L'erreur en bref
L'erreur la plus courante que nous observons chez les entreprises est que le passeport numérique du produit est rempli comme un document indépendant, sans l'aligner sur les données qui existent déjà : la déclaration de conformité, le mode d'emploi, la fiche de données de sécurité ou la documentation technique associée au marquage CE. Il en résulte que la même propriété du même produit est décrite différemment à deux endroits, par exemple une composition matérielle différente, un poids différent, ou une classification des risques qui ne correspond pas.
Cette contradiction n'est généralement pas le résultat d'une négligence, mais du fait que les données proviennent de sources différentes et sont gérées par différentes personnes. Le département technique gère le dossier pour le marquage CE, l'approvisionnement fournit les données sur l'origine et les matériaux, et le passeport numérique du produit est souvent abordé comme un projet distinct, parfois par un autre collègue ou un tiers externe. Sans un processus établi pour comparer ces sources, les différences restent inaperçues jusqu'à ce que quelqu'un les examine côte à côte.
Pourquoi cela échoue si souvent
Le règlement relatif au passeport numérique du produit est distinct des règles concernant le marquage CE et la sécurité des produits ; le passeport ne remplace pas cette documentation, il existe à côté. Cette distinction est claire dans le texte du règlement, mais dans la pratique d'une entreprise, les deux processus se chevauchent facilement, précisément parce qu'ils concernent le même produit et utilisent souvent les mêmes données de base. Si l'on n'établit pas à l'avance quelle source est déterminante pour quelle donnée, on risque que les mises à jour de la documentation technique ne se répercutent pas automatiquement dans le passeport, ou inversement.
Une deuxième cause est la pression des délais. Lorsque le passeport est assemblé peu de temps avant une date limite, il y a peu d'occasions de contrôler systématiquement les données par rapport aux dossiers existants. Les données sont alors retapées ou réestimées au lieu d'être reprises à la source qui était déjà disponible. la base de connaissances avec explications par sujet aborde la question de ce qu'un passeport de produit doit réellement contenir ou non, ce qui aide à prévenir cette confusion à l'avance.
Ce qui se passe en pratique
Concrètement, nous observons surtout trois situations. Premièrement, une composition matérielle qui est indiquée différemment dans le passeport par rapport à la fiche de données de sécurité, par exemple parce qu'un fournisseur a modifié une matière première entre-temps et que cela n'a été mis à jour que dans l'un des deux documents. Deuxièmement, une version de produit qui montre encore l'ancienne exécution dans le passeport, alors que la documentation technique a déjà été adaptée après une modification de la conception. Troisièmement, des données qui sont factuellement correctes, mais qui ne correspondent pas à la classification utilisée par les autorités de surveillance pour la sécurité des produits, ce qui rend une comparaison entre les deux documents inutilement difficile.
Aucune de ces situations n'est dramatique en soi, mais elles rendent plus difficile pour une autorité de surveillance de constater rapidement que la documentation est cohérente. Les autorités de surveillance vérifient lors d'un contrôle notamment la cohérence entre les différents documents obligatoires d'un produit, et pas seulement le passeport en lui-même.
Comment éviter cela
Le cœur de la solution est simple à formuler, même si sa mise en œuvre demande de l'attention : pour chaque donnée du passeport, indiquez la source existante dont elle est tirée, et assurez-vous qu'une modification de cette source entraîne une modification du passeport. Cela nécessite un seul responsable de processus qui supervise les deux flux de documentation, plutôt qu'un passeport assemblé par un autre département sans visibilité sur la documentation technique.
Lorsque vous travaillez avec un fournisseur de logiciels pour saisir ou mettre à jour le passeport, il est judicieux de discuter explicitement de la manière dont les modifications de votre documentation produit existante seront communiquées et traitées. comment nous collectons et conservons les données montre à quoi ressemble ce processus chez prodpas.eu. Si vous souhaitez d'abord vérifier par vous-même où en est votre entreprise à ce stade, le diagnostic produit gratuit avec quelques questions donne une première indication, sans préjuger de votre situation juridique spécifique.
Ce que cet article ne répond pas
Que votre documentation produit soit actuellement suffisamment coordonnée, et quelles conséquences une différence entre vos documents peut avoir dans votre situation, ne peut pas être répondu de manière générale. Pour cela, votre propre dossier produit est nécessaire, et éventuellement l'avis d'un juriste ou de l'autorité de surveillance compétente.
Voulez-vous détecter ce type d'erreurs rapidement avant qu'elles ne se retrouvent dans votre documentation ? Effectuez le diagnostic rapide gratuit ou parcourez les sujets dans les questions fréquemment posées sur le passeport numérique du produit pour voir quelle situation correspond le mieux à la vôtre.