Vad kostar ett produktpass för produkter?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR (förordning (EU) 2024/1781) föreskriver i artikel 9 att ett produktpass måste finnas, vad det ska innehålla och hur det ska vara tillgängligt via en dataöverförare. Det som förordningen inte gör är att ange ett pris. Det finns ingen taxa, inget riktvärde och inget kostnadstak i texten. Det betyder att "vad kostar det" inte är en fråga som lagstiftaren besvarar — det är en fråga som varierar från företag till företag och från produktgrupp till produktgrupp, beroende på vilka data och system som redan finns. Vad som går att beskriva är: vilka skyldigheter som orsakar kostnader, och var dessa kostnader typiskt uppstår.

Samla in och organisera uppgifter

Ett produktpass består av uppgifter: material, ursprung, reparationsmöjligheter, överensstämmelse och vad den aktuella produktgruppen i övrigt kräver. För ett företag med 10 till 100 anställda ligger den första kostnadsposten nästan alltid här: inte i själva passet, utan i det faktum att dessa uppgifter ofta är spridda mellan inköp, kvalitet och ibland hos leverantören. Att samla in och validera dessa uppgifter är arbete som måste göras grundligt en gång och sedan underhållas. Om ett företag börjar med detta innan dess egen produktgrupp är aktuell, sprids denna kostnad över längre tid — se Är det klokt att börja innan min produktgrupp är i tur?

Ordna en dataöverförare och hosting

Artikel 9 kräver en QR-kod eller motsvarande överförare som hänvisar till pasportets uppgifter, och uppgifterna måste vara tillgängliga under den föreskrivna perioden. Det översätts till två separata kostnadsposter: skapandet av överföraren per produkt (eller per variant) och hosting av data över år. Ett företag som vill bygga detta själv tekniskt betalar främst i utvecklingstid och underhåll; ett företag som lägger ut det på entreprenad betalar per produkt eller per prenumeration. Med flera varianter av samma produkt uppstår dessutom frågan om ett pass räcker eller inte — se kan jag använda ett produktpass för flera varianter av samma produkt, för det sparar direkt på antalet pass som måste skapas och underhållas.

Hålla det uppdaterat över tiden

Ett pass är ingen ögonblicksbild. Reparationer, ändringar i sammansättning eller en ny överensstämmelsestatus hör hemma i det. Det är en löpande kostnadpost, inte en engångspost. För ett företag med ett begränsat antal produktlinjer är det överskådligt; för ett företag med många varianter och frekventa ändringar ökar detta snabbare än själva den första inställningen.

Personal som måste arbeta med det

Skyldigheten påverkar inte bara system, utan även människor: vem i organisationen ser till att nya produktuppgifter hamnar i passet, vem kontrollerar att ett pass är korrekt innan en produkt lämnar företaget. Det är en organisatorisk kostnad som lätt glöms bort i en budget som bara tittar på teknik. Se hur förbereder jag mina anställda för att arbeta med produktpasset för vad denna förberedelse innebär i praktiken.

Där det går fel i praktiken

En första situation: ett företag begär en offert baserad på "ett pass per produkt" utan att ta hänsyn till varianter, och upptäcker senare att antalet pass är tre eller fyra gånger högre än budgeterat.

En andra: kostnaderna för datainsamling underskattas eftersom de internt bokförs som "vanligt arbete för kvalitet eller inköp", så att den totala bilden av genomförandet aldrig blir synlig någonstans.

En tredje: hosting ses som en engångskostnad, medan skyldigheten kräver tillgänglighet under en längre period — så att ett företag efter ett par år står inför en oväntad följfaktura, eller värre, för ett pass som inte längre är tillgängligt.

En fjärde: det investeras i en teknisk lösning innan det är klart om den egna produktgruppen över huvud taget är underkastad skyldigheten, eller vilka krav som exakt gäller däri — se Gäller det digitala produktpasset för mina produkter? Att spendera pengar på fel specifikation är en kostnadpost som lätt låter sig undvikas genom att besvara denna fråga först.

En femte: företag väntar med varje investering tills reglerna för deras produktgrupp är definitiva, och måste då snabbt ikapp vad som hade kunnat spridas över längre tid för mindre pengar. Se även Vad kan jag redan göra medan reglerna ännu inte är slutgiltiga?

Vad ni kan dokumentera

• En översikt över vilka produktgrupper och varianter som omfattas av skyldigheten, och vilka som ännu inte gör det — som grund för en realistisk kostnadsuppskattning.
• En kartläggning av var de nödvändiga uppgifterna redan finns (inköp, kvalitet, leverantör) och vad som saknas eller måste valideras.
• Ett val mellan att själv bygga och hosta eller att outsourca, med den motsvarande kostnadsstrukturen (engångsavgift kontra löpande kostnad) tydligt jämförda.
• Överenskommelser om vem inom organisationen som ansvarar för att hålla produktpassuppgifterna aktuella, inklusive det tillfälle då en förändring av produkten måste leda till en anpassning av produktpasset.
• Ett testformat innan skyldigheten för den egna produktgruppen träder i kraft, så att barnsjukdomar och underskattade kostnadsposter blir synliga före det tillfälle då de måste lösas enligt förordningen — se Kan jag i förväg göra en testversion av produktpasset
• En handlingsplan för själva implementeringen, så att kostnaderna träder fram i etapper i stället för som en stor post i efterhand — se Hur hanterar jag produktpasset för produkter steg för steg?

Vad ett produktpass exakt kostar är ingen fråga som kan besvaras med ett enda belopp — inte för att svaret är gömt, utan för att lagstiftningen själv inte nämner något belopp och praktiken skiljer sig åt mellan företagen. Det som däremot går att beskriva, och som ett företag själv kan påverka, är vilka val som bestämmer kostnaderna: hur många varianter, hur mycket egen utveckling kontra outsourcing, och hur tidigt man börjar med att ordna upp underliggande data.