Der Fehler in Kürze
Der häufigste Fehler, den wir in Unternehmen beobachten, ist, dass der digitale Produktpass als eigenständiges Dokument ausgefüllt wird, ohne ihn mit bereits vorhandenen Daten abzustimmen: die Konformitätserklärung, die Gebrauchsanleitung, das Sicherheitsdatenblatt oder die technische Dokumentation, die zur CE-Kennzeichnung gehört. Die Folge ist, dass dieselbe Eigenschaft desselben Produkts an zwei Stellen unterschiedlich beschrieben wird, beispielsweise eine unterschiedliche Materialzusammensetzung, ein anderes Gewicht oder eine Risikoeinstufung, die nicht übereinstimmt.
Dieser Widerspruch entsteht in der Regel nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil die Daten aus verschiedenen Quellen stammen und von verschiedenen Personen verwaltet werden. Die technische Abteilung verwaltet das Dossier für die CE-Kennzeichnung, der Einkauf liefert Daten über Herkunft und Materialien, und der digitale Produktpass wird oft als separates Projekt aufgegriffen, manchmal von einem anderen Kollegen oder einer externen Partei. Ohne ein festes Verfahren zum Vergleich dieser Quellen bleiben Unterschiede unbemerkt, bis jemand sie nebeneinander legt.
Warum dies so oft schiefgeht
Die Verordnung für den digitalen Produktpass ist unabhängig von den Regeln für CE-Kennzeichnung und Produktsicherheit; der Pass ersetzt diese Dokumentation nicht, sondern besteht neben ihr. Diese Unterscheidung ist im Text der Verordnung klar, aber in der Praxis eines Unternehmens vermischen sich die beiden Abläufe leicht, gerade weil sie sich auf dasselbe Produkt beziehen und oft dieselben Basisdaten verwenden. Wer nicht vorher festlegt, welche Quelle für welche Daten maßgeblich ist, läuft Gefahr, dass Aktualisierungen der technischen Dokumentation nicht automatisch in den Pass einfließen oder umgekehrt.
Eine zweite Ursache ist Zeitdruck. Wenn der Pass kurz vor einer Frist zusammengestellt wird, besteht wenig Gelegenheit, Daten systematisch gegen bestehende Dossiers zu überprüfen. Die Daten werden dann umgetippt oder neu geschätzt, anstatt aus der bereits vorhandenen Quelle übernommen zu werden. der Wissensdatenbank mit Erläuterungen pro Thema geht darauf ein, was ein Produktpass genau enthalten muss und nicht enthalten muss, was hilft, diese Verwirrung im Voraus zu vermeiden.
Was in der Praxis schiefgeht
Konkret sehen wir vor allem drei Situationen. Erstens eine Materialzusammensetzung, die im Pass anders angegeben wird als im Sicherheitsdatenblatt, beispielsweise weil ein Lieferant einen Rohstoff zwischenzeitlich geändert hat und dies nur in einem der beiden Dokumente aktualisiert wurde. Zweitens eine Produktversion, die im Pass noch die alte Ausführung zeigt, während die technische Dokumentation bereits nach einer Designänderung angepasst wurde. Drittens Daten, die sachlich korrekt sind, aber nicht mit der Einteilung übereinstimmen, die Aufsichtsbehörden für die Produktsicherheit verwenden, weshalb ein Vergleich zwischen den beiden Dokumenten unnötig erschwert wird.
Keine dieser Situationen ist für sich genommen dramatisch, aber sie erschweren es einem Aufsichtsbeamten, schnell zu erkennen, dass die Dokumentation konsistent ist. Aufsichtsbeamte prüfen bei einer Kontrolle unter anderem die Kohärenz zwischen den verschiedenen erforderlichen Dokumenten eines Produkts und nicht nur den Pass selbst.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern der Lösung lässt sich einfach formulieren, auch wenn die Umsetzung Aufmerksamkeit erfordert: Legen Sie für jede Angabe im Pass fest, aus welcher bestehenden Quelle sie stammt, und stellen Sie sicher, dass eine Änderung dieser Quelle auch zu einer Änderung im Pass führt. Dies erfordert einen Prozesseigentümer, der beide Dokumentationsabläufe übersieht, anstatt einen Pass, der von einer anderen Abteilung ohne Einblick in die technische Dokumentation zusammengestellt wird.
Wenn Sie mit einem Softwareanbieter zusammenarbeiten, um das Passdokument einzugeben oder zu pflegen, ist es sinnvoll, explizit zu besprechen, wie Änderungen in Ihrer vorhandenen Produktdokumentation weitergegeben und verarbeitet werden. wie wir Daten sammeln und pflegen zeigt, wie dieser Prozess bei prodpas.eu aussieht. Wenn Sie zunächst für sich selbst prüfen möchten, wo sich Ihr Unternehmen an dieser Stelle befindet, bietet der kostenlose Product-Scan mit einigen Fragen einen ersten Anhaltspunkt, ohne dass dies etwas über Ihre spezifische rechtliche Position aussagt.
Was dieser Artikel nicht beantwortet
Ob Ihre Produktdokumentation derzeit ausreichend aufeinander abgestimmt ist und welche Folgen ein Unterschied zwischen Dokumenten in Ihrer Situation haben kann, lässt sich nicht allgemein beantworten. Dafür ist Ihr eigenes Produktdossier erforderlich und möglicherweise die Stellungnahme eines Juristen oder der zuständigen Aufsichtsbehörde.
Möchten Sie solche Fehler frühzeitig erkennen, bevor sie in Ihre Dokumentation eindringen? Führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in den häufig gestellten Fragen zum digitalen Produktpass um zu sehen, welche Situation der Ihrigen am nächsten kommt.