Virhe lyhyesti
Yleisin virhe, jonka näemme yrityksissä, on se, että digitaalinen tuotepassi täytetään erillisenä asiakirjana ottamatta huomioon tietoja, jotka ovat jo olemassa: vaatimustenmukaisuusvakuutusta, käyttöohjetta, turvallisuustietolomaketta tai CE-merkintään liittyvää teknistä dokumentaatiota. Seurauksena on se, että saman tuotteen samaa ominaisuutta kuvataan kahdessa paikassa eri tavalla, esimerkiksi eri materiaalin koostumus, eri paino tai riskikoodi, joka ei vastaa toisiaan.
Tämä ristiriita syntyy yleensä ei huolimattomuudesta, vaan siitä, että tiedot tulevat eri lähteistä ja niitä hallinnoi eri ihmiset. Tekniikan osasto hallinnoi CE-merkintätiedostoa, ostot toimittavat tietoja alkuperästä ja materiaaleista, ja digitaalinen tuotepassi otetaan usein erillisen hankkeen mukaisesti, joskus eri kollegalta tai ulkopuoliselta osapuolelta. Ilman kiinteää prosessia näiden lähteiden vertaamiseksi erot jäävät huomaamatta, kunnes joku asettaa ne rinnakkain.
Miksi tämä menee niin usein pieleen
Digitaalisen tuotepassin asetus on erillään CE-merkinnän ja tuoteturvallisuuden säännöistä; passi ei korvaa kyseistä dokumentaatiota, vaan on sen rinnalla. Tämä ero on asetuksen tekstissä selvä, mutta yrityksen käytännössä nämä kaksi prosessia menevät helposti sekaisin juuri siksi, että ne koskevat samaa tuotetta ja käyttävät usein samoja perustietoja. Joka ei etukäteen määritä, mikä lähde on ensisijainen mihinkin tietoon, riskeeraa, että teknisen dokumentaation päivitykset eivät automaattisesti kohdistu passiin tai päinvastoin.
Toinen syy on aikapaine. Kun passi kootaan lyhyesti ennen määräaikaa, on vähän tilaisuutta tarkistaa tietoja järjestelmällisesti olemassa olevia tiedostoja vastaan. Tiedot sitten kirjoitetaan uudelleen tai arvioidaan uudelleen sen sijaan, että ne otettaisiin lähdettä, joka oli jo siellä. tietopankista, jossa selitetään aiheittain käsittelee sitä, mitä tuotepassin on sisällettävä ja mitä ei, mikä auttaa estämään tämän sekaannuksen etukäteen.
Mitä käytännössä menee pieleen
Konkreettisesti näemme erityisesti kolme tilannetta. Ensinnäkin materiaalin koostumus, joka ilmoitetaan passissa eri tavalla kuin turvallisuustietolomakkeessa, esimerkiksi siksi, että toimittaja on muuttanut raaka-ainetta väliaikaisesti ja se on päivitetty vain yhdessä näistä kahdesta asiakirjasta. Toiseksi tuoteversio, joka näyttää passissa vielä vanhaa suoritusta, kun taas tekninen dokumentaatio on jo päivitetty suunnittelun muutoksen jälkeen. Kolmanneksi tiedot, jotka ovat tosiasiallisesti oikein, mutta eivät vastaa tuoteturvallisuutta valvovien viranomaisten käyttämää luokitusta, minkä vuoksi vertailu näiden kahden asiakirjan välillä tulee tarpeettoman vaikeaksi.
Mikään näistä tilanteista ei ole sinänsä dramaattinen, mutta ne vaikeuttavat valvontaviranomaisen työtä nähdä nopeasti, että dokumentaatio on yhdenmukainen. Tarkastuksessa valvontaviranomaiset tarkastelevat muun muassa eri pakollisten tuoteasiakirjojen välistä yhteyttä, eivät vain passia sinänsä.
Miten vältät tämän
Ratkaisun ydin on yksinkertainen muotoilla, vaikka toteutus vaatii huomiota: määritä jokaiselle passissa oleville tiedoille, mistä olemassa olevasta lähteestä se on peräisin, ja varmista, että tämän lähteen muutos johtaa myös passiin. Tämä edellyttää yhtä prosessin omistajaa, joka valvoo molempia dokumentaatiovirtoja, sen sijaan, että passi koottaisiin eri osastolla ilman näkyvyyttä tekniseen dokumentaatioon.
Kun ohjelmistotoimittajan kanssa työskenteleessä passin syöttämisen tai ylläpidon osalta, on järkevää keskustella nimenomaisesti siitä, miten muutokset olemassa olevaan tuotedokumentaatioon välitetään ja käsitellään. kuinka me keräämme ja ylläpidämme tietoja näyttää, miltä prosessi näyttää prodpas.eu:ssa. Jos haluatte ensin arvioida yrityksenne tilanteen tällä hetkellä, niin ilmainen tuoteskannaus muutamalla kysymyksellä antaa ensimmäisen viitteen, ilman että se kertoo mitään erityisestä oikeudellisesta asemastanne.
Mitä tämä artikkeli ei vastaa
Se, ovatko tuotedokumentaationne tällä hetkellä riittävästi koordinoituja keskenään, ja mitä seurauksia dokumenttien välisellä erolla voi olla omassa tilanteessanne, ei ole mahdollista vastata yleisesti. Tätä varten tarvitaan oma tuoteosiotonne ja mahdollisesti asianajajan tai toimivaltaisen valvontaviranomaisen lausunto.
Haluatteko tunnistaa tämänkaltaisia virheitä ajoissa ennen kuin ne päätyivät asiakirjoihimme? Suorittakaa ilmainen pikaskannaus tai selaa aiheita usein kysytyt kysymykset digitaalisesta tuotepassista nähdäksenne, mikä tilanne on lähimpänä teidän tilannettanne.