Greška ukratko
Najčešća greška koju vidimo u poduzećima je da se digitalna putovnica proizvoda popunjava kao samostalan dokument, bez usklađivanja s podacima koji već postoje: izjava o sukladnosti, upute za uporabu, sigurnosni list podataka ili tehnička dokumentacija koja se odnosi na CE oznaku. Rezultat je da se ista svojstva istog proizvoda na dva mjesta opisuju drugačije, na primjer drugačiji sastav materijala, drugačija težina ili klasifikacija rizika koja se ne podudara.
Ta proturječnost obično ne nastaje zbog nemarnosti, već zato što podaci dolaze iz različitih izvora i upravlja ih različiti broj osoba. Tehnički odjel upravlja dosjeom za CE oznaku, nabava pruža podatke o podrijetlu i materijalima, a digitalna putovnica proizvoda često se obrađuje kao odvojen projekt, ponekad od strane drugog kolege ili vanjske strane. Bez čvrstog procesa za usporedbu ovih izvora, razlike ostaju neprimijećene dok ih netko ne postavi jedno pored drugoga.
Zašto se to tako često dogodi
Uredba o digitalnoj putovnici proizvoda odvojena je od pravila o CE oznaci i sigurnosti proizvoda; putovnica ne zamjenjuje tu dokumentaciju, već postoji uz nju. Ta je razlika jasna u tekstu uredbe, ali u praksi poduzeća ta dva toka lako se miješaju, upravo zato što se odnose na isti proizvod i često koriste iste osnovne podatke. Tko unaprijed ne odredi koji je izvor vodilac za koji podatak, rizikuje da se ažuriranja tehnička dokumentacija ne primijene automatski u putovnicu, ili obrnuto.
Drugi uzrok je vremenski pritisak. Kada se putovnica sastavlja kratko prije roka, malo je mogućnosti da se sistematski provjere podaci prema postojećim dosjeima. Podaci se tada ponovno upišu ili ponovno procijene umjesto da se preuzmete iz izvora koji je već bio dostupan. bazi znanja s objašnjenjem po temi bavi se onim što putovnica proizvoda zapravo trebala i ne trebala sadržavati, što pomaže da se ta zbunjenost unaprijed izbjegne.
Što se u praksi ide po zlu
Konkretno, vidimo tri česte situacije. Prije svega, sastav materijala koji se u putovnici navodi drugačije nego u sigurnosnom listu podataka, na primjer jer je dobavljač privremeno promijenio sirovinu i to je ažurirano samo u jednom od dva dokumenta. Drugo, verzija proizvoda koja u putovnici još prikazuje staru izvedbu, dok je tehnička dokumentacija već prilagođena nakon promjene u dizajnu. Treće, podaci koji su faktički točni, ali se ne podudaraju s klasifikacijom koju koriste nadzorni organi za sigurnost proizvoda, što oteža usporedbu između dva dokumenta.
Nijedna od tih situacija sama po sebi nije dramatična, ali nadzornom organu otežavaju brzo vidi da je dokumentacija konzistentna. Nadzorni organi pri kontroli između ostalog gledaju skladnost između različitih obveznih dokumenata proizvoda, a ne samo na samu putovnicu.
Kako to izbjegnuti
Suština rješenja je jednostavna za formulirati, iako je izvedba zahtijeva pozornost: za svaki podatak u putovnici odredite iz kojeg postojećeg izvora dolazi, i pazite da promjena u tom izvoru dovede do promjene u putovnici. To zahtijeva jedan vlasnik procesa koji nadzire oba toka dokumentacije, umjesto putovnice koju sastavlja drugi odjel bez uvida u tehničku dokumentaciju.
Kada radite sa softverskim dobavljačem na unošenju ili održavanju pasporta, preporučuje se da eksplicitno razgovarate o tome kako se promjene u vašoj postojećoj dokumentaciji proizvoda prenose i obrađuju. kako prikupljamo i održavamo podatke prikazuje kako taj proces izgleda kod prodpas.eu. Ako prvo želite provjeriti gdje se vaše poduzeće nalazi na ovoj točki, slobodno besplatno skeniranje proizvoda sa nekoliko pitanja daje prvi početni uvid, bez da to ukazuje na vašu specifičnu pravnu poziciju.
Što ovaj članak ne odgovara
Jesu li vaši proizvodni dokumenti u ovom trenutku dovoljno usklađeni jedni s drugima, i koje posljedice razlika između dokumenata u vašoj situaciji može imati, nije moguće odgovoriti na opći način. Za to vam je potreban vlastiti proizvodni dosje, i eventualno mišljenje pravnika ili nadležnog nadzornog tijela.
Želite li ovu vrstu grešaka prepoznati ranije prije nego što stignu u vašu dokumentaciju? Napravite besplatnu brzu provjeru ili pregledajte teme u često postavljanim pitanjima o digitalnom productpasportu da vidite koja situacija je najbliža vašoj.