Vem är ansvarig för det digitala produktpasset för produkter?

Vad du konkret måste göra

Vad som förväntas av dig

ESPR (förordning (EU) 2024/1781) ålägger tillverkaren huvudsakligt ansvar för det digitala produktpasset. Det är den som utformar produkten eller låter producera den och för den på marknaden under eget namn eller varumärke. Artikel 27 i ESPR preciserar vad som förväntas av tillverkare; artikel 9 i ESPR beskriver vad själva passet måste innehålla och hur det måste vara tillgängligt. För ett företag med 10 till 100 anställda innebär det i praktiken ett antal separata uppgifter som ofta är fördelade på olika avdelningar.

Se till att passet finns innan produkten kommer på marknaden

Passet måste finnas när en produkt blir tillgänglig. Det betyder att datainsamlingen inte är något som hanteras i efterhand, efter produktion eller import, utan ett steg som måste byggas in i processen före lansering. För ett företag med flera produktlinjer innebär detta vanligtvis att någon — ofta inom kvalitet, compliance eller produkthantering — blir ägare av denna process per produktgrupp, eftersom kraven kan skilja sig åt mellan grupper.

Se till att uppgifterna är korrekta och uppdaterade

Tillverkaren är ansvarig för riktigheten av det som anges i passet, även om den faktiska importen eller hosting utfördes av en tredje part. Det gäller inte bara teknik utan även organisationen: vem får tillhandahålla uppgifter, vem kontrollerar dem, och vad händer om en specifikation ändras efter en ändring i produktionsprocessen. Hos mindre företag saknas ofta en fast kontaktperson här, vilket resulterar i att ändringar inte genomförs konsekvent.

Se till att QR-datakällan på produkten finns och är läsbar

Artikel 9 i ESPR kopplar passet till en fysisk datakälla på eller vid produkten. Det är en praktisk förpliktelse som berör förpackning, etikett och ibland själva produkten. För företag som säljer sortiment via flera kanaler är det viktigt att denna källa är närvarande vid varje utförande och varje förpackningsvariant, även vid små ändringar i produktlinjen.

Veta vem som spelar vilken roll i kedjan

Inte varje företag är per definition tillverkare. Ett företag som importerar produkter från ett tredjeland, eller som säljer produkter från ett annat företag under eget varumärke, kan enligt ESPR plötsligt tilldelas rollen som tillverkare, med alla motsvarande skyldigheter. Företag som är osäkra på sin egen position i kedjan kan utarbeta detta vidare via Är jag importör eller tillverkare enligt ESPR?. För företag som inte tillverkar själva men ändå säljer finns en separat fråga på Vilka förpliktelser har en distributör eller handlare av produkter?.

Där det går fel i praktiken

En första situation som ofta förekommer: ett företag tror att ansvaret ligger hos leverantören eller producenten i utlandet, medan företaget själv är importören och därmed den part som måste kunna presentera uppgifterna i Europa. Detta är särskilt relevant när produkter köps från en fabrik utanför EU utan att avtal har gjorts om vem som sammanställer passet.

En andra situation: en varumärkesägare låter en tredje part producera en produkt, men säljer den under eget namn. Ansvaret skiftar då mot varumärkesägaren, även om den själv inte har en fabrik. Detta underskattas regelbundet, vilket resulterar i att ingen i kedjan känner sig ansvarig för passet tills det kommer en förfrågan från en tillsynsmyndighet eller handelspartner.

En tredje situation uppstår när produktändringar inte kommuniceras till den part som hanterar passet. En ändring i materialval eller leverantör för en komponent hanteras internt av inköps- eller konstruktionsavdelningen, utan att compliance-avdelningen får reda på det. Passet visar då uppgifter som inte längre stämmer överens med den levererade produkten.

En fjärde situation uppstår hos företag som arbetar via flera försäljningskanaler, inklusive en onlinemarknadsplats. Det råder då osäkerhet om vem som är ansvarig för att visa passet vid försäljningsstället, särskilt när plattformen själv även hanterar delar av erbjudandet. Mer om detta finns på Vad betyder produktpasset om jag säljer produkter via en onlinemarknadsplats?.

En femte, ofta underskattad situation: för private label-produkter utgås det från att fabriken som tillverkar produkten också är ansvarig för passet, medan denna roll enligt förordningen kan ligga hos märkesägaren. Detta rör direkt frågan om vem är ansvarig för produktpasset för private label-produkter.

Vad ni kan dokumentera

• En översikt per produktgrupp över vem inom organisationen som är ansvarig för passprocessen, inklusive en ersättare vid frånvaro.
• En skriftlig överenskommelse med leverantörer eller produktionspartners om vem som tillhandahåller vilka uppgifter och i vilket steg i processen det sker.
• En fastställd procedur för genomförande av ändringar i produktegenskaper, så att justeringar i material, sammansättning eller ursprung automatiskt meddelas till den part som hanterar passet.
• En översikt över alla försäljningskanaler där produkten erbjuds, med en anteckning per kanal om vem som hanterar QR-dataenheten och tillhörande uppgifter.
• Vid samarbete med en märkesägare eller uppdragsgivare: en skriftlig överenskommelse om vilken av de två parterna som agerar tillverkare enligt ESPR, något som också är relevant vid utarbetandet av Jag säljer produkter under mitt eget varumärke — vilka förpliktelser får jag?.
• En mapp per produktlinje med de bakomliggande källfilerna för uppgifterna i passet, så att vid en förfrågan från en tillsynsmyndighet eller handelspartner är det tydligt var informationen kommer från och vem som har tillhandahållit den.