L'erreur la plus couramment commise par les entreprises en matière de passeport numérique des produits ne réside pas dans la technique ni dans le remplissage des données, mais dans la première étape : déterminer précisément sous quel groupe de produits un produit relève. Celui qui classe un produit trop rapidement sous le règlement le plus connu, ou sous le règlement du produit principal alors qu'une partie en relève séparément, construit un passeport basé sur les mauvaises exigences. Vous ne vous en rendez souvent compte que lorsque les données ont déjà été collectées.
Vous évitez cette erreur en basant la classification non pas sur le nom d'un produit ou sur la façon dont il est généralement classé dans les entreprises similaires, mais sur la description qui figure dans le règlement lui-même. Un produit peut contenir des éléments qui relèvent d'un groupe de produits différent de l'ensemble, et un importateur d'un produit composite peut être soumis à plusieurs règlements à la fois. Si l'on ne s'en aperçoit qu'au moment de la compilation du passeport, il faut souvent recommencer une partie du travail.
Pourquoi cette erreur se reproduit si souvent
Les entreprises ayant plusieurs groupes de produits sont généralement confrontées en premier à un règlement, par exemple parce qu'il a été le plus médiatisé ou parce qu'un fournisseur y fait référence. Cela rend séduisant de supposer que le reste de l'assortiment est traité de la même manière. En pratique, les groupes de produits diffèrent dans ce qui est exactement obligatoire, quelles données sont demandées et à quel moment l'obligation entre en vigueur. Un fabricant de meubles qui livre également des batteries avec un produit, ou un importateur d'électronique avec un emballage en textile, peut être soumis à des régimes différents simultanément sans que cela soit immédiatement clair à partir de l'emballage ou du nom commercial du produit.
Une deuxième raison est que la classification est souvent laissée à celui qui se trouve être en train de compiler le passeport, sans qu'il ait été établi au préalable qui dans l'entreprise est responsable de ce choix. De cette façon, la classification peut différer selon la gamme de produits, alors que les règles sous-jacentes devraient être les mêmes pour toute l'entreprise.
Ce qui se passe mal si la classification est incorrecte
Si le groupe de produits est mal établi, les données sont collectées sur la base des mauvaises exigences. Cela ne signifie pas automatiquement que le passeport est inutilisable, mais que des informations obligatoires pour le groupe de produits correct peuvent y manquer, ou que des données s'y trouvent qui ne sont pas pertinentes pour ce groupe. Une correction ultérieure prend plus de temps qu'une classification préalable, car les données doivent alors être à nouveau demandées aux fournisseurs ou aux départements internes.
La question de savoir quelle partie de la chaîne porte quelle responsabilité est également liée au groupe de produits. Celui qui veut comprendre cet aspect trouvera des informations de base sur les différents rôles dans la base de connaissances par sujet, où les rôles et les groupes de produits sont expliqués séparément.
Comment éviter une classification hâtive
La classification devient plus fiable si vous la basez sur la description du règlement lui-même, par élément du produit, plutôt que sur le produit dans son ensemble. Pour les entreprises ayant un assortiment large, il vaut la peine de le faire une fois de manière structurée plutôt que d'improviser à nouveau pour chaque gamme de produits. Vous obtenez une première indication en posant quelques questions pour montrer où se situent vos produits, afin que vous voyiez s'il y a plus d'un groupe de produits en jeu avant de commencer à collecter des données.
Il est également judicieux de faire suivre la classification dans la discussion avec votre fournisseur de logiciels, car les champs requis varient selon le groupe de produits. Si vous avez des doutes à ce sujet, vous pouvez consulter les questions courantes à ce sujet dans les questions les plus fréquemment posées sur le passeport des produits.
Que faire si la classification a déjà été effectuée
Si la classification est déjà établie et qu'il existe un doute quant à son exactitude, il est judicieux de la faire vérifier avant la publication du passeport, et non après. Pour la situation précise de votre entreprise et vos produits, le texte du règlement lui-même, l'avis de l'autorité de surveillance compétente ou celui d'un juriste restent la source appropriée. Pour en savoir plus sur la manière dont les informations sont élaborées sur prodpas.eu et sur les références utilisées, consultez la page sur la méthode.
Si vous souhaitez rapidement vérifier vous-même si vos produits peuvent relever de plusieurs catégories de produits, effectuez le quick-scan gratuit ou parcourez les sujets dans la base de connaissances. Les deux sont accessibles gratuitement et fournissent une première orientation avant de poursuivre avec la mise en œuvre.