Kto je zodpovedný za digitálny produktový pas produktov?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

ESPR (Nariadenie (EÚ) 2024/1781) kladie zodpovednosť za digitálny produktový pas v prvom rade na výrobcu. Tým je osoba, ktorá produkt navrhuje alebo necháva vyrobiť a uvedie ho na trh pod vlastným menom alebo značkou. Článok 27 ESPR ďalej rozpracováva, čo sa očakáva od výrobcov; článok 9 ESPR opisuje, čo musí pas obsahovať a ako musí byť prístupný. Pre spoločnosť s 10 až 100 zamestnancami to v praxi znamená množstvo jednotlivých úloh, ktoré sú často rozdelené medzi rôzne oddelenia.

Zabezpečenie, aby pas existoval skôr, než sa produkt dostane na trh

Pas musí byť prítomný v momente, keď sa produkt sprístupní. To znamená, že zber údajov nie je niečo, čo sa riešit neskôr, po výrobe alebo importe, ale krok, ktorý sa musí zabudovať do procesu pred uvedením na trh. Pre spoločnosť s viacerými produktovými líniami to zvyčajne znamená, že niekto — často v kvality, compliance alebo produktovom riadení — sa stane vlastníkom tohto procesu pre každú skupinu produktov, pretože požiadavky sa môžu líšiť podľa skupiny.

Zabezpečenie správnosti a aktuálnosti údajov

Výrobca je zodpovedný za správnosť údajov uvedených v pase, aj keď sa skutočný dovoz alebo hosting realizuje treťou stranou. To sa netýka len techniky, ale aj organizácie: kto môže dodávať údaje, kto ich kontroluje a čo sa stane, ak sa špecifikácia zmení po úprave výrobného procesu. V menších spoločnostiach často chýba pevný kontaktný bod, čo má za následok, že zmeny nie sú dôsledne zavádzané.

Zabezpečenie prítomnosti a čitateľnosti QR-dátového nosiča na produkte

Článok 9 ESPR spája pas s fyzickým dátovým nosičom na produkte alebo pri ňom. Ide o praktickú povinnosť, ktorá sa týka balenia, označovania a niekedy aj samotného produktu. Pre spoločnosti, ktoré predávajú sortiment cez viacero kanálov, je dôležité, aby tento nosič zostal prítomný pri každom prevedení a pri každej variante balenia, aj pri malých zmenách v produktovej línii.

Vedieť, kto hrá akú úlohu v reťazci

Nie každá spoločnosť je podľa definície výrobcom. Spoločnosť, ktorá dováža produkty z tretej krajiny, alebo ktorá predáva produkty inej spoločnosti pod vlastnou značkou, môže dostať podľa ESPR náhle priradenú úlohu výrobcu so všetkými súvisiacimi povinnosťami. Spoločnosti, ktorá si nie je istá svojou pozíciou v reťazci, môže túto otázku ďalej rozpracovať prostredníctvom Som dovozca alebo výrobca podľa ESPR?. Pre spoločnosti, ktoré sami nevyrábajú, ale predávajú, existuje samostatná otázka na adrese Aké povinnosti má distribútor alebo obchodný zástupca produktov?.

Kde sa v praxi vyskytujú chyby

Prvá situácia, ktorá sa často vyskytuje: spoločnosť si myslí, že zodpovednosť leží na strane dodávateľa alebo výrobcu v zahraničí, zatiaľ čo samotná spoločnosť je dovozcou a teda stranou, ktorá musí byť schopná údaje v Európe predložiť. To platí najmä vtedy, keď sú produkty nakupované v továrni mimo EÚ bez dohôd o tom, kto pas zostaví.

Druhá situácia: vlastník značky nechá vyrobiť produkt treťou stranou, ale predáva ho pod vlastným menom. Zodpovednosť sa potom posúva smerom k vlastníkovi značky, aj keď ten nemá vlastnú továreň. To sa často podceňuje, čo má za následok, že si nikto v reťazci nerobí nárky na pas, pokým nepríde otázka od orgánu dohľadu alebo obchodného partnera.

Tretia situácia vzniká, keď sa zmeny produktu nepredajú strane, ktorá pas spravuje. Úprava vo výbere materiálu alebo dodávateľa súčiastky sa interného riešenú nákupom alebo inžinierskym závodným oddelením bez toho, aby to compliance oddelenie zistilo. Pas potom naďalej zobrazuje údaje, ktoré už nekorešpondujú s dodávaným produktom.

Štvrtá situácia sa vyskytuje v podnikoch, ktoré pôsobia prostredníctvom viacerých predajných kanálov vrátane online trhiska. V tom prípade vzniká nejasnosť o tom, kto je zodpovedný za zobrazenie pasportu v mieste predaja, najmä keď platforma sama riadi časti ponuky. Viac o tom nájdete na adrese Čo znamená digitálny produktový pas, ak predávam produkty cez online tržnicu?.

Piata, často podceňovaná situácia: pri produktoch s vlastnou značkou sa predpokladá, že továreň, ktorá výrobok vyrába, je tiež zodpovedná za pasport, zatiaľ čo podľa nariadenia môže táto úloha patriť vlastníkovi značky. Priamo to súvisí s otázkou kto je zodpovedný za produktový pas v prípade private label produktov.

Čo môžete zaznamenať

• Prehľad jednotlivých skupín produktov o tom, kto je v rámci organizácie vlastníkom procesu pasportu vrátane náhrady v prípade neprítomnosti.
• Písomná dohoda s dodávateľmi alebo výrobnými partnermi o tom, kto poskytuje ktoré údaje a v ktorom kroku procesu sa tak deje.
• Zdokumentovaný postup na zavedenie zmien vo vlastnostiach produktu tak, aby boli zmeny v materiáli, zložení alebo pôvode automaticky hlásené strane, ktorá pasport spravuje.
• Prehľad všetkých predajných kanálov, v ktorých sa výrobok ponúka, s poznámkou ku každému kanálu o tom, kto spravuje QR datový nosič a prislúšajúce údaje.
• Pri spolupráci s vlastníkom značky alebo objednávateľom: písomná dohoda o tom, ktorá z dvoch strán optuje za výrobcu podľa ESPR, čo je relevantné aj pri vypracovaní Predávam produkty pod svojou vlastnou značkou — aké povinnosti na mňa padajú?.
• Spis pre každý výrobný rad s podkladnými súbormi údajov v pasporte, aby bolo pri otázke dohľadného orgánu alebo obchodného partnera jasné, odkiaľ informácia pochádza a kto ju poskytol.