A digitális termékútlevél kapcsán a vállalkozások által leggyakrabban elkövetett hiba nem a technikában és nem az adatok kitöltésében rejlik, hanem az első lépésben: annak meghatározásában, hogy egy termék pontosan melyik termékkategória alá tartozik. Aki egy terméket túl gyorsan sorolja be az ismertebb rendelet vagy a főtermék rendeletének alá, miközben egy alkatrész külön alá tartozik, hibás követelmények alapján építi fel az útlevelet. Ezt általában csak akkor veszi észre, amikor az adatok már össze vannak gyűjtve.
Ezt a hibát úgy kerüli el, ha az besorolást nem azon alapozza, hogy egy terméket hogyan hívnak, vagy hol tartozik általában a hasonló vállalkozásoknál, hanem a rendeletben szereplő meghatározáson. Egy termék olyan alkatrészeket tartalmazhat, amelyek a szövetségbe tartozó egésznél eltérő termékkategória alá esnek, és egy összetett termék importőre egyidejűleg több rendelettel is szembesülhet. Aki ezt csak az útlevél összeállításakor veszi észre, gyakran meg kell ismételnie a munka egy részét.
Miért fordul elő gyakran ez a hiba
Az több termékkategóriával foglalkozó vállalkozások általában előbb szembesülnek egy rendelettel, például mert az a legtöbbet szerepelt a hírekben, vagy mert egy szállító erre utal. Ez azt a kísértést kelti, hogy feltételezzük, hogy az asszortiment többi része ugyanúgy kezelendő. A gyakorlatban a termékkategóriák abban különböznek, hogy mi kötelező pontosan, milyen adatokat kérnek és mikor lép életbe a kötelezettség. Egy bútorgyártó, aki akkumulátorokat is szállít egy termékhez, vagy egy olyan elektrotechnikai cikkek importőre, akinek a csomagolása textil, egyidejűleg különböző rendszerekkel szembesülhet anélkül, hogy ez azonnal világos lenne a csomagolásból vagy a termék kereskedelmi nevéből.
Egy második ok az, hogy a besorolást gyakran arra bízzák, aki éppen az útlevelet összeállítja, anélkül, hogy előzetesen megállapodott volna a vállalatban, hogy ki felel ezért a döntésért. Emiatt a besorolás termékvonalonként eltérhet, miközben az alapul szolgáló szabályok az egész vállalatra azonosak kellene, hogy legyenek.
Mi történik, ha a besorolás nem helyes
Ha a termékkategóriát helytelenül határozták meg, az adatokat hibás követelmények alapján gyűjtik össze. Ez nem feltétlenül azt jelenti, hogy az útlevél használhatatlan, de azt, hogy hiányozhatnak az információk, amelyek a helyes termékkategóriára vonatkozóan kötelezőek, vagy olyan adatok lehetnek benne, amelyek az adott kategóriára nézve nem relevánsak. Az utólagos javítás több időt vesz igénybe, mint az előzetes besorolás, mivel az adatokat utána újra be kell kérni a szállítóktól vagy a belső osztályoktól.
Azt a kérdést is, hogy a lánc melyik szereplője milyen felelősséget visel, a termékkategória határozza meg. Aki ezt a szempontot meg akarja érteni, háttérinformációt talál a lánc különböző szerepeiről tudásbázisban témaköronként, ahol a szerepeket és a termékkategóriákat egymástól függetlenül ismertetjük.
Hogyan kerülheti el a besorolás túl gyors végrehajtását
A besorolás megbízhatóbbá válik, ha a termék egyes részeihez a verordeling leírásán alapszik, ahelyett hogy az egész termékre alapozna. Az olyan vállalatok számára, amelyeknek széles termékkínálatuk van, érdemes ezt strukturáltan egyszer végigvenni, ahelyett hogy termékvonalonként újra improvizálna. Egy első jelzést kaphat néhány kérdésben megmutatva, hogy termékei hol helyezkednek el, hogy lássa, több termékkategória is szerepet játszik-e a kezdés előtt az adatgyűjtéshez.
Javasolt az is, hogy a besorolás párhuzamosan haladjon szállítójával folytatott beszélgetésben, mivel a szükséges mezők termékkategóriánként eltérnek. Aki ebben bizonytalan, a gyakran feltett kérdéseket olvashatja meg a termékadomány leggyakoribb kérdéseit.
Mit tegyen, ha a besorolás már elkészült
Ha a besorolást már elkészítette, és kétségei vannak annak helyességével kapcsolatban, célszerű ezt a passzport közzététele előtt ellenőriztetni, nem pedig utána. Vállalata és termékei konkrét helyzete tekintetében a rendelet szövege, vagy a kompetens felügyeleti hatóság vagy egy jogász véleménye marad a kijelölt forrás. Arról, hogy a prodpas.eu-n lévő információ hogyan jön létre, és mire hivatkozunk, további információ található a munkamenet oldalán.
Ha saját maga szeretné gyorsan megnézni, hogy termékei több termékkategóriába is tartozhatnak-e, akkor végezzen egy ingyenes gyors vizsgálatot, vagy böngésszen a tudásbázis témái között. Mindkettő ingyenesen elérhető, és kezdeti iránymutatást ad, mielőtt továbbmenne a kidolgozással.