O erro mais comum que as empresas cometem com o passaporte digital de produtos não está na técnica nem no preenchimento de dados, mas na primeira etapa: determinar em qual grupo de produtos um produto se enquadra exatamente. Quem classifica um produto demasiado rapidamente sob o regulamento que é mais conhecido, ou sob o regulamento do produto principal enquanto uma peça se enquadra separadamente noutro, constrói um passaporte baseado nos requisitos errados. Frequentemente, apenas se apercebe disto quando os dados já foram recolhidos.
Evita este erro baseando a classificação não em como um produto é designado ou onde normalmente se enquadra em empresas comparáveis, mas na descrição que consta no próprio regulamento. Um produto pode conter componentes que se enquadram num grupo de produtos diferente do todo, e um importador de um produto composto pode ter de lidar com múltiplos regulamentos simultaneamente. Quem percebe isto apenas ao compilar o passaporte tem frequentemente de refazer parte do trabalho.
Porque é que este erro ocorre tão frequentemente
As empresas com múltiplos grupos de produtos geralmente se deparam com um regulamento primeiro, por exemplo porque foi mais notícia ou porque um fornecedor o referencia. Isto torna tentador assumir que o resto do sortido é tratado da mesma forma. Na prática, os grupos de produtos diferem no que é exatamente obrigatório, quais dados são solicitados e quando a obrigação entra em vigor. Um fabricante de móveis que também fornece baterias com um produto, ou um importador de eletrónica com uma embalagem de têxtil, pode lidar com regimes diferentes simultaneamente sem que isto seja imediatamente evidente pela embalagem ou pelo nome comercial do produto.
Uma segunda razão é que a classificação é frequentemente deixada a cargo de quem está a compilar o passaporte por acaso, sem que previamente tenha sido definido quem na empresa é responsável por essa decisão. Assim, a classificação pode diferir por linha de produtos, enquanto as regras subjacentes devem ser as mesmas para toda a empresa.
O que corre mal se a classificação não estiver correta
Se o grupo de produtos foi determinado incorretamente, os dados são recolhidos baseando-se nos requisitos errados. Isto não significa automaticamente que o passaporte seja inutilizável, mas significa que pode carecer de informações que são obrigatórias para o grupo de produtos correto, ou que contém dados que não são relevantes para esse grupo. A correção posterior leva mais tempo do que a classificação prévia, porque os dados têm então de ser solicitados novamente aos fornecedores ou departamentos internos.
Também a questão de qual parte da cadeia é responsável por quais aspetos está ligada ao grupo de produtos. Quem quiser compreender este aspecto, encontra informações básicas sobre os diferentes papéis em banco de conhecimentos por tema, onde os papéis e grupos de produtos são explicados separadamente.
Como evita a classificação precipitada
A classificação torna-se mais fiável se a basear na descrição do próprio regulamento, por componente do produto, em vez de no produto como um todo. Para empresas com um sortido amplo, vale a pena fazer isto de forma estruturada uma única vez, em vez de improvisar novamente por linha de produtos. Obtém uma primeira indicação deixando-o mostra em algumas perguntas onde seus produtos se encontram, para que veja se há mais de um grupo de produtos envolvido antes de começar a recolher dados.
Também é aconselhável que a classificação seja acompanhada na conversa com seu fornecedor de software, porque os campos obrigatórios diferem por grupo de produtos. Quem tiver dúvidas sobre isto, pode ler as questões comuns sobre o assunto em as perguntas mais frequentes sobre o passaporte digital de produtos.
O que fazer se a classificação já foi feita
Se a classificação já foi feita e existe dúvida quanto à sua correção, é recomendável submetê-la a verificação antes da publicação do pasaporte, não depois. Para a situação específica da sua empresa e dos seus produtos, o texto do próprio regulamento, ou a decisão da autoridade competente de vigilância ou de um jurista, permanece como a fonte apropriada. Mais informações sobre como as informações na prodpas.eu são elaboradas e a que se refere, pode ler-se em a página sobre a metodologia.
Se pretende verificar rapidamente se os seus produtos podem estar sujeitos a múltiplos grupos de produtos, faça a verificação rápida gratuita ou navegue pelos tópicos no banco de conhecimento. Ambos estão acessíveis gratuitamente e dão uma primeira orientação antes de prosseguir com o desenvolvimento.