Der häufigste Fehler, den Unternehmen beim digitalen Produktpass machen, liegt nicht in der Technik und auch nicht beim Ausfüllen von Daten, sondern im ersten Schritt: bei der Bestimmung, unter welche Produktgruppe ein Produkt genau fällt. Wer ein Produkt zu schnell unter die Verordnung einordnet, die am bekanntesten ist, oder unter die Verordnung des Hauptprodukts, während ein Einzelteil separat darunter fällt, baut einen Produktpass auf Basis der falschen Anforderungen auf. Das merken Sie oft erst, wenn die Daten bereits gesammelt sind.
Sie vermeiden diesen Fehler, indem Sie die Einteilung nicht darauf basieren, wie ein Produkt heißt oder unter welche Verordnung es bei vergleichbaren Unternehmen üblicherweise fällt, sondern auf die Beschreibung, die in der Verordnung selbst steht. Ein Produkt kann Einzelteile enthalten, die unter eine andere Produktgruppe fallen als das Ganze, und ein Importeur eines zusammengesetzten Produkts kann es gleichzeitig mit mehreren Verordnungen zu tun bekommen. Wer das erst beim Zusammenstellen des Produktpass bemerkt, muss oft einen Teil der Arbeit wiederholen.
Warum dieser Fehler so häufig auftritt
Unternehmen mit mehreren Produktgruppen bekommen üblicherweise zuerst eine Verordnung zu Gesicht, zum Beispiel weil sie am meisten in den Nachrichten war oder weil ein Lieferant darauf verweist. Das macht es verlockend anzunehmen, dass der Rest des Sortiments auf die gleiche Weise behandelt wird. In der Praxis unterscheiden sich Produktgruppen darin, was genau verpflichtend ist, welche Daten abgefragt werden und wann die Verpflichtung eintritt. Ein Möbelhersteller, der auch Batterien bei einem Produkt mitliefert, oder ein Importeur von Elektronik mit einer Verpackung aus Textilien kann gleichzeitig mit verschiedenen Regelungen zu tun haben, ohne dass dies unmittelbar aus der Verpackung oder dem Handelsnamen des Produkts deutlich wird.
Ein zweiter Grund ist, dass die Einteilung oft an denjenigen überlassen wird, der zufällig gerade den Produktpass zusammenstellt, ohne dass vorher festgelegt wurde, wer im Unternehmen für diese Entscheidung verantwortlich ist. Dadurch kann die Einteilung pro Produktlinie unterschiedlich ausfallen, während die zugrunde liegenden Regeln für das gesamte Unternehmen gleich sein sollten.
Was schiefgeht, wenn die Einteilung nicht stimmt
Wenn die Produktgruppe falsch bestimmt wurde, werden Daten auf Basis der falschen Anforderungen gesammelt. Das bedeutet nicht automatisch, dass der Produktpass unbrauchbar ist, aber wohl, dass es Informationen fehlen kann, die für die richtige Produktgruppe verpflichtend sind, oder dass Daten darin stehen, die für diese Gruppe nicht relevant sind. Eine nachträgliche Korrektur kostet mehr Zeit als die vorherige Einteilung, da Daten dann bei Lieferanten oder internen Abteilungen erneut abgefragt werden müssen.
Auch die Frage, welche Partei in der Lieferkette welche Verantwortung trägt, hängt mit der Produktgruppe zusammen. Wer diesen Aspekt verstehen möchte, findet Hintergrundinformationen zu den verschiedenen Rollen in der Wissensdatenbank pro Thema, wo Rollen und Produktgruppen getrennt voneinander erläutert werden.
Wie Sie zu schnelle Einteilungen vermeiden
Die Einteilung wird zuverlässiger, wenn Sie sie auf die Beschreibung in der Verordnung selbst stützen, pro Einzelteil des Produkts, statt auf das Produkt als Ganzes. Für Unternehmen mit einem breiten Sortiment lohnt es sich, dies einmal strukturiert durchzugehen, statt pro Produktlinie erneut zu improvisieren. Eine erste Orientierung erhalten Sie durch in ein paar Fragen zeigen, wo Ihre Produkte stehen, damit Sie sehen, ob mehr als eine Produktgruppe im Spiel ist, bevor Sie mit dem Sammeln von Daten beginnen.
Es ist auch ratsam, die Einteilung in das Gespräch mit Ihrem Softwareanbieter einzubeziehen, da die erforderlichen Felder pro Produktgruppe unterschiedlich sind. Wer hierüber unsicher ist, kann die häufig gestellten Fragen dazu nachlesen in den am häufigsten gestellten Fragen zum Produktpass.
Was zu tun ist, wenn die Einteilung bereits gemacht wurde
Ist die Einteilung bereits vorgenommen und bestehen Zweifel, ob sie korrekt ist, lohnt es sich, dies vor der Veröffentlichung des Passes überprüfen zu lassen, nicht danach. Für die genaue Situation Ihres Unternehmens und Ihrer Produkte bleiben der Text der Verordnung selbst oder die Stellungnahme der zuständigen Überwachungsbehörde oder eines Juristen die maßgebliche Quelle. Weitere Informationen darüber, wie Informationen auf prodpas.eu entstehen und worauf verwiesen wird, finden Sie auf der Seite über das Verfahren.
Wenn Sie schnell selbst überprüfen möchten, ob Ihre Produkte möglicherweise unter mehrere Produktgruppen fallen, führen Sie den kostenlosen Quick-Scan durch oder blättern Sie durch die Themen in der Wissensdatenbank. Beide sind kostenlos zugänglich und geben eine erste Orientierung, bevor Sie mit der Ausarbeitung fortfahren.