilmente, precisamente porque tratan del mismo producto y a menudo utilizan los mismos datos básicos. Quienquiera que no establezca de antemano cuál es la fuente determinante para cada dato, corre el riesgo de que las actualizaciones de la documentación técnica no se reflejen automáticamente en el pasaporte, o viceversa.
Una segunda causa es la presión de los plazos. Cuando el pasaporte se elabora poco antes de una fecha límite, hay poco tiempo para verificar sistemáticamente los datos con los expedientes existentes. Los datos se recopian o se reestiman en lugar de tomarse de la fuente que ya estaba disponible. el banco de conocimientos con explicaciones por tema aborda qué debe y qué no debe contener exactamente un pasaporte de producto, lo que ayuda a evitar esta confusión de antemano.
Lo que ocurre en la práctica
Concretamente, vemos tres situaciones que se repiten con frecuencia. En primer lugar, una composición de materiales que se indica de manera diferente en el pasaporte que en la ficha de datos de seguridad, por ejemplo porque un proveedor ha modificado una materia prima intermedia y esto se ha actualizado solo en uno de los dos documentos. En segundo lugar, una versión del producto que en el pasaporte muestra aún la ejecución antigua, mientras que la documentación técnica ya ha sido adaptada tras un cambio en el diseño. En tercer lugar, datos que son correctos en cuanto a los hechos, pero no se ajustan a la clasificación que utilizan las autoridades competentes en materia de seguridad de productos, lo que hace innecesariamente difícil una comparación entre los dos documentos.
Ninguna de estas situaciones es en sí misma dramática, pero dificultan que una autoridad competente vea rápidamente que la documentación es coherente. Las autoridades competentes revisan en una inspección, entre otras cosas, la coherencia entre los distintos documentos obligatorios de un producto, y no solo el pasaporte en sí mismo.
Cómo evitar esto
El núcleo de la solución es simple de formular, aunque su aplicación requiere atención: para cada dato del pasaporte, establezca de cuál es la fuente existente de la que procede, y asegúrese de que cualquier cambio en esa fuente también dé lugar a un cambio en el pasaporte. Esto requiere un propietario único del proceso que tenga una visión general de ambas líneas de documentación, en lugar de un pasaporte que sea elaborado por un departamento diferente sin visibilidad de la documentación técnica.
Cuando trabaja con un proveedor de software para introducir o mantener el pasaporte, es conveniente discutir explícitamente cómo se comunican y procesan los cambios en su documentación de producto existente. cómo recopilamos y mantenemos datos muestra cómo se ve ese proceso en prodpas.eu. Si primero desea verificar dónde se encuentra su empresa en este aspecto, entonces el escaneo de producto gratuito con algunas preguntas proporciona una primera indicación, sin que esto diga nada sobre su posición jurídica específica.
Lo que este artículo no responde
Si su documentación de producto está suficientemente coordinada en este momento, y qué consecuencias puede tener una diferencia entre documentos en su situación, no se puede responder en términos generales. Para ello, se requiere su propio expediente de producto y, posiblemente, la opinión de un abogado o la autoridad de vigilancia competente.
¿Desea detectar este tipo de errores temprano antes de que lleguen a su documentación? Realice el análisis rápido gratuito u hojee los temas en las preguntas frecuentes sobre el pasaporte de producto digital para ver qué situación se ajusta más a la suya.