Hvem er ansvarlig for produktpasset for produkter?

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

ESPR (Forordning (EU) 2024/1781) placerer ansvaret for det digitale produktpas først og fremmest hos producenten. Det er den, der designer produktet eller lader det producere og bringer det på markedet under eget navn eller mærke. Artikel 27 i ESPR præciserer, hvad der forventes af producenter; artikel 9 i ESPR beskriver, hvad passet selv skal indeholde, og hvordan det skal være tilgængeligt. For en virksomhed med 10 til 100 medarbejdere betyder det i praksis en række separate opgaver, der ofte er fordelt på forskellige afdelinger.

Sikre at passet er til stede, før produktet kommer på markedet

Passet skal være til stede på det tidspunkt, hvor et produkt gøres tilgængeligt. Det betyder, at dataindsamlingen ikke er noget, der håndteres bagefter, efter produktion eller import, men et trin, der skal være indbygget i processen før lancering. For en virksomhed med flere produktlinjer betyder det sædvanligvis, at nogen — ofte inden for kvalitet, compliance eller produktledelse — bliver ejer af denne proces pr. produktgruppe, fordi kravene kan variere mellem grupper.

Sikre, at dataene er korrekte og aktuelle

Producenten er ansvarlig for nøjagtigheden af det, der står i passet, også hvis den faktiske import eller hosting udføres af tredjemand. Det påvirker ikke kun teknik, men også organisationen: hvem må levere data, hvem kontrollerer dem, og hvad sker der, hvis en specifikation ændres efter en justering i produktionsprocessen. Hos mindre virksomheder mangler der ofte et fast kontaktpunkt her, med det resultat, at ændringer ikke gennemføres konsekvent.

Sikre, at QR-databæreren er til stede på produktet og læsbar

Artikel 9 i ESPR knytter passet til en fysisk databærer på eller ved produktet. Det er en praktisk forpligtelse, der påvirker pakning, etikettering og nogle gange produktet selv. For virksomheder, der sælger sortiment via flere kanaler, er det vigtigt, at denne databærer er til stede ved hver udførelse og hver pakkningsvariant, også ved små ændringer i produktlinjen.

Vide, hvem der har hvilken rolle i kæden

Ikke hver virksomhed er pr. definition producent. En virksomhed, der importerer produkter fra et tredjeland, eller som sælger produkter fra en anden virksomhed under eget mærke, kan pludselig få tildelt rollen som producent under ESPR med alle tilknyttede forpligtelser. Virksomheder, der er i tvivl om deres egen position i kæden, kan arbejde det videre gennem Er jeg importør eller producent efter ESPR?. For virksomheder, der ikke selv producerer, men alligevel sælger, er der et særskilt spørgsmål at finde hos Hvilke forpligtelser har en distributor eller forhandler af produkter?.

Hvor det går galt i praksis

En første situation, der ofte opstår: en virksomhed mener, at ansvaret ligger hos leverandøren eller producenten i udlandet, mens virksomheden selv er importøren og dermed den part, der skal kunne vise dataene i Europa. Det gælder især, når produkter købes hos en fabrik uden for EU uden at der er indgået aftaler om, hvem der sammensætter passet.

En anden situation: en mærkeejer lader et produkt producere af tredjemand, men sælger det under eget navn. Ansvaret forskydes så mod mærkeejeren, også hvis vedkommende selv ikke har fabrik. Det undervurderes regelmæssigt, med det resultat, at ingen i kæden føler sig som ejer af passet, indtil der kommer et spørgsmål fra en tilsynsmyndighed eller handelspartner.

En tredje situation opstår ved produktændringer, der ikke videreformidles til den part, der administrerer passet. En justering i materialvalg eller leverandør af en del håndteres internt af indkøb eller ingeniørkontor uden at compliance-afdelingen får det med. Passet viser derefter data, som ikke længere svarer til det leverede produkt.

En fjerde situation opstår hos virksomheder, der opererer gennem flere salgskanaler, herunder en online markedsplads. Der opstår derefter uklarhed om, hvem der er ansvarlig for at vise passet på salgssteder, især når platformen selv også administrerer dele af tilbuddet. Mere herom findes under Hvad betyder produktpasset, når jeg sælger produkter via en online markedsplads?.

En femte, ofte undervurderet situation: ved private label-produkter antages det, at fabrikken, der fremstiller produktet, også er ansvarlig for passet, mens denne rolle efter forordningen kan ligge hos mærkeejer. Dette påvirker direkte spørgsmålet hvem er ansvarlig for produktpasset ved private label-produkter.

Hvad du kan dokumentere

• Et overblik pr. produktgruppe over, hvem inden for organisationen, der er ejer af pasprotkolprocedusen, inklusiv en stedfortrænder i tilfælde af fravær.
• En skriftlig aftale med leverandører eller produktionspartnere om, hvem der leverer hvilke data, og inden for hvilket trin i processen det sker.
• En fastlagte procedure for gennemførelse af ændringer i produktegenskaber, således at justeringer i materiale, sammensætning eller oprindelse automatisk meddeles til den part, der administrerer passet.
• Et overblik over alle salgskanaler, hvor produktet tilbydes, med en notering pr. kanal om, hvem der administrerer QR-databæreren og de tilhørende data.
• I samarbejde med en mærkeejer eller ordensgiver: en skriftlig aftale om, hvilken af de to parter, der optræder som producent i henhold til ESPR, noget som også er relevant ved udarbejdelsen af Jeg sælger produkter under mit eget mærke — hvilke forpligtelser får jeg?.
• Et dossier pr. produktlinie med de underliggende kildefiler af dataene i passet, således at ved en forespørgsel fra en tilsynsførende eller handelspartner er det klart, hvor informationen kommer fra, og hvem der har leveret den.