Fejlen i kort form
Den mest almindelige fejl, som vi ser på virksomheder, er at det digitale produktpas udfyldes som et selvstændigt dokument uden tilpasning til oplysninger, der allerede findes: overensstemmelseserklæringen, brugervejledningen, sikkerhedsdatabladet eller den tekniske dokumentation, der hører til CE-mærkningen. Resultatet er, at den samme egenskab ved samme produkt er beskrevet forskelligt to steder, for eksempel en anden materialsammensætning, en anden vægt eller en risikoclassificering, der ikke stemmer overens.
Denne uoverensstemmelse opstår normalt ikke på grund af uagtsomhed, men fordi oplysningerne kommer fra forskellige kilder og administreres af forskellige mennesker. Den tekniske afdeling administrerer dokumentationen for CE-mærningen, indkøb leverer oplysninger om oprindelse og materialer, og det digitale produktpas bliver ofte håndteret som et separat projekt, nogle gange af en anden kollega eller en ekstern part. Uden en fast proces til at sammenligne disse kilder, bliver forskelle ikke opdaget, før nogen lægger dem ved siden af hinanden.
Hvorfor det så ofte går galt
Forordningen for det digitale produktpas er adskilt fra reglerne for CE-mærkning og produktsikkerhed; passet erstatter ikke denne dokumentation, men findes ved siden af den. Denne skelnen er klar i forordningens ordlyd, men i en virksomheds praksis blandes de to processer let, netop fordi de vedrører samme produkt og ofte bruger samme grunddata. Hvis det ikke fastsættes på forhånd, hvilken kilde der er styrende for hvilke oplysninger, risikerer man, at opdateringer til den tekniske dokumentation ikke automatisk afspejles i passet, eller omvendt.
En anden årsag er tidspres. Når passet bliver sammensat kort før en deadline, er der lille mulighed for systematisk at kontrollere oplysninger mod eksisterende dokumenter. Oplysningerne bliver så omtastet eller revurderet i stedet for at blive overtaget fra den kilde, der allerede var tilgængelig. videnbanken med forklaring pr. emne handler om, hvad et produktpas præcist skal og ikke skal indeholde, hvilket hjælper med at forhindre denne forvirring på forhånd.
Hvad der går galt i praksis
Konkret ser vi især tre situationer dukke op. For det første en materialsammensætning, der i passet er angivet anderledes end i sikkerhedsdatabladet, for eksempel fordi en leverandør midtvejs har ændret en råstof, og det kun er blevet opdateret i et af de to dokumenter. For det andet en produktversion, der i passet stadig viser den gamle udførelse, mens den tekniske dokumentation allerede er tilpasset efter en designændring. For det tredje oplysninger, der faktisk er korrekte, men ikke stemmer overens med den klassificering, som tilsynsmyndigheder anvender for produktsikkerhed, hvilket gør en sammenligning mellem de to dokumenter unødvendigt vanskelig.
Ingen af disse situationer er i sig selv dramatisk, men de gør det vanskeligere for en tilsynsmyndighed hurtigt at se, at dokumentationen er konsistent. Tilsynsmyndighederne ser blandt andet på sammenhængen mellem de forskellige obligatoriske dokumenter for et produkt under en kontrol, og ikke kun på selve passet.
Hvordan du undgår dette
Kernen i løsningen er simpel at formulere, selv om gennemførelsen kræver opmærksomhed: for hver oplysning i passet skal du fastlægge, hvilken eksisterende kilde den stammer fra, og sikre, at en ændring i denne kilde også fører til en ændring i passet. Det kræver en procesansvarlig, der har overblik over begge dokumentationsstrømme, i stedet for et pas, der sammensat af en anden afdeling uden indsigt i den tekniske dokumentation.
Når du arbejder med en softwareudbyder om at indtaste eller vedligeholde passet, er det fornuftigt at diskutere eksplicit, hvordan ændringer i din eksisterende produktdokumentation bliver videregivet og behandlet. hvordan vi indsamler og vedligeholder data viser, hvordan denne proces ser ud hos prodpas.eu. Hvis du først vil kontrollere din egen position på dette punkt, giver den gratis produktscan med nogle få spørgsmål en første indikation, uden at dette siger noget om din specifikke juridiske stilling.
Hvad denne artikel ikke besvarer
Om din produktdokumentation på nuværende tidspunkt er tilstrækkeligt tilpasset hinanden, og hvilke konsekvenser en forskel mellem dokumenter kan have i din situation, kan ikke besvares på generel vis. Til det formål har du brug for din egen produktdossier, og eventuelt vurderingen fra en jurist eller den relevante tilsynsmyndighed.
Vil du opdage denne slags fejl tidligt, før de kommer ind i din dokumentation? Udfør den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i de ofte stillede spørgsmål om det digitale produktpaspoort for at se, hvilken situation der ligger tættest på din.