Hvad koster et produktpas for produkter?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) foreskriver i artikel 9, at der skal være et produktpas, hvad det skal indeholde, og hvordan det skal være tilgængeligt via en databærer. Det, som forordningen ikke gør, er at nævne en pris. Der er ingen takst, ingen vejledende beløb og intet omkostningsloft i teksten. Det betyder, at "hvad koster det" ikke er et spørgsmål, som lovgiveren besvarer — det er et spørgsmål, som varierer fra virksomhed til virksomhed og fra produktgruppe til produktgruppe, afhængig af hvilke data og systemer, der allerede forefindes. Hvad der derimod kan beskrives, er: hvilke forpligtelser, der medfører omkostninger, og hvor disse omkostninger typisk opstår.

Indsamle og organisere data

Et produktpas består af data: materialer, oprindelse, reparationsmuligheder, overensstemmelse og hvad det pågældende produktgruppe-krav ellers kræver. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere ligger det første omkostningselement næsten altid her: ikke i passet selv, men i det faktum, at disse data ofte er spredt over indkøb, kvalitet og nogle gange hos leverandøren. At finde og validere disse data er arbejde, som skal udføres grundigt én gang og derefter vedligeholdes. Den, som påbegynder dette, før sin egen produktgruppe er til tur, fordeler denne omkostning over længere tid — se Er det klogt at begynde før min produktgruppe er ved at være?

En databærer og hosting arrangere

Artikel 9 kræver en QR-kode eller tilsvarende bærer, som henviser til pasportdata, og dataene skal være tilgængelige i den foreskrevne periode. Det translateres til to separate omkostningsposter: oprettelse af bæreren pr. produkt (eller pr. variant) og hosting af data over år. En virksomhed, som ønsker at bygge dette teknisk selv, betaler primært i udviklings- og vedligeholdelsesstimmer; en virksomhed, som outsourcer dette, betaler pr. produkt eller pr. abonnement. Med flere varianter af det samme produkt opstår desuden spørgsmålet om, hvorvidt ét pas er tilstrækkeligt eller ej — se kan jeg bruge et produktpas til flere varianter af det samme produkt, for det sparer direkte på antallet af pas, som skal oprettes og vedligeholdes.

Holde det opdateret over tid

Et pas er ikke et øjebliksbillede. Reparationer, ændringer i sammensætning eller en ny overensstemmelsestatus hører til at blive indarbejdet i det. Det er en løbende omkostningspost, ikke en engangspost. For en virksomhed med et begrænset antal produktlinjer er det overskueligt; for en virksomhed med mange varianter og hyppige ændringer løber det hurtigere op end den første konfiguration selv.

Personale, som skal arbejde med det

Forpligtelsen påvirker ikke kun systemer, men også mennesker: hvem i organisationen sikrer, at nye produktdata kommer ind i passet, hvem kontrollerer, at et pas er korrekt, før et produkt forlader døren. Det er en organisatorisk omkostning, som let bliver glemt i et budget, som kun ser på teknik. Se hvordan forbereder jeg mine medarbejdere på arbejde med produktpasset for hvad denne forberedelse betyder i praksis.

Hvor det går galt i praksis

En første situation: en virksomhed anmoder om et tilbud baseret på "ét pas pr. produkt" uden at tage hensyn til varianter og opdager bagefter, at antallet af pas er tre- eller firefold højere end budgetteret.

En anden: omkostningerne ved dataindsamling bliver undervurderet, fordi de internt bliver bogført som "normalt arbejde fra kvalitet eller indkøb", hvilket gør, at det samlede billede af implementeringen aldrig bliver synligt noget sted.

En tredje: hosting bliver betragtet som en engangsomkostning, mens forpligtelsen kræver tilgængelighed over en længere periode — hvilket betyder, at en virksomhed efter et par år står over for en uventet opfølgende faktura, eller værre, for et pas, som ikke længere er tilgængeligt.

En fjerde: der investeres i en teknisk løsning, før det er klart, om den egen produktgruppe overhovedet falder inden for forpligtelsen, eller hvilke præcise krav, der gælder inden for den — se Gælder det digitale produktpas for mine produkter? At bruge penge på den forkerte specifikation er en omkostningspost, som let lader sig undgå ved først at besvare dette spørgsmål.

En femte: virksomheder venter med enhver investering, indtil reglerne for deres produktgruppe er endelige, og skal derefter indhente på kort tid, hvad der havde været billigere spredt over en længere periode. Se også Hvad kan jeg gøre nu, mens reglerne ikke er endelige?

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik over, hvilke produktgrupper og varianter der er omfattet af forpligtelsen, og hvilke der endnu ikke er — som grundlag for et realistisk kostnadsestimat.
• En kortlægning af, hvor de nødvendige data allerede befinder sig (indkøb, kvalitet, leverandør) og hvad der mangler eller skal valideres.
• Et valg mellem selv at bygge og hoste eller at outsource, med den tilhørende omkostningsstruktur (engangsudgift versus løbende) eksplicit stillet op ved siden af hinanden.
• Aftaler om, hvem i organisationen der er ansvarlig for at holde pasportdata opdateret, herunder tidspunktet for, hvornår en ændring i produktet skal føre til en ændring i paspporten.
• En testopsætning før forpligtelsen træder i kraft for egen produktgruppe, således at barnelignende fejl og undervurderede omkostningsposter bliver synlige før det tidspunkt, hvor de skal være løst — se kan jeg lave en testversion af produktpasset på forhånd
• En handlingsplan for selve gennemførelsen, således at omkostninger kommer stykkevis i øjne i stedet for som én stor post efter — se Hvordan tackler jeg produktpasset for produkter trin for trin?

Hvad et produktpasport koster præcis, er ikke et spørgsmål, der kan besvares med ét beløb — ikke fordi svaret er skjult, men fordi lovgivningen selv ikke nævner et beløb, og praksis varierer fra virksomhed til virksomhed. Hvad der dog kan beskrives, og hvad en virksomhed selv kan påvirke, er hvilke valg der bestemmer omkostningerne: hvor mange varianter, hvor meget egen udvikling i forhold til outsourcing, og hvor tidligt arbejdet med at få underliggende data i orden påbegyndes.