Quel est le coût d'un passeport de produits ?

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qui est attendu de vous

Le DEPR (Règlement (UE) 2024/1781) prescrit à l'article 9 qu'une fiche produit doit exister, ce qu'elle doit contenir et comment elle doit être accessible via un vecteur de données. Ce que le règlement ne fait pas, c'est mentionner un prix. Il n'y a ni tarif, ni montant indicatif, ni plafond de coût dans le texte. Cela signifie que « quel est le coût » n'est pas une question à laquelle le législateur répond — c'est une question qui varie d'une entreprise à l'autre et d'un groupe de produits à l'autre, en fonction des données et des systèmes déjà en place. Ce qui peut être décrit, c'est : quelles obligations engendrent des coûts, et où ces coûts apparaissent-ils typiquement.

Collecter et organiser les données

Une fiche produit se compose de données : matériaux, origine, possibilités de réparation, conformité, et ce que l'exigence du groupe de produits concerné exige d'autre. Pour une entreprise de 10 à 100 employés, le premier poste de coût se situe presque toujours là : non pas dans la fiche elle-même, mais dans le fait que ces données sont souvent dispersées entre l'approvisionnement, la qualité et parfois chez le fournisseur. Trouver et valider ces données est un travail qui doit être fait consciencieusement une première fois et ensuite maintenu. Si une entreprise commence à le faire avant que son propre groupe de produits ne soit concerné, elle répartit ce coût sur une plus longue période — voir Est-il judicieux de commencer avant que ma catégorie de produits ne soit concernée ?

Mettre en place un vecteur de données et l'hébergement

L'article 9 demande un code QR ou un vecteur similaire qui renvoie aux données de la fiche produit, et ces données doivent être consultables pendant la période prescrite. Cela se traduit par deux postes de coûts distincts : la création du vecteur par produit (ou par variante) et l'hébergement des données au fil des ans. Une entreprise qui souhaite le construire elle-même sur le plan technique paie principalement en temps de développement et en maintenance ; une entreprise qui l'externalise paie par produit ou par abonnement. Avec plusieurs variantes du même produit, se pose également la question de savoir si une seule fiche suffit ou non — voir puis-je utiliser un passeport produit pour plusieurs variantes du même produit, car cela réduit directement le nombre de fiches qui doivent être créées et entretenues.

Maintenir la fiche à jour au fil du temps

Une fiche produit n'est pas un instantané. Les réparations, les modifications de composition ou un nouveau statut de conformité doivent y être intégrés. C'est un poste de coût continu, non pas une charge unique. Pour une entreprise avec un nombre limité de lignes de produits, c'est transparent ; pour une entreprise avec de nombreuses variantes et des modifications fréquentes, cela augmente plus vite que la première mise en place elle-même.

Personnel qui doit en gérer l'application

L'obligation ne concerne pas seulement les systèmes, mais aussi les personnes : qui dans l'organisation s'assure que les nouvelles données de produit entrent dans la fiche, qui vérifie qu'une fiche est correcte avant qu'un produit ne sorte du bâtiment. C'est un coût organisationnel qui s'oublie facilement dans un budget qui ne regarde que la technique. Voir comment préparer mes collaborateurs à travailler avec le passeport produit pour ce que cette préparation implique en pratique.

Où les choses se compliquent en pratique

Une première situation : une entreprise demande un devis sur la base d'« une fiche par produit » sans tenir compte des variantes, et découvre ensuite que le nombre de fiches est trois ou quatre fois supérieur à ce qui avait été budgétisé.

Une deuxième : les coûts de collecte de données sont sous-estimés parce qu'ils sont comptabilisés en interne comme du « travail normal de qualité ou d'approvisionnement », ce qui rend le tableau d'ensemble de la mise en œuvre invisible n'importe où.

Une troisième : l'hébergement est considéré comme un coût unique, alors que l'obligation exige l'accessibilité sur une période plus longue — ce qui fait qu'une entreprise fait face après quelques années à une facture de suivi inattendue, ou pire, à une fiche produit qui n'est plus accessible.

Une quatrième : on investit dans une solution technique avant qu'il soit clair si le propre groupe de produits est en tout cas soumis à l'obligation, ou quelles exigences précises s'y appliquent — voir Le passeport numérique de produits s'applique-t-il à mes produits ? Dépenser de l'argent pour la mauvaise spécification est un poste de coût qui s'évite facilement en répondant d'abord à cette question.

Une cinquième : les entreprises attendent que les règles pour leur groupe de produits soient définitives avant d'investir, et doivent alors rattraper en peu de temps ce qui aurait coûté moins cher réparti sur une période plus longue. Voir aussi Que puis-je faire dès maintenant alors que les règles ne sont pas encore définitives ?

Ce que vous pouvez documenter

• Un aperçu des groupes de produits et des variantes soumis à l'obligation et de ceux qui ne le sont pas encore — comme base pour une estimation des coûts réaliste.
• Un inventaire de l'endroit où les données nécessaires se trouvent déjà (approvisionnement, qualité, fournisseur) et ce qui en manque encore ou doit être validé.
• Un choix entre développer et héberger soi-même ou externaliser, avec la structure de coûts correspondante (unique par rapport à continu) explicitement côte à côte.
• Des accords sur qui au sein de l'organisation est responsable de la mise à jour des données du passeport, y compris le moment où une modification du produit doit entraîner une adaptation du passeport.
• Une configuration de test avant que l'obligation n'entre en vigueur pour le propre groupe de produits de l'entreprise, afin que les problèmes de jeunesse et les postes de coûts sous-estimés deviennent visibles avant le moment où ils doivent être résolus obligatoirement — voir puis-je créer une version de test du passeport produit à l'avance
• Un plan étape par étape pour la mise en œuvre elle-même, afin que les coûts deviennent progressivement visibles au lieu d'être un seul grand poste après coup — voir Comment aborder le passeport de produits étape par étape ?

Ce qu'un passeport de produit coûte exactement n'est pas une question qui peut être répondue par un seul montant — non pas parce que la réponse est cachée, mais parce que la législation elle-même ne mentionne aucun montant et la pratique varie selon l'entreprise. Ce qui peut cependant être décrit, et ce qu'une entreprise a elle-même en main, ce sont les choix qui déterminent les coûts : combien de variantes, combien de développement interne par rapport à l'externalisation, et à quel moment commence-t-on à mettre en ordre les données sous-jacentes.