Yleisin virhe, jonka yritykset tekevät digitaalisen tuotepassin yhteydessä, ei ole tekniikassa eikä tietojen täyttämisessä, vaan ensimmäisessä vaiheessa: tuoteryhmän määrittämisessä, johon tuote tarkalleen kuuluu. Jos tuote luokitellaan liian nopeasti tunnetuimmaksi tuntevaan asetukseen tai päätuotteen asetukseen, vaikka osassa on erillinen soveltamisala, passi rakennetaan vääriin vaatimuksiin. Huomaatte tämän usein vasta, kun tiedot on jo kerätty.
Vältät tämän virheen perustamalla luokittelun siihen, miltä tuote nimeltään kuulostaa tai minne se yleensä kuuluu samankaltaisissa yrityksissä, vaan siihen kuvaukseen, joka on itse asetuksessa. Tuote voi sisältää osia, jotka kuuluvat eri tuoteryhmään kuin kokonaisuus, ja yhdistetyn tuotteen maahantuoja voi joutua käsittelemään useita asetuksia samanaikaisesti. Jos tämä huomataan vasta passin kokoamisen yhteydessä, on usein tehtävä suuri osa työstä uudelleen.
Miksi tämä virhe esiintyy niin usein
Useiden tuoteryhmien omaavat yritykset kohtaavat yleensä ensin yhden asetuksen, esimerkiksi siksi, että se on ollut eniten uutisissa tai koska toimittaja viittaa siihen. Tämä tekee houkuttelevaksi olettaa, että loput valikoimasta käsitellään samalla tavalla. Käytännössä tuoteryhmät eroavat siinä, mikä on tarkalleen pakollista, mitä tietoja pyydetään ja milloin velvoite alkaa. Huonekalujen valmistaja, joka toimittaa myös akkuja tuotteen mukana, tai elektroniikan maahantuoja, jonka pakkaukseen kuuluu tekstiilit, voi joutua käsittelemään useita asetuksia samanaikaisesti ilman, että tämä selviää heti pakkauksesta tai tuotteen kauppanimestä.
Toinen syy on, että luokittelu jätetään usein sille, joka sattuu kokoamaan passia, ilman että yrityksessä on etukäteen päätetty, kuka on vastuussa tästä päätöksestä. Näin ollen luokittelu voi vaihdella tuotelinjasta riippuen, kun taas taustalla olevat säännöt pitäisi olla samat koko yritykselle.
Mitä menee pieleen, kun luokittelu on väärä
Jos tuoteryhmä on määritetty väärin, tiedot kerätään vääriin vaatimuksiin perustuen. Tämä ei automaattisesti tarkoita, että passi olisi käyttökelvoton, mutta se voi sisältää tietoja, jotka ovat oikean tuoteryhmän kannalta pakollisia, tai sisältää tietoja, jotka eivät ole relevantteja tälle ryhmälle. Jälkikäteinen korjaus vie enemmän aikaa kuin luokittelu etukäteen, koska tiedot on sitten pyydettävä uudelleen toimittajilta tai sisäisiltä osastoilta.
Myös kysymys siitä, mikä ketjun osapuoli kantaa vastuun, liittyy tuoteryhmään. Joka haluaa ymmärtää tämän näkökulman, löytää taustatietoa eri rooleista kunkin aiheen tietopankista, jossa rooleja ja tuoteryhmiä käsitellään toisistaan erillään.
Kuinka välttää luokittelun liian nopea eteneminen
Luokittelu tulee luotettavammaksi, jos perustat sen asetuksen itsensä antamaan kuvaukseen tuotteen osien osalta kokonaisuuden sijaan. Monipuolisen valikoiman omaavien yritysten kannalta on kannattavaa käydä tämä läpi yhden kerran järjestelmällisesti sen sijaan, että improvisoisit uudelleen tuotelinjakohtaisesti. Alustavan käsityksen saat muutamalla kysymyksellä osoittamalla, missä tuotteesi sijaitsevat, jotta näet, onko kyseessä useampi kuin yksi tuoteryhmä, ennen kuin aloitat tietojen keräämisen.
On myös järkevää antaa luokittelun liittyä keskusteluun ohjelmistotoimittajasi kanssa, koska vaaditut kentät vaihtelevat tuoteryhmittäin. Jos tähän liittyen epäröit, voit lukea yleisiä kysymyksiä koskevat vastaukset kohdasta usein kysytyt kysymykset tuotepassista.
Mitä tehdä, jos luokittelu on jo tehty
Jos luokittelu on jo tehty ja epäilet sen oikeellisuutta, kannattaa se tarkistaa ennen passin julkaisemista, ei sen jälkeen. Yrityksesi ja tuotteidesi tarkkaan tilanteeseen nähden asetusten oma teksti, toimivaltaisen valvontaviranomaisen tai juristi-asiantuntijan arvio on oikea lähde. Lisätietoja siitä, miten prodpas.eu-sivuston tiedot syntyvät ja mitä lähteistä viitataan, voit lukea osiosta työprosessia koskevalla sivulla.
Jos haluat itse nopeasti nähdä, mahdollisesti kuuluvat tuotteesi useiden tuoteryhmien piiriin, suorita ilmainen pika-skannaus tai selaa aihealueita tietovarannosta. Molemmat ovat maksutta saatavilla ja antavat ensimmäisen suunnan ennen kuin jatkat kehittämiseen.