Kto jest odpowiedzialny za paszport produktu?

Co konkretnie należy zrobić

Czego się od Pana/Pani oczekuje

Rozporządzenie ESPR (Rozporządzenie (UE) 2024/1781) возлагает odpowiedzialność za cyfrowy paszport produktu przede wszystkim na producenta. Jest to strona, która projektuje produkt lub zleca jego produkcję i wprowadza go na rynek pod własną nazwą lub marką. Artykuł 27 ESPR określa, czego oczekuje się od producentów; artykuł 9 ESPR opisuje, co musi zawierać paszport i jak musi być dostępny. Dla przedsiębiorstwa zatrudniającego od 10 do 100 pracowników oznacza to w praktyce szereg oddzielnych zadań, które często są rozłożone na różne działy.

Upewnić się, że paszport istnieje przed wprowadzeniem produktu na rynek

Paszport musi być obecny w momencie udostępnienia produktu. Oznacza to, że gromadzenie danych nie jest czymś, co jest obsługiwane retrospektywnie, po produkcji lub imporcie, ale krokiem, który musi być wbudowany w proces przed uruchomieniem. Dla przedsiębiorstwa z wieloma liniami produktów zwykle oznacza to, że ktoś — często z działu jakości, zgodności lub zarządzania produktem — staje się właścicielem tego procesu dla każdej grupy produktów, ponieważ wymagania mogą się różnić między grupami.

Upewnić się, że dane są prawidłowe i pozostają aktualne

Producent odpowiada za prawidłowość informacji zawartych w paszporcie, nawet jeśli faktyczny import lub hosting są wykonywane przez stronę trzecią. To dotyczy nie tylko techniki, ale także organizacji: kto może dostarczać dane, kto je weryfikuje i co się dzieje, jeśli specyfikacja zmieni się po zmianie w procesie produkcji. W mniejszych przedsiębiorstwach często brakuje tutaj stałego punktu kontaktowego, co powoduje, że zmiany nie są konsekwentnie wdrażane.

Upewnić się, że nośnik danych QR jest obecny na produkcie i czytelny

Artykuł 9 ESPR wiąże paszport z fizycznym nośnikiem danych na produkcie lub przy nim. Jest to praktyczne zobowiązanie, które dotyczy opakowania, etykietowania i czasami samego produktu. Dla przedsiębiorstw, które sprzedają asortyment przez wiele kanałów, ważne jest, aby ten nośnik był obecny przy każdej wersji i każdej odmianie opakowania, również przy niewielkich zmianach w linii produktów.

Wiedzieć, kto pełni jaką rolę w łańcuchu

Nie każde przedsiębiorstwo jest z definicji producentem. Przedsiębiorstwo importujące produkty z kraju trzeciego lub sprzedające produkty innego przedsiębiorstwa pod własną marką może nagle otrzymać rolę producenta zgodnie z ESPR, wraz ze wszystkimi związanymi z tym obowiązkami. Firmy, które mają wątpliwości co do swojej pozycji w łańcuchu, mogą to dalej opracować za pośrednictwem Czy jestem importerem czy producentem zgodnie z ESPR?. Dla przedsiębiorstw, które nie produkują samodzielnie, ale sprzedają, istnieje oddzielne zagadnienie do znalezienia w Jakie obowiązki ma dystrybutor lub handlowiec produktów?.

Gdzie w praktyce dochodzi do błędów

Pierwsza sytuacja, która często się pojawia: przedsiębiorstwo uważa, że odpowiedzialność leży u dostawcy lub producenta za granicą, podczas gdy przedsiębiorstwo samo jest importerem i tym samym stroną, która musi być w stanie przedstawić dane w Europie. Dotyczy to szczególnie sytuacji, gdy produkty są kupowane u fabryki poza UE bez wcześniejszych ustaleń dotyczących tego, kto kompiluje paszport.

Druga sytuacja: właściciel marki zleca produkcję produktu stronie trzeciej, ale sprzedaje go pod własną nazwą. Odpowiedzialność przesunięcie się w kierunku właściciela marki, nawet jeśli ten sam nie posiada fabryki. Jest to regularnie niedoceniane, co powoduje, że nikt w łańcuchu nie czuje się właścicielem paszportu, dopóki nie pojawi się zapytanie od organu nadzorczego lub partnera handlowego.

Trzecia sytuacja powstaje, gdy zmiany produktu nie są przekazywane stronie zarządzającej paszportem. Zmiana w wyborze materiału lub dostawcy części jest obsługiwana wewnętrznie przez dział zamówień lub inżynierski, bez udziału działu zgodności. Paszport wyświetla wtedy dane, które nie pokrywają się już z dostarcczonym produktem.

Czwarta sytuacja pojawia się w przypadku przedsiębiorstw, które operują poprzez wiele kanałów sprzedaży, w tym platformę internetową. Pojawia się wówczas niejasność co do tego, kto jest odpowiedzialny za wyświetlenie paszportu w punkcie sprzedaży, szczególnie gdy sama platforma zarządza również częściami oferty. Więcej na ten temat znajduje się w Co oznacza paszport produktu, jeśli sprzedaję produkty za pośrednictwem internetowej platformy handlowej?.

Piąta, często niedoceniana sytuacja: w przypadku produktów marki własnej zakłada się, że fabryka produkująca produkt jest również odpowiedzialna za paszport, podczas gdy zgodnie z rozporządzeniem rola ta może przypadać właścicielowi marki. To bezpośrednio odnosi się do pytania Kto ponosi odpowiedzialność za paszport produktu w przypadku produktów private label.

Co możesz udokumentować

• Przegląd per grupę produktów tego, kto w organizacji jest właścicielem procesu paszportu, wraz z zastępcą w przypadku nieobecności.
• Pisemne porozumienie z dostawcami lub partnerami produkcji dotyczące tego, które dane dostarcza każda ze stron i w jakim etapie procesu to następuje.
• Ustalona procedura wprowadzania zmian we właściwościach produktu, tak aby zmiany materiału, składu lub pochodzenia były automatycznie zgłaszane stronie zarządzającej paszportem.
• Przegląd wszystkich kanałów sprzedaży, w których produkt jest oferowany, z adnotacją per kanał dotyczącą tego, kto zarządza nośnikiem danych QR i powiązanymi danymi.
• Przy współpracy z właścicielem marki lub zleceniodawcą: pisemne porozumienie dotyczące tego, która z dwóch stron pełni rolę producenta w rozumieniu ESPR, co jest również istotne przy opracowaniu Sprzedaję produkty pod własną marką — jakie zobowiązania biorę na siebie?.
• Dokumentacja per linia produktowa zawierająca bazowe pliki źródłowe danych w paszporcie, dzięki czemu w przypadku zapytania organu nadzoru lub partnera handlowego jasne jest, skąd pochodzą informacje i kto je dostarczył.