Welke documenten heeft u nodig voor een digitaal productpaspoort?
Een digitaal productpaspoort bestaat uit gegevens, niet uit één document. In de praktijk verzamelt u informatie uit vier soorten bronnen: productidentificatie zoals type- en modelnummers, technische documentatie over materialen en samenstelling, certificaten en verklaringen die aantonen dat het product aan regels voldoet, en gegevens over herkomst en de partijen in de toeleveringsketen. Welke gegevens precies verplicht zijn, staat niet in één centrale lijst die voor alle producten geldt.
Dat laatste is het detail dat bij dit onderwerp het meest speelt. De verordening zelf beschrijft het kader, maar de exacte inhoudseisen per productgroep worden vastgesteld via aparte, latere regelgeving per sector. Voor sommige productgroepen is die uitwerking nog niet gepubliceerd. Een lijst die vandaag compleet lijkt, kan dus onvolledig blijken zodra de regels voor uw specifieke productgroep worden vastgesteld. Wie nu documenten verzamelt, doet er daarom verstandig aan breed te beginnen en de indeling per productgroep in de gaten te houden.
Gegevens die bij vrijwel elk product terugkomen
Ongeacht de productgroep vraagt een paspoort meestal om een aantal basisgegevens. Denk aan de naam en contactgegevens van de fabrikant of importeur, een uniek product- of batchnummer, het land van productie, en een omschrijving van de materialen waaruit het product bestaat. Daarnaast wordt vaak gevraagd naar reparatie- en onderhoudsinformatie, en naar gegevens over recyclebaarheid aan het einde van de levensduur. Voor producten die al onder bestaande productveiligheidsregels vallen, zoals CE-markering, sluit het paspoort vaak aan bij documentatie die u al heeft: conformiteitsverklaringen, testrapporten en gebruiksaanwijzingen leveren dan een groot deel van de basis.
Certificaten en verklaringen
Certificaten die aantonen dat een product aan veiligheids-, milieu- of kwaliteitseisen voldoet, horen vaak bij het paspoort. Dit zijn niet per se nieuwe documenten; het gaat om bestaande verklaringen die u koppelt aan het paspoort, zodat een toezichthouder of afnemer ze via de QR-code kan terugvinden. Het is daarom zinvol om na te gaan welke certificaten u al heeft en welke nog ontbreken, voordat u aan het paspoort begint.
Herkomst en de rol van uw leveranciers
Een deel van de gevraagde gegevens gaat niet over het eindproduct, maar over de weg daarnaartoe: welke grondstoffen zijn gebruikt, van welke leverancier, en onder welke omstandigheden geproduceerd. Voor bedrijven die zelf niet produceren maar importeren of assembleren, betekent dit dat u afhankelijk bent van informatie die uw eigen leveranciers moeten aanleveren. Het is daarom verstandig om vroeg met leveranciers in gesprek te gaan over welke gegevens zij kunnen aanleveren en in welke vorm. Wie hier pas bij oplevering van het paspoort mee begint, loopt het risico op vertraging omdat gegevens ontbreken of niet in bruikbare vorm beschikbaar zijn.
Waar u de gegevens vandaan haalt
Veel bedrijven onderschatten hoe versnipperd deze informatie binnen de eigen organisatie al aanwezig is. Technische tekeningen liggen bij engineering, certificaten bij kwaliteit, inkoopgegevens bij inkoop en klantinformatie bij verkoop. Een eerste inventarisatie van wat er al is, voorkomt dat u dubbel werk doet of gegevens opnieuw opvraagt die al ergens in de organisatie liggen. Voor wie wil zien welke gegevens voor de eigen productgroep relevant zijn, geeft een korte scan met een eerste indicatie een startpunt zonder dat u meteen alles hoeft uit te zoeken.
Documenten actueel houden
Een paspoort is geen momentopname. Wijzigt een leverancier, een materiaal of een productieproces, dan verandert mogelijk ook de onderliggende documentatie. Dit is een van de redenen waarom een paspoort niet als eenmalig project moet worden gezien, maar als iets dat onderhoud vraagt gedurende de tijd dat het product op de markt is. In de kennisbank per onderwerp uitgezocht vindt u meer over hoe dit onderhoud er in de praktijk uitziet en welke rol verschillende afdelingen daarin spelen.
Het gesprek met uw softwareleverancier
Omdat de gegevens uit meerdere systemen komen, is het zinvol om vroeg te bespreken met uw softwareleverancier of ERP-partij hoe deze gegevens worden vastgelegd, gekoppeld en actueel gehouden. Vraag concreet welke velden zij al ondersteunen en welke nog handmatig moeten worden aangevuld. Meer over hoe prodpas.eu deze gegevens verzamelt en verwerkt leest u op de pagina over hoe het werkt.
Voor uw eigen situatie blijft gelden dat de exacte documentatie-eisen afhangen van uw productgroep en van regelgeving die deels nog wordt uitgewerkt. Voor een eerste inschatting van wat voor uw producten relevant is, kunt u de gratis quick-scan doen of de onderwerpen in de kennisbank doorlopen.