Det vanligaste misstaget som företag gör vid det digitala produktpasset ligger inte i tekniken och inte heller i ifyllningen av data, utan i det första steget: bestämmelsen av vilken produktgrupp en produkt exakt tillhör. Den som för snabbt klassificerar en produkt under den förordning som är mest känd, eller under förordningen för huvudprodukten medan en komponent faller under en annan, bygger upp ett pass baserat på fel krav. Det märker man ofta först när data redan har samlats in.
Du undviker detta misstag genom att inte basera klassificeringen på vad en produkt heter eller vad den vanligtvis faller under hos jämförbara företag, utan på beskrivningen som står i förordningen själv. En produkt kan innehålla delar som faller under en annan produktgrupp än helheten, och en importör av en sammansatt produkt kan få att göra med flera förordningar samtidigt. Den som märker det först när man sammanställer passet måste ofta göra om en del av arbetet.
Varför detta misstag förekommer så ofta
Företag med flera produktgrupper stöter vanligtvis på en förordning först, till exempel för att den har varit mest i nyheterna eller för att en leverantör hänvisar till den. Det gör det frestande att anta att resten av sortimentet behandlas på samma sätt. I praktiken skiljer sig produktgrupper åt när det gäller vad som exakt är obligatoriskt, vilka data som efterfrågas och när skyldigheten träder i kraft. En möbeltillverkare som också levererar batterier tillsammans med en produkt, eller en importör av elektronik med en förpackning av textil, kan ha att göra med olika regimer samtidigt utan att detta omedelbar är tydligt från förpackningen eller produktens handelsbeteckning.
En andra anledning är att klassificeringen ofta överlåts till den som råkar sammanställa passet, utan att det på förhand har fastställts vem på företaget som är ansvarig för det valet. Därför kan klassificeringen skilja sig åt per produktlinje, medan de underliggande reglerna för hela företaget bör vara desamma.
Vad som går fel när klassificeringen inte är korrekt
Om produktgruppen har fastställts felaktigt, samlas data in baserat på fel krav. Det betyder inte automatiskt att passet är oanvändbart, men det kan innehålla information som saknas för rätt produktgrupp eller att det finns data i det som inte är relevant för den gruppen. En efterföljande reparation tar mer tid än att göra klassificeringen på förhand, eftersom data då måste efterfrågas på nytt från leverantörer eller interna avdelningar.
Även frågan om vilken part i kedjan som har vilket ansvar hänger samman med produktgruppen. Den som vill förstå denna aspekt hittar bakgrund om olika roller i kunskapsbanken per ämne, där roller och produktgrupper förklaras separat.
Hur du undviker klassificering av för snabbt gång
Klassificeringen blir mer tillförlitlig om du baserar den på beskrivningen i själva förordningen, per produktdel, istället för på produkten som helhet. För företag med ett brett sortiment lönar det sig att genomgå detta en gång strukturerat istället för att förbättra det på nytt per produktlinje. Du får en första indikation genom i några frågor visa var dina produkter står, så att du ser om det finns mer än en produktgrupp inblandad innan du börjar samla in data.
Det är också klokt att låta klassificeringen följa med i samtalet med din mjukvaruleverantör, eftersom de obligatoriska fälten skiljer sig åt per produktgrupp. Den som är osäker på detta kan läsa de vanliga frågorna om det i de vanligaste frågorna om produktpasset.
Vad du gör om klassificeringen redan har gjorts
Om indeling redan är gjord och det finns osäkerhet om den är korrekt, är det lämpligt att få den granskad innan passet publiceras, inte efter. För er företags specifika situation och era produkter förblir själva förordningens text, bedömningen från den behörig tillsynsmyndigheten eller en jurists bedömning den avsedd källan. Mer om hur information på prodpas.eu till stånd kommer och vad som hänvisas till läser ni på sidan om arbetssättet.
Vill ni själva snabbt se om era produkter möjligen faller under flera produktgrupper, gör då den kostnadsfria snabbsökningen eller bläddra igenom ämnena i kunskapsdatabasen. Båda är kostnadsfritt tillgängliga och ger en första vägledning innan ni går vidare med utvecklingen.