Czy rozsądnie jest zacząć zanim moja grupa produktów będzie na razie?

Wczesny start może mieć sens, ale nie jest obowiązkowy

Rozpoczęcie pracy przed tym, zanim grupa produktów podlegająca danej stronie będzie objęta obowiązkiem, nie jest nigdzie wymagane — ale dla wielu producentów i importerów jest to praktycznym wyborem, aby już wcześnie przygotować się do tego zadania. Rozporządzenie ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) określa obowiązek dotyczący cyfrowych paszportów produktów grupa produktów po grupie: obowiązek faktyczny powstaje dopiero wtedy, gdy grupa produktów zostanie uwzględniona w akcie delegowanym ustanawiającym wymogi szczegółowe. Do tego czasu dla danej grupy nie obowiązuje wymóg paszportu. To nie oznacza, że czekanie jest zawsze najlepszym rozwiązaniem. Zbieranie danych produktowych, żądanie informacji od dostawców i wdrażanie wewnętrznych procesów często zajmuje więcej czasu niż okres między ogłoszeniem obowiązku a jego wejściem w życie. Organizacje, które rozpoczynają pracę dopiero wtedy, gdy wymogi stają się konkretne, ryzykują, że będą pracować pod presją czasu w przypadku zadań, które teoretycznie mogłyby być rozłożone na dłuższy okres.

Dla kogo jest to istotne i dla kogo nie

Wczesny start jest szczególnie istotny dla producentów i importerów działających w wielu grupach produktów lub mających do czynienia z długimi i rozproszonymi łańcuchami dostaw, w których dane pochodzą od różnych stron. Dla nich warto już teraz zmapować, jakie informacje są już dostępne i gdzie są luki, niezależnie od tego, kiedy dokładnie ich grupa produktów będzie objęta obowiązkiem. Dla przedsiębiorstw posiadających jeden prosty produkt i przejrzysty łańcuch dostaw, których grupa produktów nie została ponadto jeszcze wymieniona w żadnym planie, presja, aby teraz już zacząć, jest mniejsza. Ważne jest również to, co wczesny start nie przynosi: wymogi merytoryczne — które dokładnie dane muszą znaleźć się w paszporcie, w jakim formacie, z jakim nośnikiem — są określane dla każdej grupy produktów. Kto teraz próbuje już zestawić paszport bez uprzedniej znajomości tych wymogów, ryzykuje wykonanie pracy, która później będzie musiała być zmieniona.

Kiedy grupa produktów będzie objęta obowiązkiem, nie wszystko jest jeszcze ustalone

To, dla których grup produktów wymogi będą obowiązywać i kiedy, wynika z planu pracy, który Komisja opracowuje na podstawie artykułu 18 rozporządzenia ESPR. Plan pracy zawiera ustalenie priorytetów: grupy produktów są wybierane i uszeregowane na podstawie kryteriów takich jak wpływ na środowisko naturalne i wielkość sprzedaży. To ustalenie priorytetów nie jest jeszcze określone dla wszystkich grup produktów, a dla grup produktów, które nie zostały jeszcze wymienione w planie pracy lub akcie delegowanym, nie ma zatem konkretnego terminu, do którego można się odnosić. Co jest ustalone, to same procedury: żaden obowiązek bez specjalnego aktu delegowanego dla danej grupy produktów, a akt ten wynika z ustalonego w planie pracy porządku priorytetów. Dla kogoś, kto chce wiedzieć, czy jego grupa produktów będzie wkrótce objęta obowiązkiem, zapoznanie się z aktualnym planem pracy jest właściwym krokiem — podawanie szacunków bez tej podstawy nie ma sensu, ponieważ harmonogram dla każdej grupy produktów może się zmienić.

Co to oznacza, krok po kroku

Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, czy dana grupa produktów jest już wymieniona w planie działań zgodnie z artykułem 18, a jeśli tak, w którym cyklu priorytetowym. Daje to wskazanie dotyczące kolejności, choć konkretny termin nie jest jeszcze ustalony. Niezależnie od tego harmonogramu warto wcześniej przeprowadzić inwentaryzację, które dane produktu są już dostępne wewnętrznie i które należy uzyskać od dostawców lub innych podmiotów w łańcuchu dostaw — taka praca jest przydatna niezależnie od terminu wejścia w życie obowiązku i oszczędza czas, gdy wymogi staną się konkretne. Dla mniejszych przedsiębiorstw warto zapoznać się ze środkami wspierającymi, które ESPR przewiduje dla MŚP w artykule 22; mogą one mieć wpływ na decyzję, czy i w jakim tempie rozpocząć zbieranie danych. Wreszcie warto pamiętać, że dane zebrane wcześnie mogą wymagać korekty, gdy ostateczne wymogi dla danej grupy produktów będą znane — wcześniejszy start oszczędza czas, ale nie gwarantuje, że praca pozostanie bez zmian.

Podstawa tego artykułu: artykuł 18 i artykuł 22 ESPR

Artykuł 18 ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) stanowi, że Komisja opracowuje plan działań, w którym grupy produktów są priorytetyzowane i uszeregowane na podstawie ustanowionych kryteriów. Plan ten stanowi podstawę dla późniejszych aktów delegowanych, w których dla każdej grupy produktów ustalane są rzeczywiste wymogi — w tym obowiązek cyfrowego dokumentu produktu. Artykuł 22 tego samego rozporządzenia opisuje środki wspierające dostępne dla małych i średnich przedsiębiorstw przy spełnianiu wymogów ESPR.

Przedsiębiorcy chcący wiedzieć, gdzie ich grupa produktów znajduje się w tym harmonogramie, mogą zapoznać się z aktualnym planem działań za pośrednictwem oficjalnego źródła. Niezależnie od tego harmonogramu warto wcześniej rozpocząć mapowanie dostępnych danych produktu i wznowić rozmowy z dostawcami w sprawie brakujących informacji — ta praca nie musi czekać na ostateczny termin i stanowi podstawę, na której prodpas.eu opracuje dokument produktu, gdy będzie to wymagane dla danej grupy produktów.