Wie is verantwoordelijk voor het productpaspoort van producten?

Wat u concreet moet doen

Wat er van u wordt verwacht

De ESPR (Verordening (EU) 2024/1781) legt de verantwoordelijkheid voor het digitaal productpaspoort in de eerste plaats bij de fabrikant. Dat is degene die het product ontwerpt of laat produceren en onder eigen naam of merk op de markt brengt. Artikel 27 van de ESPR werkt uit wat er van fabrikanten wordt verwacht; artikel 9 van de ESPR beschrijft wat het paspoort zelf moet bevatten en hoe het toegankelijk moet zijn. Voor een bedrijf van 10 tot 100 medewerkers komt dat in de praktijk neer op een aantal losse taken die vaak over verschillende afdelingen verspreid liggen.

Zorgen dat het paspoort er is voordat het product op de markt komt

Het paspoort moet aanwezig zijn op het moment dat een product beschikbaar wordt gesteld. Dat betekent dat de gegevensverzameling niet iets is wat achteraf, na productie of import, wordt afgehandeld, maar een stap die in het proces vóór lancering moet zijn ingebouwd. Voor een bedrijf met meerdere productlijnen betekent dit meestal dat iemand — vaak in kwaliteit, compliance of productmanagement — de eigenaar wordt van dit proces per productgroep, omdat de vereisten per groep kunnen verschillen.

Zorgen dat de gegevens klopt zijn en actueel blijven

De fabrikant is verantwoordelijk voor de juistheid van wat er in het paspoort staat, ook als de daadwerkelijke invoer of hosting door een derde partij gebeurt. Dat raakt niet alleen techniek maar ook de organisatie: wie mag gegevens aanleveren, wie controleert ze, en wat gebeurt er als een specificatie wijzigt na een aanpassing in het productieproces. Bij kleinere bedrijven ontbreekt hier vaak een vast aanspreekpunt, met als gevolg dat wijzigingen niet consequent worden doorgevoerd.

Zorgen dat de QR-datadrager op het product aanwezig en leesbaar is

Artikel 9 van de ESPR koppelt het paspoort aan een fysieke datadrager op of bij het product. Dat is een praktische verplichting die raakt aan verpakking, etikettering en soms aan het product zelf. Voor bedrijven die assortiment via meerdere kanalen verkopen, is het van belang dat deze drager bij elke uitvoering en elke verpakkingsvariant aanwezig blijft, ook bij kleine wijzigingen in de productlijn.

Weten wie welke rol speelt in de keten

Niet elk bedrijf is per definitie fabrikant. Een bedrijf dat producten importeert uit een derde land, of dat producten van een ander bedrijf onder eigen merk verkoopt, kan onder de ESPR ineens de rol van fabrikant krijgen toebedeeld, met alle bijbehorende verplichtingen. Wie twijfelt over de eigen positie in de keten, kan dat verder uitwerken via Ben ik importeur of fabrikant volgens de ESPR?. Voor bedrijven die zelf niet fabriceren maar wel verkopen, is er een apart vraagstuk te vinden bij Welke verplichtingen heeft een distributeur of handelaar van producten?.

Waar het misgaat in de praktijk

Een eerste situatie die vaak terugkomt: een bedrijf denkt dat de verantwoordelijkheid bij de leverancier of producent in het buitenland ligt, terwijl het bedrijf zelf de importeur is en daarmee de partij die de gegevens in Europa moet kunnen tonen. Dit speelt in het bijzonder wanneer producten worden ingekocht bij een fabriek buiten de EU zonder dat er afspraken zijn gemaakt over wie het paspoort samenstelt.

Een tweede situatie: een merkeigenaar laat een product produceren door een derde partij, maar verkoopt het onder eigen naam. De verantwoordelijkheid verschuift dan richting de merkeigenaar, ook als die zelf geen fabriek heeft. Dit wordt regelmatig onderschat, met als gevolg dat niemand in de keten zich eigenaar voelt van het paspoort totdat er een vraag van een toezichthouder of handelspartner komt.

Een derde situatie ontstaat bij productwijzigingen die niet worden doorgegeven aan de partij die het paspoort beheert. Een aanpassing in materiaalkeuze of leverancier van een onderdeel wordt intern afgehandeld door inkoop of engineering, zonder dat de compliance-afdeling dit meekrijgt. Het paspoort blijft dan gegevens tonen die niet meer overeenkomen met het geleverde product.

Een vierde situatie speelt bij bedrijven die via meerdere verkoopkanalen werken, waaronder een online marktplaats. Er bestaat dan onduidelijkheid over wie verantwoordelijk is voor het tonen van het paspoort op het verkooppunt, zeker wanneer het platform zelf ook onderdelen van de aanbieding beheert. Meer hierover staat bij Wat betekent het productpaspoort als ik producten via een online marktplaats verkoop?.

Een vijfde, vaak onderschatte situatie: bij private label producten wordt aangenomen dat de fabriek die het product maakt ook verantwoordelijk is voor het paspoort, terwijl die rol volgens de verordening bij de merkeigenaar kan liggen. Dit raakt direct aan de vraag wie is aansprakelijk voor het productpaspoort bij private label producten.

Wat u kunt vastleggen

• Een overzicht per productgroep van wie binnen de organisatie eigenaar is van het paspoortproces, inclusief een vervanger bij afwezigheid.
• Een schriftelijke afspraak met leveranciers of productiepartners over wie welke gegevens aanlevert en binnen welke stap in het proces dat gebeurt.
• Een vastgelegde procedure voor het doorvoeren van wijzigingen in producteigenschappen, zodat aanpassingen in materiaal, samenstelling of herkomst automatisch worden gemeld aan de partij die het paspoort beheert.
• Een overzicht van alle verkoopkanalen waarin het product wordt aangeboden, met per kanaal een aantekening over wie de QR-datadrager en de bijbehorende gegevens beheert.
• Bij samenwerking met een merkeigenaar of opdrachtgever: een schriftelijke afspraak over wie van de twee partijen als fabrikant in de zin van de ESPR optreedt, iets wat ook relevant is bij het uitwerken van Ik verkoop producten onder mijn eigen merk — welke verplichtingen krijg ik?.
• Een dossier per productlijn met de onderliggende bronbestanden van de gegevens in het paspoort, zodat bij een vraag van een toezichthouder of handelspartner duidelijk is waar de informatie vandaan komt en wie die heeft aangeleverd.