Mój producent znajduje się poza UE — kto zajmuje się paszportem produktu?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Producent spoza UE nie może sam, bezpośrednio z trzeciego kraju, umieścić paszportu produktu na rynku europejskim i nic więcej nie regulować. Gdy produkt trafi na rynek unijny, w obrębie UE musi być osoba odpowiadająca za obowiązki związane z tym paszportem. Kto to jest, zależy od tego, jak produkt przekroczy granicę.

Określenie, kto w obrębie UE ponosi odpowiedzialność

Istnieją dwie ścieżki, za pośrednictwem których producent spoza UE to rozwiązuje: poprzez importera, który wprowadza produkt na rynek unijny na własne nazwisko, lub poprzez uprawnionego przedstawiciela, którego producent wskazuje w szczególności do zadań związanych z paszportem produktu. To nie jest fakultatywny wybór, który można zachować w umowie — dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników oznacza to często, że pierwszym krokiem jest ustalenie, w której z tych dwóch ról znajduje się własne przedsiębiorstwo. Kto bowiem sprowadza produkty spoza UE i wprowadza je na rynek, niekoniecznie jest automatycznie tylko "nabywcą": ESPR zawiera własną definicję importera, która może odbiegać od tego, jak rola jest opisana w umowie handlowej. Wątpliwości w tej sprawie to dokładnie to, gdzie artykuł Czy jestem importerem czy producentem zgodnie z ESPR? .

Wskazanie uprawnionego przedstawiciela

Artykuł 28 rozporządzenia ESPR (rozporządzenie (UE) 2024/1781) opisuje możliwość dla producenta spoza UE wskazania uprawnionego przedstawiciela, który w jego imieniu wykonuje zadania w zakresie paszportu produktu. Dla przedsiębiorstwa liczącego od 10 do 100 pracowników, które jako strona unijny jest zaangażowana u takiego producenta, oznacza to, że musi być jasne, czy ten przedstawiciel istnieje, kto to jest i jakie zadania dokładnie zostały przekazane. Uprawniony przedstawiciel niekoniecznie jest obowiązkowy w każdej sytuacji — czy jest potrzebny i co dokładnie reguluje, opisane jest w Czy potrzebuję upoważnionego przedstawiciela w UE do paszportu produktu.

Wypełnianie obowiązków importera

Artykuł 29 rozporządzenia ESPR (rozporządzenie (UE) 2024/1781) nakłada obowiązki na importera, gdy wprowadza produkt producenta spoza UE na rynek UE. W praktyce dla przedsiębiorstwa w takiej sytuacji oznacza to, że należy sprawdzić, czy paszport produktu jest obecny, czy dane w nim są zgodne z produktem oraz czy producent spoza UE utrzymuje wymaganą dokumentację techniczną. Importer ponosi tu samodzielną odpowiedzialność, niezależnie od tego, co producent twierdzi, że zrobił. Co dokładnie ta odpowiedzialność obejmuje i gdzie się kończy, opisano w Kto jest odpowiedzialny za paszport produktu?.

Podanie własnego imienia i nazwiska oraz danych kontaktowych na produkcie

Zarówno importer, jak i reprezentant upoważniony pojawią się z imieniem, nazwiskiem i danymi kontaktowymi na produkcie lub w towarzyszącej mu dokumentacji. Dla przedsiębiorstwa tej wielkości oznacza to, że musi istnieć stały, aktualny zestaw danych, który jest konsekwentnie używany wszędzie — na paszporcie, na produkcie i w dokumentach. W przypadku zmiany importera lub dystrybutora, czy też zmiany nazwy przedsiębiorstwa, jest to szczegół, który łatwo się zapomina, podczas gdy paszport jest już opublikowany.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Pierwsza sytuacja, która często się pojawia: przedsiębiorstwo z UE zamawiające bezpośrednio u fabryki w Azji zakłada, że "dostawca zaopiekuje się paszportem", podczas gdy ta sama strona z UE zgodnie z definicją ESPR sama jest importerem i w związku z tym sama ponosi obowiązki wynikające z artykułu 29.

Druga sytuacja: wyznaczono wprawdzie upoważnionego reprezentanta, ale jego wyznaczenie uzgodniono ustnie lub jest to zawarte tylko w wiadomości e-mail. Gdy tylko pojawi się pytanie o to, jakie zadania na siebie kto przejął, nie ma nic na piśmie, do czego można by się odwołać.

Trzecia sytuacja: producent spoza UE dostarcza paszport, ale techniczne uzasadnienie za nim pozostaje w kraju pochodzenia, poza zasięgiem importera z UE. Jeśli wówczas poproszony zostanie o okazanie tej dokumentacji, nie ma nikogo w UE, kto mógłby ją szybko dostarczyć.

Czwarta sytuacja: produkt jest sprzedawany za pośrednictwem pośrednika na internetowej platformie handlowej, a nikt w łańcuchu nie czuje się odpowiedzialny, ponieważ "platforma" lub "producent" mieli to przecież uregulować. Wyjaśnienie tego, co oznacza sprzedaż za pośrednictwem platformy w odniesieniu do tych obowiązków, znajduje się w Co oznacza paszport produktu, jeśli sprzedaję produkty za pośrednictwem internetowej platformy handlowej?.

Piąta sytuacja: produkt jest wprowadzany na rynek pod własną marką, podczas gdy produkcja i pierwsza przygotowanie paszportu produktu znajdują się u producenta poza UE. Pytanie, kto formalnie jest uważany za producenta — strona, która umieszcza markę, czy strona, która produkuje — regularnie prowadzi do niejasności, kwestia ta jest omówiona w Sprzedaję produkty pod własną marką — jakie zobowiązania biorę na siebie?.

Co możesz udokumentować

• Pisemne upoważnienie udzielone przez reprezentanta uprawnionego, zawierające dokładnie, które zadania związane z paszportem produktu zostały przekazane i które nie.
• Przegląd własnej roli w łańcuchu — producent, importer, lub oboje dla różnych linii produktów — wraz z uzasadnieniem tego wyboru.
• Stały zestaw danych przedsiębiorstwa (nazwa, adres, dane kontaktowe) wykorzystywany konsekwentnie na paszporcie produktu, na produkcie oraz w korespondencji z producentem spoza Unii Europejskiej.
• Umowa z producentem dotycząca miejsca przechowywania dokumentacji technicznej i sposobu jej żądania w rozsądnym terminie.
• Lista kontrolna, która w przypadku każdej dostawy jest wykorzystywana do sprawdzenia, czy paszport produktu jest obecny i jest zgodny z dostarczonym produktem, zanim produkt trafi dalej do łańcucha dostaw.
• Ustalona procedura określająca postępowanie w przypadku zmiany producenta, upoważnionego przedstawiciela lub importera, tak aby paszport produktu nie pozostał przypisany do osoby kontaktowej, która przestała pełnić tę funkcję.