El error más común que cometen las empresas con el pasaporte digital de productos no está en la tecnología ni en la cumplimentación de datos, sino en el primer paso: determinar bajo qué grupo de productos cae exactamente un producto. Quien clasifica un producto demasiado rápidamente bajo la normativa que es más conocida, o bajo la normativa del producto principal mientras que una parte se clasifica por separado bajo otra, construye un pasaporte basado en los requisitos incorrectos. A menudo, solo se da cuenta de esto cuando los datos ya han sido recopilados.
Usted evita este error basando la clasificación no en cómo se llama un producto o bajo qué normativa suele clasificarse en empresas comparables, sino en la descripción que aparece en la propia normativa. Un producto puede contener componentes que corresponden a un grupo de productos diferente al del conjunto, y un importador de un producto compuesto puede tener que cumplir con varias normativas simultáneamente. Quien se da cuenta de esto solo al compilar el pasaporte a menudo tiene que rehacer parte del trabajo.
Por qué este error es tan frecuente
Las empresas con varios grupos de productos suelen encontrarse primero con una sola normativa, por ejemplo, porque ha sido más noticia o porque un proveedor la menciona. Esto hace que sea tentador asumir que el resto del surtido se trata de la misma manera. En la práctica, los grupos de productos difieren en lo que exactamente es obligatorio, qué datos se solicitan y en qué momento entra en vigor la obligación. Un fabricante de muebles que también suministra baterías con un producto, o un importador de electrónica con un embalaje de textil, puede estar sujeto a regímenes diferentes simultáneamente sin que esto sea inmediatamente evidente en el embalaje o en el nombre comercial del producto.
Una segunda razón es que la clasificación a menudo se deja a cargo de quien casualmente está compilando el pasaporte, sin que previamente se haya establecido quién en la empresa es responsable de esa decisión. Como resultado, la clasificación puede variar según la línea de productos, mientras que las normas subyacentes deberían ser las mismas para toda la empresa.
Lo que sale mal si la clasificación es incorrecta
Si el grupo de productos se ha determinado incorrectamente, los datos se recopilan sobre la base de los requisitos incorrectos. Esto no significa automáticamente que el pasaporte sea inutilizable, pero sí significa que puede carecer de información que es obligatoria para el grupo de productos correcto, o que contiene datos que no son relevantes para ese grupo. La corrección posterior requiere más tiempo que la clasificación previa, porque entonces los datos deben solicitarse nuevamente a los proveedores o departamentos internos.
La pregunta de qué parte de la cadena de suministro tiene qué responsabilidad también está vinculada al grupo de productos. Quien quiera entender este aspecto encontrará información de fondo sobre los diferentes roles en el banco de conocimientos por tema, donde se explican los roles y los grupos de productos por separado.
Cómo prevenir hacer la clasificación demasiado rápidamente
La clasificación es más confiable si la basa en la descripción de la propia normativa, por componente del producto, en lugar de basarla en el producto como un todo. Para empresas con un amplio surtido, vale la pena hacerlo de forma estructurada una sola vez en lugar de improvisar de nuevo con cada línea de productos. Obtiene una primera indicación al mostrarle en algunas preguntas dónde están sus productos, para que vea si hay más de un grupo de productos en juego antes de comenzar a recopilar datos.
También es recomendable que la clasificación se incluya en la conversación con su proveedor de software, porque los campos requeridos varían según el grupo de productos. Quien tenga dudas al respecto puede leer las preguntas frecuentes sobre el tema en las preguntas más frecuentes sobre el pasaporte de productos.
Qué hacer si la clasificación ya se ha realizado
Si ya se ha realizado la clasificación y existe duda sobre su corrección, es conveniente que se verifique antes de que se publique el pasaporte, no después. Para la situación precisa de su empresa y sus productos, el texto del reglamento en sí, o la opinión de la autoridad competente de supervisión o un jurista, siguen siendo la fuente indicada. Más información sobre cómo se elabora la información en prodpas.eu y a qué se hace referencia, puede leerlo en la página sobre el procedimiento.
Si desea ver rápidamente si sus productos pueden estar sujetos a varios grupos de productos, realice el escaneo rápido gratuito o explore los temas en la base de conocimientos. Ambos son de acceso gratuito y ofrecen una orientación inicial antes de continuar con el desarrollo.