Den mest almindelige fejl, som virksomheder gør ved det digitale produktpas, ligger ikke i teknikken og heller ikke i udfyldningen af data, men i det første skridt: at bestemme, under hvilken produktgruppe et produkt præcis falder. Hvis nogen inddeler et produkt for hurtigt under den forordning, der er mest kendt, eller under hovedproduktets forordning, mens en del falder separat under denne, bygger man et pas på grundlag af de forkerte krav. Du bemærker ofte først dette, når dataene allerede er indsamlet.
Du undgår denne fejl ved at basere inddelingen ikke på, hvordan et produkt hedder, eller hvor det normalt falder hos sammenlignelige virksomheder, men på den beskrivelse, der står i selve forordningen. Et produkt kan indeholde dele, der falder under en anden produktgruppe end helheden, og en importør af et sammensat produkt kan have med flere forordninger at gøre på samme tid. Hvis nogen først bemærker dette, når passet samles, skal ofte en del af arbejdet gøres om.
Hvorfor denne fejl forekommer så ofte
Virksomheder med flere produktgrupper møder normalt én forordning først, for eksempel fordi den har været mest i nyhederne, eller fordi en leverandør henviser til den. Det gør det fristende at antage, at resten af sortimentet behandles på samme måde. I praksis adskiller produktgrupper sig i, hvad der præcist er obligatorisk, hvilke data der bliver anmodet om, og på hvilket tidspunkt forpligtelsen starter. En møbelfabrikant, der også leverer batterier med et produkt, eller en importør af elektronik med en emballage af tekstil, kan have med forskellige regimer at gøre på samme tid uden at det straks bliver klart fra emballagen eller produktets handelsnavn.
En anden grund er, at inddelingen ofte overlades til den person, der tilfældigvis samler passet, uden at det på forhånd er fastslået, hvem i virksomheden der er ansvarlig for dette valg. Som følge heraf kan inddelingen variere pr. produktlinje, mens de underliggende regler for hele virksomheden bør være de samme.
Hvad der går galt, hvis inddelingen ikke er korrekt
Hvis produktgruppen er blevet fastslået forkert, indsamles data på grundlag af de forkerte krav. Det betyder ikke automatisk, at passet er ubrugeligt, men vel at det kan mangle information, der er obligatorisk for den korrekte produktgruppe, eller at der er data i det, der ikke er relevant for denne gruppe. Efterfølgende reparation tager mere tid end inddelingen på forhånd, fordi data derefter skal rekvireres igen fra leverandører eller interne afdelinger.
Spørgsmålet om, hvilken part i kæden der bærer hvilket ansvar, er også forbundet med produktgruppen. Hvis nogen ønsker at forstå dette aspekt, finder han baggrundinformation om de forskellige roller i videnbanken pr. emne, hvor roller og produktgrupper forklares uafhængigt af hinanden.
Hvordan du undgår inddelingen af at gå for hurtigt
Inddelingen bliver mere pålidelig, hvis du baserer den på beskrivelsen i selve forordningen, pr. del af produktet, i stedet for på produktet som helhed. For virksomheder med et bredt sortiment er det værd at gennemgå dette struktureret én gang i stedet for at improvisere på ny pr. produktlinje. Du får en første indikation ved at få vist i et par spørgsmål, hvor dine produkter står, så du kan se, om der er mere end én produktgruppe på spil, før du begynder at indsamle data.
Det er også klogt at lade inddelingen være med i samtalen med din softwareleverandør, fordi de påkrævede felter er forskellige pr. produktgruppe. Hvis nogen er i tvivl herom, kan vedkommende læse de almindelige spørgsmål herom i de hyppigst stillede spørgsmål om produktpasset.
Hvad der skal gøres, hvis inddelingen allerede er foretaget
Hvis inddelingen allerede er foretaget, og der er tvivl om, hvorvidt den er korrekt, er det værd at få den kontrolleret, før pasporet publiceres, ikke efter. For den præcise situation for dit selskab og dine produkter forbliver teksten i forordningen selv, eller vurderingen fra den kompetente tilsynsmyndighed eller en jurist, den rette kilde. Læs mere om, hvordan oplysninger på prodpas.eu skabes, og hvad der refereres til, på siden om arbejdsmetoden.
Hvis du selv hurtigt vil se, om dine produkter muligvis falder under flere produktgrupper, skal du foretage den gratis quick-scan eller gennemse emnerne i videnbanken. Begge er gratis tilgængelige og giver en første retning, før du går videre med udarbejdelsen.