De fout in het kort
De meestgemaakte fout die wij bij bedrijven terugzien, is dat het digitaal productpaspoort wordt ingevuld als een losstaand document, zonder het af te stemmen op gegevens die al bestaan: de conformiteitsverklaring, de gebruiksaanwijzing, het veiligheidsinformatieblad of de technische documentatie die bij de CE-markering hoort. Het gevolg is dat dezelfde eigenschap van hetzelfde product op twee plekken anders staat beschreven, bijvoorbeeld een andere materiaalsamenstelling, een ander gewicht, of een risicoclassificatie die niet overeenkomt.
Die tegenstrijdigheid ontstaat meestal niet uit onzorgvuldigheid, maar doordat de gegevens uit verschillende bronnen komen en door verschillende mensen worden beheerd. De technische afdeling beheert het dossier voor de CE-markering, inkoop levert gegevens over herkomst en materialen, en het digitaal productpaspoort wordt vaak als apart project opgepakt, soms door een andere collega of een externe partij. Zonder een vast proces om deze bronnen te vergelijken, blijven verschillen onopgemerkt tot iemand ze naast elkaar legt.
Waarom dit zo vaak misgaat
De verordening voor het digitaal productpaspoort staat los van de regels voor CE-markering en productveiligheid; het paspoort vervangt die documentatie niet, maar bestaat ernaast. Dat onderscheid is in de tekst van de verordening helder, maar in de praktijk van een bedrijf lopen de twee trajecten makkelijk door elkaar, juist omdat ze over hetzelfde product gaan en vaak dezelfde basisgegevens gebruiken. Wie niet van tevoren vastlegt welke bron leidend is voor welk gegeven, loopt het risico dat updates aan de technische documentatie niet automatisch doorwerken in het paspoort, of andersom.
Een tweede oorzaak is tijdsdruk. Wanneer het paspoort kort voor een deadline wordt samengesteld, is er weinig gelegenheid om gegevens systematisch te controleren tegen bestaande dossiers. De gegevens worden dan overgetypt of opnieuw ingeschat in plaats van overgenomen uit de bron die er al lag. de kennisbank met uitleg per onderwerp gaat in op wat een productpaspoort precies wel en niet hoeft te bevatten, wat helpt om deze verwarring vooraf te voorkomen.
Wat er in de praktijk misgaat
Concreet zien we vooral drie situaties terugkomen. Ten eerste een materiaalsamenstelling die in het paspoort anders wordt vermeld dan in het veiligheidsinformatieblad, bijvoorbeeld doordat een leverancier tussentijds een grondstof heeft gewijzigd en dat alleen in één van de twee documenten is bijgewerkt. Ten tweede een productversie die in het paspoort nog de oude uitvoering toont, terwijl de technische documentatie al is aangepast na een wijziging in het ontwerp. Ten derde gegevens die wel feitelijk juist zijn, maar niet aansluiten bij de indeling die toezichthouders voor productveiligheid hanteren, waardoor een vergelijking tussen de twee documenten onnodig lastig wordt.
Geen van deze situaties is op zichzelf dramatisch, maar ze maken het voor een toezichthouder lastiger om snel te zien dat de documentatie consistent is. Toezichthouders kijken bij een controle onder meer naar de samenhang tussen de verschillende verplichte documenten van een product, en niet alleen naar het paspoort op zichzelf.
Hoe u dit voorkomt
De kern van de oplossing is simpel te formuleren, ook al vraagt de uitvoering aandacht: leg voor elk gegeven in het paspoort vast uit welke bestaande bron het afkomstig is, en zorg dat een wijziging in die bron ook leidt tot een wijziging in het paspoort. Dat vraagt om één proceseigenaar die beide documentatiestromen overziet, in plaats van een paspoort dat door een andere afdeling wordt samengesteld zonder zicht op de technische documentatie.
Wanneer u met een softwareleverancier werkt voor het invoeren of bijhouden van het paspoort, is het zinvol om expliciet te bespreken hoe wijzigingen in uw bestaande productdocumentatie worden doorgegeven en verwerkt. hoe wij gegevens verzamelen en bijhouden laat zien hoe dat proces er bij prodpas.eu uitziet. Wilt u eerst voor uzelf nagaan waar uw bedrijf op dit punt staat, dan geeft de gratis productscan met een paar vragen een eerste indicatie, zonder dat dit iets zegt over uw specifieke juridische positie.
Wat dit artikel niet beantwoordt
Of uw productdocumentatie op dit moment voldoende op elkaar is afgestemd, en welke gevolgen een verschil tussen documenten in uw situatie kan hebben, is niet in algemene zin te beantwoorden. Daarvoor is uw eigen productdossier nodig, en eventueel het oordeel van een jurist of de bevoegde toezichthouder.
Wilt u dit soort fouten vroeg herkennen voordat ze in uw documentatie terechtkomen? Doe de gratis quick-scan of blader door de onderwerpen in de veelgestelde vragen over het digitaal productpaspoort om te zien welke situatie het dichtst bij de uwe ligt.