L'errore in breve
L'errore più frequente che riscontriamo presso le aziende è che il digital product passport viene compilato come documento autonomo, senza allinearlo ai dati già esistenti: la dichiarazione di conformità, le istruzioni per l'uso, la scheda informativa sulla sicurezza o la documentazione tecnica associata alla marcatura CE. Di conseguenza, la stessa proprietà dello stesso prodotto viene descritta diversamente in due punti, ad esempio una diversa composizione materiale, un diverso peso, o una classificazione del rischio che non corrisponde.
Questa contraddizione di solito non nasce dalla negligenza, ma dal fatto che i dati provengono da fonti diverse e sono gestiti da persone diverse. Il reparto tecnico gestisce il fascicolo per la marcatura CE, l'acquisto fornisce dati su origine e materiali, e il digital product passport viene spesso affrontato come progetto separato, a volte da un collega diverso o da una parte esterna. Senza un processo fisso per confrontare queste fonti, le differenze rimangono inosservate finché qualcuno non le mette a confronto.
Perché accade così spesso
Il regolamento sul digital product passport è indipendente dalle norme sulla marcatura CE e sulla sicurezza dei prodotti; il passport non sostituisce quella documentazione, ma esiste insieme ad essa. Questa distinzione è chiara nel testo del regolamento, ma nella pratica aziendale i due percorsi si intrecciano facilmente, proprio perché riguardano lo stesso prodotto e spesso utilizzano gli stessi dati di base. Chi non stabilisce in anticipo quale fonte è determinante per quale dato, rischia che gli aggiornamenti della documentazione tecnica non si riflettano automaticamente nel passport, o viceversa.
Una seconda causa è la pressione dei tempi. Quando il passport viene compilato poco prima di una scadenza, c'è poco tempo per controllare sistematicamente i dati rispetto ai fascicoli esistenti. I dati vengono quindi riscritti o rivalutati invece di essere presi dalla fonte che era già disponibile. la knowledge base con spiegazioni per argomento affronta cosa un digital product passport deve e non deve contenere, il che aiuta a prevenire questa confusione in anticipo.
Cosa accade nella pratica
Concretamente, riscontriamo soprattutto tre situazioni. In primo luogo, una composizione materiale che nel passport viene indicata diversamente rispetto alla scheda informativa sulla sicurezza, ad esempio perché un fornitore ha modificato una materia prima nel frattempo e questo è stato aggiornato solo in uno dei due documenti. In secondo luogo, una versione del prodotto che nel passport mostra ancora l'esecuzione precedente, mentre la documentazione tecnica è già stata adattata dopo una modifica della progettazione. In terzo luogo, dati che sono effettivamente corretti dal punto di vista sostanziale, ma che non si allineano con la classificazione utilizzata dalle autorità di vigilanza per la sicurezza dei prodotti, il che rende un confronto tra i due documenti inutilmente difficile.
Nessuna di queste situazioni è di per sé drammatica, ma rendono più difficile per un'autorità di vigilanza verificare rapidamente che la documentazione sia coerente. Le autorità di vigilanza verificano durante un controllo, tra l'altro, la coerenza tra i diversi documenti obbligatori di un prodotto, e non solo il passport in sé.
Come evitare questo errore
Il nucleo della soluzione è semplice da formulare, anche se l'esecuzione richiede attenzione: per ogni dato nel passport, stabilire da quale fonte esistente proviene e garantire che una modifica in quella fonte porti anche a una modifica nel passport. Questo richiede un unico responsabile del processo che supervisioni entrambi i flussi di documentazione, invece di un passport compilato da un reparto diverso senza visibilità sulla documentazione tecnica.
Quando lavorate con un fornitore di software per l'inserimento o la manutenzione del passaporto, è utile discutere esplicitamente come le modifiche alla vostra documentazione di prodotto esistente vengono comunicate ed elaborate. come raccogliamo e manteniamo i dati mostra come funziona quel processo su prodpas.eu. Se desiderate prima verificare da soli dove si trova la vostra azienda su questo punto, la scansione gratuita del prodotto con alcune domande fornisce una prima indicazione, senza dire nulla sulla vostra posizione giuridica specifica.
Ciò che questo articolo non risponde
Se la vostra documentazione di prodotto è attualmente sufficientemente coordinata e quali conseguenze una discrepanza tra documenti può avere nella vostra situazione, non è possibile rispondere in termini generali. Per questo è necessario il vostro fascicolo tecnico del prodotto e, eventualmente, il parere di un legale o dell'autorità di vigilanza competente.
Desiderate identificare questo tipo di errori in anticipo prima che si introducano nella vostra documentazione? Effettuate la scansione rapida gratuita o sfogliate gli argomenti in le domande frequenti sul passaporto digitale del prodotto per vedere quale situazione è più vicina alla vostra.