Kdo je zodpovědný za digitální produktový pas produktů?

Co konkrétně musíte dělat

Co se od vás očekává

ESPR (Nařízení (EU) 2024/1781) v první řadě vkládá odpovědnost za digitální produktový pas na výrobce. Tím je osoba, která produkt navrhuje nebo nechává vyrobit a uvádí jej na trh pod svým jménem nebo značkou. Článek 27 ESPR upřesňuje, co se od výrobců očekává; článek 9 ESPR popisuje, co musí pas sám obsahovat a jak musí být přístupný. Pro podnik s 10 až 100 zaměstnanci to v praxi znamená řadu jednotlivých úkolů, které jsou často rozprostřeny po různých odděleních.

Zajistit, aby pas existoval předtím, než se produkt uvede na trh

Pas musí být k dispozici v okamžiku, kdy je produkt uveden na trh. To znamená, že shromažďování dat není něco, co se řeší následně, po výrobě nebo dovozu, ale krok, který musí být zabudován v procesu před uvedením na trh. Pro podnik s více produktovými řadami to obvykle znamená, že se někdo — často v kvalitě, compliance nebo řízení produktu — stane vlastníkem tohoto procesu pro každou skupinu produktů, protože požadavky se mohou lišit podle skupiny.

Zajistit správnost a aktuálnost údajů

Výrobce je odpovědný za správnost údajů uvedených v pasu, a to i v případě, že skutečný dovoz nebo hosting provádí třetí strana. To se týká nejen techniky, ale i organizace: kdo smí poskytovat údaje, kdo je kontroluje a co se stane, pokud se specifikace změní po úpravě výrobního procesu. V menších podnicích zde často chybí pevný kontaktní bod, což má za následek, že změny nejsou důsledně provádějí.

Zajistit přítomnost a čitelnost QR datového nosiče na produktu

Článek 9 ESPR váže pas na fyzický datový nosič na nebo u produktu. Jedná se o praktickou povinnost, která se týká balení, označování a někdy i samotného produktu. Pro podniky, které prodávají sortiment prostřednictvím více kanálů, je důležité, aby tento nosič zůstal přítomný při každém provedení a každé variantě balení, také při menších změnách v produktové řadě.

Vědět, kdo jakou roli ve řetězci hraje

Každý podnik není automaticky výrobcem. Podnik, který dovážet produkty ze třetí země, nebo podnik, který prodává produkty jiného podniku pod vlastní značkou, může být podle ESPR najednou přiřazen k roli výrobce se všemi souvisejícími povinnostmi. Pokud si podnik není jist svou pozicí v řetězci, může si ji dále ujasnit prostřednictvím Jsem dovozce nebo výrobce podle ESPR?. Pro podniky, které samy nevyrábí, ale prodávají, existuje samostatná otázka v Jaké povinnosti má distributor nebo obchodní zprostředkovatel produktů?.

Kde to v praxi selže

První situace, která se často vyskytuje: podnik si myslí, že odpovědnost leží na straně dodavatele nebo výrobce v zahraničí, zatímco podnik sám je dovozcem a tím pádem stranou, která musí být schopna údaje v Evropě ukázat. To platí zejména v případě, kdy jsou produkty nakupovány od továrny mimo EU bez toho, aby byla uzavřena dohoda o tom, kdo pas sestavuje.

Druhá situace: vlastník značky nechá vyrobit produkt třetí stranou, ale prodává jej pod vlastním jménem. Odpovědnost se pak posunuje k vlastníkovi značky, i když ten sám nemá továrnu. Toto se často podceňuje, s tím že si nikdo v řetězci neuvědomuje vlastnictví pasu, dokud nepřijde dotaz od kontrolního orgánu nebo obchodního partnera.

Třetí situace vzniká, když nejsou změny produktu hlášeny straně spravující pas. Úprava v účelu materiálu nebo dodavatele součásti je interně vyřešena nákupem nebo inženýrstvím, bez toho, aby se compliance oddělení dozvědělo. Pas pak nadále zobrazuje údaje, které již neodpovídají dodanému produktu.

Čtvrtá situace se týká podniků, které pracují přes více prodejních kanálů, včetně online tržiště. Vzniká pak nejasnost, kdo je odpovědný za zobrazení pasportu v místě prodeje, obzvláště když samotná platforma také spravuje části nabídky. Více o tom je v části Co znamená digitální produktový pas, když prodávám produkty přes online marketplace?.

Pátá, často podceňovaná situace: u produktů se soukromou značkou se předpokládá, že továrna, která produkt vyrábí, je také odpovědná za pasport, zatímco podle nařízení může tato role náležet vlastníkovi značky. To přímo souvisí s otázkou kdo nese odpovědnost za produktový pas u produktů private label.

Co si můžete zaznamenat

• Přehled pro každou skupinu produktů o tom, kdo v rámci organizace vlastní proces pasportu, včetně náhrady v případě absence.
• Písemná dohoda se dodavateli nebo výrobními partnery o tom, kdo dodává jaké údaje a v jaké fázi procesu k tomu dochází.
• Stanovený postup pro provádění změn v vlastnostech produktu tak, aby úpravy v materiálu, složení nebo původu byly automaticky oznámeny straně, která pasport spravuje.
• Přehled všech prodejních kanálů, ve kterých se produkt nabízí, s poznámkou pro každý kanál o tom, kdo spravuje QR nosič dat a související údaje.
• Při spolupráci s vlastníkem značky nebo objednavatelem: písemná dohoda o tom, která ze dvou stran vystupuje jako výrobce ve smyslu ESPR, což je relevantní také při zpracování Prodávám produkty pod vlastní značkou — jaké povinnosti na mě čekají?.
• Soubor pro každou produktovou linku s podkladovými zdrojovými soubory údajů v pasportu, aby bylo v případě dotazu dohledávacího orgánu nebo obchodního partnera jasné, odkud informace pochází a kdo je dodal.