Was kostet ein Produktpass für Produkte?

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Die ESPR (Verordnung (EU) 2024/1781) schreibt in Artikel 9 vor, dass ein Produktpass vorhanden sein muss, was darin enthalten sein muss und wie er über einen Datenträger zugänglich gemacht werden muss. Was die Verordnung nicht tut, ist einen Preis zu nennen. Es gibt keinen Tarif, keinen Richtwert und keine Kostengrenze im Text. Das bedeutet, dass "was kostet es" keine Frage ist, die der Gesetzgeber beantwortet — es ist eine Frage, die je Unternehmen und je Produktgruppe unterschiedlich ausfällt, abhängig davon, welche Daten und Systeme bereits vorhanden sind. Was sich jedoch beschreiben lässt: welche Verpflichtungen Kosten verursachen und wo diese Kosten typischerweise entstehen.

Daten sammeln und in Ordnung bringen

Ein Produktpass besteht aus Daten: Materialien, Herkunft, Reparaturmöglichkeiten, Konformität und was die betreffende Produktgruppe sonst noch verlangt. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern sitzt die erste Kostenposition fast immer hier: nicht im Pass selbst, sondern darin, dass diese Daten oft über Einkauf, Qualität und manchmal beim Lieferanten verteilt sind. Das Heraussuchen und Validieren dieser Daten ist Arbeit, die einmal gründlich durchgeführt werden muss und danach gepflegt werden muss. Wer hier bereits anfängt, bevor die eigene Produktgruppe an der Reihe ist, verteilt diese Kosten über mehr Zeit — siehe Ist es sinnvoll, zu beginnen, bevor meine Produktgruppe an der Reihe ist?

Einen Datenträger und Hosting regeln

Artikel 9 verlangt einen QR-Code oder einen vergleichbaren Träger, der auf die Passdaten verweist, und die Daten müssen für den vorgeschriebenen Zeitraum abrufbar sein. Das übersetzt sich in zwei separate Kostenpositionen: das Erstellen des Trägers pro Produkt (oder pro Variante) und das Hosten der Daten über Jahre hinweg. Ein Unternehmen, das dies technisch selbst aufbauen möchte, zahlt vor allem in Entwicklungszeit und Wartung; ein Unternehmen, das dies auslagert, zahlt pro Produkt oder pro Abonnement. Bei mehreren Varianten desselben Produkts stellt sich zudem die Frage, ob ein Pass ausreicht oder nicht — siehe kann ich ein Produktpass für mehrere Varianten desselben Produkts verwenden, denn das spart direkt bei der Anzahl der Pässe ein, die erstellt und gepflegt werden müssen.

Aktuell halten über die Zeit

Ein Pass ist keine Momentaufnahme. Reparaturen, Änderungen in der Zusammensetzung oder ein neuer Konformitätsstatus gehören darin verarbeitet. Das ist eine laufende Kostenposition, keine einmalige. Für ein Unternehmen mit einer begrenzten Anzahl von Produktlinien ist das übersichtlich; für ein Unternehmen mit vielen Varianten und häufigen Änderungen läuft dies schneller auf als die erste Einrichtung selbst.

Personal, das damit arbeiten muss

Die Verpflichtung betrifft nicht nur Systeme, sondern auch Menschen: wer in der Organisation dafür sorgt, dass neue Produktdaten in den Pass kommen, wer überprüft, ob ein Pass stimmt, bevor ein Produkt das Haus verlässt. Das ist eine organisatorische Kostenposition, die leicht in einem Budget übersehen wird, das nur auf Technik schaut. Siehe wie bereite ich meine Mitarbeiter auf die Arbeit mit dem Produktpass vor für das, was diese Vorbereitung in der Praxis bedeutet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Eine erste Situation: Ein Unternehmen fordert ein Angebot auf der Grundlage von "einem Pass pro Produkt" an, ohne Varianten zu berücksichtigen, und stellt nachträglich fest, dass die Anzahl der Pässe drei- oder vierfach höher ausfällt als budgetiert.

Eine zweite: Die Kosten für die Datenerfassung werden unterschätzt, weil sie intern als "normale Arbeit von Qualität oder Einkauf" abgebucht werden, wodurch das Gesamtbild der Einführung nirgendwo sichtbar wird.

Eine dritte: Hosting wird als einmalige Kostenposition betrachtet, während die Verpflichtung Zugänglichkeit über einen längeren Zeitraum verlangt — wodurch ein Unternehmen nach ein paar Jahren mit einer unerwarteten Folgefaktur konfrontiert wird, oder schlimmer noch, mit einem Pass, der nicht mehr erreichbar ist.

Eine vierte: Es wird in eine technische Lösung investiert, bevor geklärt ist, ob die eigene Produktgruppe überhaupt unter die Verpflichtung fällt oder welche Anforderungen darin genau gelten — siehe Gilt der digitale Produktpass für meine Produkte? Geld für die falsche Spezifikation auszugeben ist eine Kostenposition, die sich leicht vermeiden lässt, wenn diese Frage zuerst beantwortet wird.

Eine fünfte: Unternehmen warten mit jeder Investition, bis die Regeln für ihre Produktgruppe definitiv sind, und müssen dann in kurzer Zeit nachholen, was über einen längeren Zeitraum verteilt billiger gekommen wäre. Siehe auch Was kann ich jetzt schon tun, während die Regeln noch nicht endgültig sind?

Was Sie dokumentieren können

• Ein Überblick darüber, welche Produktgruppen und Varianten unter die Verpflichtung fallen und welche noch nicht — als Grundlage für eine realistische Kostenschätzung.
• Eine Bestandsaufnahme, wo die benötigten Daten bereits vorhanden sind (Einkauf, Qualität, Lieferant) und was davon noch fehlt oder validiert werden muss.
• Eine Wahl zwischen Eigenentwicklung und Hosting oder Auslagerung, mit der entsprechenden Kostenstruktur (einmalig gegenüber laufend) explizit nebeneinander dargestellt.
• Vereinbarungen darüber, wer in der Organisation für die Aktualisierung der Passdaten verantwortlich ist, einschließlich des Zeitpunkts, ab dem eine Produktänderung zu einer Anpassung des Passes führen muss.
• Eine Testeinrichtung vor Beginn der Verpflichtung für die eigene Produktgruppe, um Kinderkrankheiten und unterschätzte Kostenfaktoren sichtbar zu machen, bevor sie verpflichtend gelöst werden müssen — siehe kann ich bereits eine Testversion des Produktpass erstellen
• Ein Aktionsplan für die Einführung selbst, damit die Kosten schrittweise transparenter werden, anstatt als eine große Position im Nachhinein — siehe Wie gehe ich das Produktpass für Produkte schrittweise an?

Was ein Produktpass genau kostet, ist keine Frage, die mit einer einzigen Summe zu beantworten ist — nicht weil die Antwort versteckt ist, sondern weil die Verordnung selbst keinen Betrag nennt und die Praxis von Betrieb zu Betrieb unterschiedlich ist. Was sich aber beschreiben lässt, und was ein Betrieb selbst in der Hand hat, sind die Wahlmöglichkeiten, die die Kosten bestimmen: wie viele Varianten, wie viel Eigenentwicklung gegenüber Auslagerung, und wie früh wird damit begonnen, die zugrunde liegenden Daten in Ordnung zu bringen.